城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用與實(shí)現(xiàn)分析

◎陶濤

城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用與實(shí)現(xiàn)分析

◎陶濤

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們?cè)跈n案管理的方式上越加多元化。同時(shí)，人們開始意識(shí)到不同檔案的作用不同，在管理上也應(yīng)當(dāng)分開實(shí)施。城市建設(shè)檔案也就是城建檔案，實(shí)際就是城市建設(shè)相關(guān)活動(dòng)的真實(shí)記錄，在發(fā)展中，需要對(duì)檔案進(jìn)行分析與核實(shí)，從而確保其發(fā)展方向的正確性。然而，目前很多市政府都沒有認(rèn)識(shí)到城建檔案管理的重要性，只是單純地將其作為資料保存檔案館，而且多數(shù)檔案保存都基本等于封存。在城市的發(fā)展與建設(shè)過程中，基本上不會(huì)對(duì)這部分檔案進(jìn)行利用，這就使得檔案信息無用化嚴(yán)重。目前，不少城市開始利用數(shù)字化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理與利用，以期望能夠最大程度地獲取檔案中的有效信息，為城市建設(shè)提供幫助。本文從城市建設(shè)檔案的重要著手，就其數(shù)字化管理的利用策略進(jìn)行分析，并就其實(shí)現(xiàn)方案加以明確。希望能夠?yàn)槲覈?guó)城市建設(shè)檔案化管理提供幫助。

隨著城市化進(jìn)程的加快，與城市建設(shè)相關(guān)的信息也越來也多，其中部分信息與城市后續(xù)建設(shè)具有十分重要的作用?？梢哉f，城市建設(shè)檔案其中既包含了記錄性文件也包含了一系列合同與規(guī)章。對(duì)城建檔案的管理能夠有效地提高其城市建設(shè)中的資料參考，從而確保其在發(fā)展中的一些決策符合城市現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的檔案管理方式具有投入相對(duì)較高，對(duì)人力需求量較大，管理效率低下等多個(gè)缺點(diǎn)，無法滿足現(xiàn)代化城市建設(shè)的基本需求，很容易使得檔案管理與信息提取的效率不符合城市發(fā)展的進(jìn)度。因此，要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化城市的建設(shè)，必須要優(yōu)化城市建設(shè)檔案管理，為其提供較為完善的信息保證。筆者認(rèn)為，當(dāng)前的城市建設(shè)檔案管理工作無法與數(shù)字化管理合二為一，主要是人們對(duì)于城建檔案的認(rèn)知缺失，故而必須要就城建檔案的相關(guān)信息進(jìn)行介紹。

城市建設(shè)檔案的內(nèi)涵

內(nèi)涵。城建檔案與一般的檔案內(nèi)涵基本一致，只是在主體上會(huì)存在差異，在本文中，將城建檔案定義為城市建設(shè)過程中的一系列活動(dòng)的記錄文件與相關(guān)資料的整合。在傳統(tǒng)的城市建設(shè)中，其僅僅包含了建筑內(nèi)容，而當(dāng)前的城建已經(jīng)逐漸上升到城市各個(gè)方面的建設(shè)。其中既包含了建筑，也有經(jīng)濟(jì)、政治等內(nèi)容?？梢哉f，目前的城建檔案其包含的范圍更廣，內(nèi)容更加全面。同時(shí)，城建檔案的管理難度也會(huì)相對(duì)提高。

特點(diǎn)。城建檔案屬于檔案的范疇，與傳統(tǒng)的檔案特點(diǎn)基本一致。主要包含：第一，動(dòng)態(tài)性。一個(gè)城市從無到有，從蕭條到繁華，必然會(huì)經(jīng)過各項(xiàng)制度的調(diào)整與主體的變更等多個(gè)部分。因此，在不同的階段其表現(xiàn)出來的特征也存在差異，動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。第二，內(nèi)容多。城建檔案內(nèi)涵的擴(kuò)大使得其中包含的內(nèi)容增多。第三，類型多。城市建設(shè)中涉及到城市的方方面面，無論是建筑特點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)或是制度建設(shè)都包含其中，類型自然也會(huì)相對(duì)多元化。第四，檔案利用價(jià)值較高。在城市建設(shè)的過程中，會(huì)涉及到多種決策，這必須要以檔案來作為基礎(chǔ)保障，從而確保其建設(shè)方案的價(jià)值。第五，人員較多。涉及的主體廣泛自然人員數(shù)量也就會(huì)相對(duì)增加。

作用。結(jié)合城建檔案的基本內(nèi)涵，可以將其作用歸納為：第一，記錄作用。在城市建設(shè)的過程中，其存在著多種合同或者文件，城市的穩(wěn)定發(fā)展與相關(guān)部門的運(yùn)行都具有十分重要的作用。在城市管理之中，因?yàn)槌墙üぷ鞔嬖谀承┘m紛，這些檔案就可以成為有利的證據(jù)。一旦乏對(duì)應(yīng)的證據(jù)基礎(chǔ)，單純的說辭又難以使之信服，政府的公信力將會(huì)受到損傷，這些檔案的證據(jù)作用，就能夠很好地解決問題，使得政府形象得到保障。第二，參考作用。在我國(guó)當(dāng)前的城市發(fā)展過程中，為了提升城市形象，促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，都必須要具有一定的創(chuàng)新性。以對(duì)應(yīng)的檔案作為支撐，其策略與以往的某些策略相比，新穎性得以保證，從而使得城市建設(shè)前景較好，且能夠促進(jìn)城市建設(shè)的科學(xué)性與長(zhǎng)遠(yuǎn)性。第三，文化作用。一個(gè)城市在不斷的建設(shè)過程中所表現(xiàn)出來的經(jīng)濟(jì)、習(xí)慣、民俗等最終都會(huì)形成城市文化。城建檔案中，就包含了與城市文化相關(guān)的諸多內(nèi)容?？梢哉f，城建檔案實(shí)際上是實(shí)體化的城市文化，其能夠使得當(dāng)前的城市形象更為鮮明，城市內(nèi)涵更為豐富，符合現(xiàn)代社會(huì)背景下的精神文化建設(shè)需求。

城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的作用

館藏城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理。在城市建設(shè)檔案管理中，利用數(shù)字化管理，其主要是從多媒體技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，通過對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的替換，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使得館藏城市建設(shè)信息既具有紙質(zhì)檔，又具有電子檔案，在進(jìn)行存儲(chǔ)與分享時(shí)，優(yōu)勢(shì)相對(duì)明顯。尤其是在信息利用的過程中，能夠有效地對(duì)其進(jìn)行整理和傳輸，使得管理效率大大提高，這是城市建設(shè)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化最核心的內(nèi)容。

城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。城市建設(shè)檔案管的數(shù)字化管理，其將傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行變更，但是，管理功能的實(shí)現(xiàn)以及效果都得到了最大程度的提升，同時(shí)，其中還具有檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動(dòng)化、檔案資料安全存儲(chǔ)等諸多的功能，可以說，這是城市建設(shè)檔案工作有效利用數(shù)字化管理的一個(gè)基本目的。

檔案資源的利用與共享性。在以往的城市建設(shè)檔案管理中，以紙質(zhì)信息為主，其他部門想要對(duì)信息進(jìn)行咨詢和利用，必須要到對(duì)應(yīng)的場(chǎng)所，經(jīng)過相對(duì)繁雜的手續(xù)后，方可拿到相關(guān)資料。且根據(jù)城建檔案資料的分類，其不一定能一次性拿到所有資料。這就使得資源的利用與共享性能嚴(yán)重降低。而數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)后，其本身的存儲(chǔ)方式以及管理系統(tǒng)發(fā)生變更，在信息的提取上具有較強(qiáng)的共享性，利用率提高。

實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的具體策略

建立集中的城建檔案管理模式。從目前來說，我國(guó)檔案管理主要有兩種模式：分散制與集中制。城市建設(shè)檔案管理自然也與之大同小異。在城市建設(shè)檔案實(shí)施分散制管理的過程中，其會(huì)將檔案館內(nèi)的不同部門，采取不同的檔案管理方式來進(jìn)行資料的整理與提?。欢诩泄芾頃r(shí)，從檔案信息管理方式上和城建檔案制度上進(jìn)行。就目前來說，城市建設(shè)檔案管理主要以集中模式為主。在該種模式下，檔案管理制度相對(duì)完善，且在信息的利用上，相對(duì)全面。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，會(huì)更加注重其整體建設(shè)，因此，在制度上必須要加以保證，故而需要建立集中城建檔案管理模式。

注重管理層、技術(shù)層、資金等多個(gè)方面的支持。數(shù)字化管理相對(duì)于傳統(tǒng)的管理模式而言，其不會(huì)對(duì)人力數(shù)量有過多的要求，但是，且對(duì)于資金與技術(shù)的要求均相對(duì)較高。在技術(shù)要求高的狀況下，必須要要求高素質(zhì)的管理型人才；同時(shí)，數(shù)字化管理的實(shí)施需要依靠一些先進(jìn)的 設(shè)備，這就必須要資金的支持。而無論是技術(shù)還是資金，檔案館要想獲取，其必須要從管理層著手。在我國(guó)當(dāng)前的實(shí)踐看來，多數(shù)檔案館的數(shù)字化管理落實(shí)不到位，多是因?yàn)楣芾韺诱J(rèn)知不全，在后續(xù)的支持上沒有得到保證。

建立健全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的組織機(jī)構(gòu)。城市建設(shè)檔案管理的根本目的在于信息的收集、整理、保存與利用，從而為城市規(guī)劃、建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)。而城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，其就是為了讓這一系列的活動(dòng)更加具有時(shí)效性與準(zhǔn)確性，從而更好地提供服務(wù)力度。但是，在傳統(tǒng)的管理活動(dòng)中，其所采取的方式不同，自然在組織機(jī)構(gòu)的適用性上存在一定的缺失。因此，筆者認(rèn)為，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，必須要從組織機(jī)構(gòu)上著手，從而使得其管理形態(tài)與方式能夠根本契合，以發(fā)揮其最大的作用。

強(qiáng)化數(shù)字化管理人才。在以往的管理模式下，管理人員的素質(zhì)相對(duì)較低，當(dāng)然，這個(gè)素質(zhì)不是指工作態(tài)度，主要是指以數(shù)字化為要求的操作技能與理論知識(shí)。在這種狀況下，必須要注重檔案管理人才的選取與培養(yǎng)。對(duì)于在崗人員，進(jìn)行二次培訓(xùn)；對(duì)于即將上崗的人員，進(jìn)行崗前培訓(xùn)。當(dāng)然，如果其管理過程中，存在缺失，也要及時(shí)進(jìn)行糾正，以提升其管理能力。

城市建設(shè)是一個(gè)發(fā)展的過程，而城市建設(shè)檔案包含了這個(gè)發(fā)展過程中所有的相關(guān)信息，可以說，城建檔案內(nèi)容相對(duì)較多，涉及單位也相對(duì)廣泛，類型多樣化。自然，城建檔案管理難度較大，管理內(nèi)容較多。而傳統(tǒng)的城建檔案管理忽略了其檔案性質(zhì)與特點(diǎn)，在管理時(shí)，沒有對(duì)其后期的利用價(jià)值加以重視，使得其管理存在較強(qiáng)的片面性。城建檔案數(shù)字化管理是社會(huì)與科學(xué)發(fā)展到一定程度的產(chǎn)物。其能夠有效地打破傳統(tǒng)城建檔案管理的模式，為城市建設(shè)檔案資源的利用提供更多可靠的渠道，從而為城市建設(shè)提供保證。

廈門市城市建設(shè)檔案館）