人力資源檔案管理問題與對(duì)策分析

文/謝吉偉，中國石油寧夏中衛(wèi)銷售分公司

人力資源檔案管理問題與對(duì)策分析

文/謝吉偉，中國石油寧夏中衛(wèi)銷售分公司

在人力資源和社會(huì)保障局的日常工作中，人力資源檔案管理是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容之一。本文結(jié)合目前人力資源檔案管理工作中存在的問題，提出相應(yīng)的管理措施，希望能對(duì)人力資源檔案管理工作有所幫助。

檔案管理；人力資源；問題；解決措施

導(dǎo)言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人才已經(jīng)成為企事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)因素。人力資源是指在國家的各個(gè)地區(qū)中處于勞動(dòng)年齡及勞動(dòng)能力是否能夠推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的合法性人口信息總和。人力資源和社會(huì)保障局的良好發(fā)展影響著社會(huì)勞動(dòng)人員能否享受到社會(huì)福利待遇的狀況，而檔案的管理質(zhì)量在其中就起著非常重要的作用。

1 當(dāng)前人力資源檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏對(duì)人力資源檔案管理積極作用的正確認(rèn)識(shí)

長期以來，人們對(duì)人力資源檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，覺得只是對(duì)個(gè)人生平經(jīng)歷的記錄，管理檔案只需要對(duì)資料進(jìn)行整理和抄寫，管理質(zhì)量的好壞與經(jīng)濟(jì)效益沒有聯(lián)系，工作不被人所重視；還有一部分人認(rèn)為檔案只是擺設(shè)，只要個(gè)人能力強(qiáng)，有關(guān)系網(wǎng)就可以辦成很多事情，因此，導(dǎo)致很多檔案資料的流失，不完備，對(duì)個(gè)人的發(fā)展帶來了很大的限制。許多企業(yè)也不重視人事檔案管理工作，對(duì)人員的檔案管理不重視，沒有設(shè)立專門的管理人員，忽視了檔案管理中潛在的人才信息價(jià)值，這些都導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理發(fā)展滯后。企業(yè)的人事檔案管理記錄著一個(gè)社會(huì)人的人生歷程，其生活的不同階段都應(yīng)對(duì)應(yīng)著不同的歷史記錄，檔案應(yīng)能夠真實(shí)反映其生活發(fā)展中各方面的具體情況，為用人單位科學(xué)調(diào)整、選拔人才提供幫助，同樣，也對(duì)個(gè)人起到鼓勵(lì)鞭策和約束限定作用。

1.2 人力資源檔案管理的技術(shù)手段落后

檔案管理的技術(shù)手段落后主要體現(xiàn)在沒有使用現(xiàn)代化的應(yīng)用軟件和計(jì)算機(jī)技術(shù)提高管理的質(zhì)量和水平，一方面是單位領(lǐng)導(dǎo)不重視這項(xiàng)工作，沒有開展這項(xiàng)工作；另一方面是管理人員沒有掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，沒有進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，因此，都呈現(xiàn)出檔案管理水平質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后的現(xiàn)象。許多檔案管理人員都是兼職，不能全身心的投入到管理工作中，也不愿意接受專業(yè)技能學(xué)習(xí)，只是隨心所欲地進(jìn)行登記、分類管理，影響了人力資源檔案管理的發(fā)展和有效利用。

1.3 檔案材料分散、簡(jiǎn)單、雷同

人力資源的檔案材料應(yīng)該全面、真實(shí)、客觀地反映一個(gè)人的生活經(jīng)歷、歷史全貌，然而，由于種種原因，許多原始材料內(nèi)容單一、抽象，不能表現(xiàn)出個(gè)人的特色。這樣的檔案資料對(duì)企業(yè)的選拔人才、使用人才沒有什么價(jià)值意義，影響到對(duì)潛在人才的挖掘和應(yīng)用，對(duì)員工的提拔、晉升等都有影響，挫傷了人員的積極性，也給管理單位帶來許多不必要的工作。人力資源檔案管理的不規(guī)范使用人單位采取棄檔或重新建檔工作，都會(huì)導(dǎo)致人力資源內(nèi)容的不規(guī)范和不完整，失去了統(tǒng)一性，不能全方位地反映員工的真實(shí)面貌，進(jìn)一步增加了人力管理的成本，也降低了管理能效。

2 改變?nèi)肆Y源檔案管理現(xiàn)狀的措施

2.1 科學(xué)規(guī)范的制度管理，提高檔案工作效率

建立符合現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)則和制度是當(dāng)前首要的改進(jìn)工作，通過制定相應(yīng)的工作管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案管理程序，提高管理水平和工作質(zhì)量。一方面可以使管理人員提高工作積極性，增強(qiáng)工作的責(zé)任感，對(duì)管理工作的提高有一定的促進(jìn)作用；另一方面，通過管理制度的規(guī)范執(zhí)行，能夠強(qiáng)化管理工作程序和實(shí)施環(huán)節(jié)，將檔案的保存、信息資料的流轉(zhuǎn)和管理的方法等予以規(guī)定和強(qiáng)化，能夠防止過程不統(tǒng)一，程序不穩(wěn)定帶來的人力和物力的浪費(fèi)。

2.2 信息化的檔案管理，提升管理層次

人力資源檔案管理落后的表現(xiàn)之一就是沒有采取現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)信息管理，使管理效率低，管理質(zhì)量差。因此，應(yīng)采用信息化的管理模式改變這一落后現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)快速查找、分類清楚、節(jié)省空間等管理優(yōu)勢(shì)。形成有層次、有結(jié)構(gòu)、有內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)信息管理，將紙質(zhì)資料和電子音像檔案向結(jié)合，實(shí)現(xiàn)全面、科學(xué)、高效的信息化檔案管理。首先應(yīng)增加管理資金，購置信息化管理所需要的軟、硬件設(shè)施，增加新設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電腦等，滿足工作的需要；其次，應(yīng)制定檔案管理信息化的執(zhí)行策略，設(shè)立監(jiān)督部門對(duì)全過程實(shí)行掌控。

2.3 提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員的工作態(tài)度、工作能力和工作水平對(duì)檔案管理的質(zhì)量有很大的影響，因此，應(yīng)設(shè)法提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和水平。針對(duì)不能熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)文件傳遞和工作管理的人員，應(yīng)加強(qiáng)崗位培訓(xùn)和培養(yǎng)；合理引進(jìn)技術(shù)人才，提高檔案管理的工作模式，保證先進(jìn)的管理技術(shù)能夠順利實(shí)施。采用新技術(shù)和新方法，提高檔案管理的工作效率，同時(shí)，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，提高檔案管理人員的保密意識(shí)，保持檔案記錄的安全穩(wěn)定。

2.4 管理的信息化建設(shè)

過去的傳統(tǒng)人力資源檔案管理模式都處于一個(gè)全封閉或半封閉的狀態(tài)。這種落后的管理模式制約著檔案管理的開發(fā)和信息資源的利用，同時(shí)也制約了信息共享的步伐。隨著信息化時(shí)代的到來，這樣的傳統(tǒng)管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)的各種需求信息。因此，解決人力資源檔案管理信息化的建設(shè)問題至關(guān)重要，可以大大提高企業(yè)人力資源檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也能促進(jìn)人力資源檔案信息的開發(fā)和利用能力，使人力資源檔案的信息資源得到共享，加快科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對(duì)每個(gè)行業(yè)的發(fā)展都具有一定的挑戰(zhàn)性。所以，要擺脫人力資源檔案管理的傳統(tǒng)模式，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的新形式。這一轉(zhuǎn)變還能使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程更具有規(guī)范性，提高了人力資源檔案管理的基礎(chǔ)管理。加強(qiáng)人力資源信息化建設(shè)，在企業(yè)的人力資源管理部門應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理模式。

結(jié)束語

在當(dāng)今的信息化時(shí)代，人力資源檔案管理的措施和硬件設(shè)施都有一定的改變和進(jìn)步。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人力資源檔案的管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展與生存起著至關(guān)重要的作用。但目前有關(guān)人力資源檔案管理還存在一些問題，如果能切合實(shí)際地處理和完善好這些問題，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展起著重要的意義。所以，筆者對(duì)人力資源檔案管理存在的問題提出了幾點(diǎn)相關(guān)的解決措施，希望能對(duì)企業(yè)的未來發(fā)展有一定幫助。

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