政府機(jī)關(guān)檔案管理工作探討

文/李舒嘯，牡丹江市人民政府政務(wù)信息化中心

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政府機(jī)關(guān)檔案管理工作探討

文/李舒嘯，牡丹江市人民政府政務(wù)信息化中心

政府機(jī)關(guān)檔案管理工作是各級(jí)政府推行政令的重要工具和提高工作效率的必要條件,直接關(guān)系著機(jī)關(guān)工作的連續(xù)性和總體水平。但是，現(xiàn)階段我國地方政府在該方面還存在很多問題，影響了檔案管理工作的質(zhì)量?；谶@種情況，相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)自己在工作過程中所遇到的問題進(jìn)行分析，以探索出有效的改善措施，從而提高檔案管理水平。

地方政府；機(jī)關(guān)檔案；檔案管理

在地方政府各種工作中，檔案管理工作是其中重要的組成部分，也是地方政府推行相關(guān)政令與政策的重要輔助工具，對(duì)工作的連續(xù)性能夠產(chǎn)生直接的影響。如果地方政府想要處于高效運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，就必須要保障檔案管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性。目前，我國地方政府在檔案管理方面有了很大的改善，也獲得了一定的成果，然而也存在很多影響因素，無法使檔案管理工作得到進(jìn)一步突破，這便需要我國相關(guān)工作人員對(duì)其進(jìn)行深入分析和探討，找出突破的方法和措施。

1 地方政府機(jī)關(guān)在進(jìn)行檔案管理時(shí)所存在的問題

1.1 檔案管理人員方面的問題

在地方政府機(jī)構(gòu)當(dāng)中，能夠成為正式檔案管理員的人已經(jīng)具有該崗位要求的基本素質(zhì)和能力，這些人員的文化程度也相對(duì)較高，在待遇方面也較為理想，使其所完成的工作都具有較高的質(zhì)量[1]。而一些非正式的檔案管理人員，由于只是臨時(shí)員工，缺乏一定的歸屬感且待遇較低，在工作方面缺乏積極性。并且，這些非正式的員工在文化程度、專業(yè)素質(zhì)和能力等方面都較差，對(duì)檔案管理工作會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，從而降低了工作的效率與質(zhì)量。

1.2 缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

很多地方政府當(dāng)中領(lǐng)導(dǎo)人和相關(guān)工作人員都缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，不了解檔案管理工作真正的內(nèi)容。檔案管理人員通常都是將所得到的材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的保管，認(rèn)為只要材料不丟失也就算是完成了檔案管理工作[2]。此外，很多檔案管理人員還身兼多重身份，使得地方政府機(jī)關(guān)當(dāng)中缺乏專職的檔案管理人員，這也是導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量較差、效率較低的重要因素。總體來說，上述情況的產(chǎn)生主要還是因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員對(duì)該工作的重視程度不夠。

2 改善地方政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的有效對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員的建設(shè)

所有參與檔案管理工作的相關(guān)人員都應(yīng)該擁有同等的待遇，有了待遇的保障就能夠穩(wěn)定工作隊(duì)伍，提高工作人員的工作積極性，以擔(dān)負(fù)起其所能夠承擔(dān)的任務(wù)與職責(zé)。另外，地方政府還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確保管理工作的先進(jìn)性，從而有效提高管理人員整體管理水平。

2.2 提高相關(guān)工作人員的重視

提供工作質(zhì)量最有效的方法就是提高工作人員對(duì)其的重視程度。為了使檔案管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠真正認(rèn)識(shí)到該工作的重要性，不僅要加大對(duì)該工作宣傳力度，還應(yīng)當(dāng)將該工作以文件的形式下發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，從而切實(shí)提高其對(duì)于檔案管理的重視。

3 地方政府機(jī)關(guān)檔案管理工作需要重點(diǎn)加強(qiáng)的地方

3.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

針對(duì)當(dāng)下檔案管理工作體系的不健全、整理的不規(guī)范等問題，應(yīng)當(dāng)對(duì)地方政府機(jī)關(guān)中的檔案管理工作實(shí)施統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，地方政府應(yīng)當(dāng)制定較為完善的管理制度，如保管、保密、借閱等制度[3]。所實(shí)行的制度還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行細(xì)化，從工作當(dāng)中的每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)入手，使每一步的工作流程都有具體的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

機(jī)關(guān)部門在有了完善的制度后，還應(yīng)該根據(jù)各個(gè)部門的實(shí)際情況，制定具有針對(duì)性的工作原則、手段等，從而不斷擴(kuò)大其工作的范圍，不斷豐富和充實(shí)檔案內(nèi)容，并對(duì)一些具有價(jià)值的檔案內(nèi)容進(jìn)行處理，以提高檔案案卷的質(zhì)量。在管理檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)將各類檔案按照某種規(guī)律和要求對(duì)其進(jìn)行分類管理，對(duì)于一些具有特殊性質(zhì)的檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行特殊處理，并派專人進(jìn)行管理，避免出現(xiàn)檔案材料泄露的情況，從而給地方政府部門造成損失。

此外，我國地方政府還應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實(shí)我國所出臺(tái)的相關(guān)法律，在這些法律基礎(chǔ)之上結(jié)合地方政府的實(shí)際情況，制定具有一定可操作性的相關(guān)法律條例，使檔案管理工作真正能夠做到有法律可依。

3.2 檔案管理手段

現(xiàn)階段，我國已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，檔案管理方式也應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮信息化時(shí)代下先進(jìn)檔案管理手段的優(yōu)勢(shì)。

由于相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國地方政府也在建設(shè)相應(yīng)的系統(tǒng)和平臺(tái)，提高了財(cái)政在該方面的投資力度，開發(fā)出能夠滿足地方當(dāng)下檔案管理的系統(tǒng)軟件。檔案管理人員還應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行處理，使其所有的數(shù)據(jù)信息資料都轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息，再對(duì)這些數(shù)字信息進(jìn)行存儲(chǔ)和處理，形成電子信息檔案[4]。

對(duì)于很多檔案信息來說，其應(yīng)該是動(dòng)態(tài)的和開放的，由于檔案管理都是通過相關(guān)的系統(tǒng)和平臺(tái)進(jìn)行管理，只需要通過網(wǎng)絡(luò)的連接就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享，便于相關(guān)工作人員了解相關(guān)的檔案信息。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的安全措施，避免出現(xiàn)檔案信息外泄給地方政府造成不必要的損失。此外，我國地方政府還應(yīng)當(dāng)加大在檔案管理方面的資金投入，以保障其基本設(shè)施的建設(shè)，從而為檔案管理工作提供方便，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4 總結(jié)

總之，在地方政府中，檔案管理是一項(xiàng)既基礎(chǔ)又重要工作，能夠?yàn)槠渌块T的工作提供所需要的檔案信息資料，所以我國地方政府應(yīng)當(dāng)重視該項(xiàng)工作的質(zhì)量。檔案管理工作質(zhì)量的提升不僅能夠促進(jìn)地方政府的發(fā)展，還能夠充分發(fā)揮其本身的作用，成為地方政府在工作中的重要依據(jù)。為了能夠使檔案管理為地方政府其他部門提供更好的服務(wù)，應(yīng)探索出更多完善檔案管理工作的方法和措施，從而促進(jìn)我國地方政府的整體發(fā)展。

[1]張海燕.機(jī)關(guān)檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].城市建設(shè)理論研究(電子版).2017(11).

[2]陳偉.談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技(中旬刊).2016(12).

[3]欒尚威.在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何開展機(jī)關(guān)檔案管理工作[J].黑龍江檔案.2016(06).

[4]邸志紅.機(jī)關(guān)檔案管理工作面臨的問題及應(yīng)對(duì)路徑[J].黑龍江檔案.2016(06).

[5]劉靜.機(jī)關(guān)檔案管理由實(shí)踐引發(fā)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2016(08).