新環(huán)境下的計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新策略

文/張孟麗，商水縣姚集鄉(xiāng)政府計(jì)劃生育服務(wù)中心

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新環(huán)境下的計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新策略

文/張孟麗，商水縣姚集鄉(xiāng)政府計(jì)劃生育服務(wù)中心

利用信息技術(shù)對(duì)計(jì)劃生育檔案實(shí)施創(chuàng)新管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案科學(xué)的、規(guī)范化的管理，已經(jīng)成為計(jì)劃生育職能部門落實(shí)為人民服務(wù)的重要工作任務(wù)，也已經(jīng)在我國(guó)的計(jì)劃生育檔案管理工作中全面展開。本文則在關(guān)于計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)狀分析技術(shù)上，探討其創(chuàng)新策略。

計(jì)劃生育；檔案管理；創(chuàng)新策略

計(jì)劃生育檔案的數(shù)量繁多而且時(shí)間跨度比較大，在多年的封閉式管理中，僅僅是以保管并保證不丟失為管理原則，另外，不同時(shí)期的檔案，其保管的質(zhì)量要求是不同的，管理人員若將所有的計(jì)劃生育檔案不按照特定要求而采取統(tǒng)一的管理的話，則很難保障管理的質(zhì)量，普遍發(fā)生一種現(xiàn)象。而在如今的信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)，可以有效的避免這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，創(chuàng)新檔案管理方法，提高計(jì)劃生育檔案的管理質(zhì)量。

1 計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)狀

計(jì)劃生育檔案管理中存在的幾個(gè)主要問(wèn)題有：（1）檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有準(zhǔn)確的目錄號(hào)，存在大量的一卷多冊(cè)的現(xiàn)象。（2）案卷標(biāo)題不規(guī)范，存在部分標(biāo)題與主題內(nèi)容嚴(yán)重不符，而且缺少必要的基本元素，甚至部分案卷根本沒(méi)有標(biāo)題，很容易出錯(cuò)。（3）缺少必要的卷內(nèi)目錄，存在部分的案卷標(biāo)題不能有效的全面涵蓋所設(shè)置的主體內(nèi)容，從而造成檢索困難。（4）組卷混亂，如有的案卷以實(shí)踐為標(biāo)準(zhǔn)、有的案卷以文種為標(biāo)準(zhǔn)，有的案卷以職能部門的管轄權(quán)限為標(biāo)準(zhǔn)等，這樣不在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，很難對(duì)案卷進(jìn)行統(tǒng)一管理。（5）案卷的紙張厚薄不一，嚴(yán)重影響到案卷的保管質(zhì)量。（6）管理不統(tǒng)一，計(jì)劃生育檔案分散在各個(gè)部門的科室，難以形成系統(tǒng)性的管理方式。

2 信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案創(chuàng)新管理中的應(yīng)用

在全國(guó)范圍內(nèi)，計(jì)劃生育檔案管理對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用還不夠廣泛，目前，大多數(shù)的計(jì)劃生育檔案管理依舊沿用傳統(tǒng)的紙張作為數(shù)據(jù)傳遞、管理的媒介，在如今的信息化時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)。而且計(jì)劃生育檔案管理人員在數(shù)據(jù)的抄寫、統(tǒng)計(jì)、核算的過(guò)程中，難免的會(huì)發(fā)生許多錯(cuò)誤，因此，計(jì)劃生育檔案管理工作的速度以及質(zhì)量難以有效的提高。另外，傳統(tǒng)的檔案遞送所需要花費(fèi)的輔助開支比較高，如郵寄費(fèi)、路費(fèi)、人工費(fèi)等。因此，加強(qiáng)信息技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用，創(chuàng)建統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理軟件，將個(gè)人檔案下放至各個(gè)單位，在統(tǒng)一的格式中填寫數(shù)據(jù)，通過(guò)強(qiáng)大的信息技術(shù)，將這些下級(jí)填寫的數(shù)據(jù)上傳至上級(jí)單位，這樣能夠快速的縮短數(shù)據(jù)的上報(bào)時(shí)間，也就是提高了統(tǒng)計(jì)速度。而且利用信息技術(shù)，用幾秒鐘的時(shí)間便可將準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)傳輸，也排除了人工在抄寫、統(tǒng)計(jì)、核算的過(guò)程中所產(chǎn)生的差錯(cuò)，從而不用乘車、不用郵寄，不用花大量的時(shí)間去填表送表，利用一個(gè)小小的鼠標(biāo)即可實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸，節(jié)約了成本，方便了計(jì)劃生育檔案信息的統(tǒng)計(jì)、管理，也大大減輕了相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度。

利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，即將計(jì)劃生育檔案信息的收集、整理、著錄、鑒定以及保管的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格依照統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)程序，進(jìn)行科學(xué)的管理工作。（1）對(duì)計(jì)劃生育檔案信息要進(jìn)行普查，去粗取精。傳統(tǒng)老套的計(jì)劃生育檔案管理往往沒(méi)有做全面的清查工作，而且檔案的劃分保管的期限都存在一定的差錯(cuò)，許多檔案都失去了參考價(jià)值或者存在多份的現(xiàn)象。（2）利用信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行重新組合分類，是其規(guī)范化。將傳統(tǒng)老套的管理辦法下，過(guò)于厚重、內(nèi)容混雜的案卷根據(jù)實(shí)際需要重新整理成冊(cè)，重新整理過(guò)的案卷要盡最大可能的將原本就存在一定聯(lián)系的文件有機(jī)的組合在一起。（3）計(jì)劃生育檔案要設(shè)置統(tǒng)一的分類號(hào)，保證案卷能夠被成功檢索。利用信息技術(shù)對(duì)計(jì)劃生育檔案進(jìn)行檢索的優(yōu)勢(shì)在于：滿足人民群眾對(duì)檔案信息檢索的需求。另外，為了進(jìn)一步的確保檢索的完整性，要因事制宜的設(shè)定一些明細(xì)規(guī)則，約束其規(guī)范性操作。（4）對(duì)計(jì)劃生育檔案要進(jìn)行提名規(guī)范，保證檢出的準(zhǔn)確性。

對(duì)計(jì)劃生育檔案的統(tǒng)計(jì)管理，要輕重緩急的進(jìn)行有序操作。在推進(jìn)各種計(jì)劃生育檔案的利用程度、價(jià)值大小以及利用率水平等方面，需要做到公正公開，對(duì)所有的檔案進(jìn)行輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進(jìn)的可操作性，利用信息技術(shù)，首先，對(duì)于那些緊急雪球的計(jì)劃生育檔案，要進(jìn)行先行處理，為需求者提供用檔保證，從而提高計(jì)劃生育檔案的管理效率。而且，利用信息技術(shù)，可以將計(jì)劃生育檔案的著錄工作開展的更加順利，節(jié)省時(shí)間的同時(shí)，降低相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度和工作難度。在著錄的過(guò)程中，將檔案的內(nèi)容按照事實(shí)的單一、復(fù)雜程度等，進(jìn)行重新錄入，若一些檔案的內(nèi)容存在重復(fù)或者類型的情況，要對(duì)其進(jìn)行合并整合，形成系統(tǒng)性的、科學(xué)性的新的著錄，節(jié)省內(nèi)容所占的空間，提高管理效率。另外，對(duì)于那些重要文件或者內(nèi)容所反映出來(lái)的事件比較重大的檔案，要做特殊的標(biāo)示，而對(duì)于那些特殊的檔案，如“案件”、“病歷檔案”則可以利用信息技術(shù)用事件、地址、人民等直接作為目錄名，然后，利用信息技術(shù)，給出相應(yīng)的分類號(hào)。這樣，既可以是原有的零散、老套的計(jì)劃生育檔案更加規(guī)范化，又可以全面的提升計(jì)劃生育檔案的管理水平。

3 結(jié)語(yǔ)

計(jì)劃生育檔案管理工作量大、需要管理的內(nèi)容比較多，而且隨著我國(guó)城市化水平的不斷提高，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷繁榮發(fā)展，我國(guó)的人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，尤其農(nóng)村外出打工的人群越來(lái)越多，致使我國(guó)的流動(dòng)人口劇增，檔案數(shù)據(jù)的管理難度越來(lái)越大，在很大程度上，增加了計(jì)劃生育檔案管理的工作量以及工作難度。在人數(shù)眾多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，單靠建立相應(yīng)的登記薄，如結(jié)婚登記薄、流動(dòng)人員登記薄、子女出生登記薄、藥具發(fā)放登記薄、育齡婦女變遷登記薄等，以及采用傳統(tǒng)老套的計(jì)劃生育檔案管理方法，是不能夠保障管理的完全到位，會(huì)發(fā)生許多難以預(yù)料的問(wèn)題，因此，在當(dāng)前的信息化時(shí)代，與時(shí)俱進(jìn)的更新計(jì)劃生育檔案的管理辦法顯得十分重要。以上則關(guān)于其創(chuàng)新策略展開探討，以供參考。

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