辦公室文書(shū)檔案收集與管理創(chuàng)新路徑探究

文/王彥，天津市濱海新區(qū)塘沽建設(shè)發(fā)展總公司

辦公室文書(shū)檔案收集與管理創(chuàng)新路徑探究

文/王彥，天津市濱海新區(qū)塘沽建設(shè)發(fā)展總公司

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與提高，單位文書(shū)檔案的管理工作逐步受到大家的注重，其對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要作用。文書(shū)檔案的收集和歸檔是檔案管理的重要內(nèi)容，其對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量具有重要影響。對(duì)此，要求管理人員加強(qiáng)工作人員對(duì)文書(shū)檔案的管理意識(shí)，進(jìn)而提高文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量與功率。這篇文章對(duì)單位文書(shū)檔案搜集與歸檔工作管理的含義和其現(xiàn)在存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，同時(shí)提出有關(guān)改善辦法。

文書(shū)檔案；收集；歸檔；管理

1 導(dǎo)言

辦公室是一個(gè)變遷著的概念，隨著辦公室的功能日益增多、細(xì)分日益復(fù)雜和精密，具有歷史意義和見(jiàn)證意義的檔案功能也逐步繁冗，達(dá)到了需要進(jìn)行科學(xué)化管理的地步。與此同時(shí)，辦公室檔案具有特殊的意義，一方面具有時(shí)效性，辦公事宜是實(shí)時(shí)發(fā)生的，檔案資料隨時(shí)產(chǎn)生，因此對(duì)于檔案的篩選、整理和歸檔提出了時(shí)間上的要求，采取事后整理的方式已經(jīng)被證明是不科學(xué)的，因此需要即時(shí)整理；另一方面具有復(fù)雜性，辦公室檔案的內(nèi)容極其龐雜，如果全部加以保存，整個(gè)辦公空間會(huì)受到極大的影響。但是如果不加以保存，相應(yīng)的客戶檔案就會(huì)有毀損滅失的風(fēng)險(xiǎn)。

2 辦公室中文書(shū)檔案的收集與歸檔工作管理的意義

文書(shū)檔案的收集和管理在我國(guó)企事業(yè)單位中歸于最基礎(chǔ)的工作，同時(shí)也是最關(guān)鍵的工作，是展開(kāi)企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的主要內(nèi)容。文書(shū)檔案主要記載該企事業(yè)單位的主要發(fā)展過(guò)程，單位若需要做出嚴(yán)重決策時(shí)都會(huì)先參考有關(guān)的材料，其中最主要和最關(guān)鍵的參考材料就是文書(shū)檔案，如會(huì)議記錄狀況、請(qǐng)示狀況和審批狀況，以及別的抉擇等內(nèi)容，所以文書(shū)檔案直接關(guān)系著公司的戰(zhàn)略發(fā)展方向，對(duì)公司的發(fā)展具主要意義。

3 辦公室文書(shū)檔案收集與管理路徑的既存問(wèn)題

3.1 觀念陳舊，改革手段治標(biāo)不治本。目前對(duì)于辦公室文書(shū)檔案收集與管理的觀念陳舊，依然是采取在一個(gè)辦公日程結(jié)束后加以歸檔的方法；盡管存在一些改革方法，如間隔時(shí)間收集管理法、分類(lèi)收集管理法、專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)收集管理法，卻依然治標(biāo)不治本，產(chǎn)生相近但是形態(tài)各不相同的新情況；這是所有辦公室文書(shū)檔案收集與管理問(wèn)題產(chǎn)生的根源。

3.2 保存成本過(guò)高。辦公室文書(shū)檔案隨著辦公室活動(dòng)的日益增多而變得日益龐雜，陳舊的收集與管理手段已無(wú)法對(duì)這種繁雜的規(guī)模進(jìn)行整理；相應(yīng)的，傳統(tǒng)的改革方式只是注重不斷擴(kuò)建、增加儲(chǔ)存容量、增加相應(yīng)的人事力量、進(jìn)行大規(guī)模的文書(shū)修復(fù)工作但是并不注重保存；對(duì)辦公室文書(shū)保存場(chǎng)所的增加、相應(yīng)工作人員的增加，均使得成本大量增加。

3.3 沒(méi)有形成有力的規(guī)范。目前設(shè)立專(zhuān)門(mén)辦公室文書(shū)檔案的企業(yè)、行政部門(mén)較少，工作人員的操作并不具有相應(yīng)的規(guī)范性；與此同時(shí)，即便是設(shè)立了相應(yīng)的規(guī)范，規(guī)范要么存在時(shí)間較長(zhǎng)，較為陳舊，要么規(guī)定過(guò)于寬泛，無(wú)法具體操作；沒(méi)有規(guī)范化的操作，就容易產(chǎn)生檔案毀損滅失以及效率低下等問(wèn)題。

3.4 人員素質(zhì)低。我國(guó)檔案學(xué)已經(jīng)誕生許久，但是對(duì)口的卻是圖書(shū)館等工作，而在辦公室工作的職員卻面臨著相關(guān)知識(shí)缺陳、沒(méi)有相應(yīng)的意識(shí)、理論水平低下、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)缺乏等問(wèn)題；與此同時(shí)，辦公室作為工作場(chǎng)所，相關(guān)的人士較多，因此在具體工作的過(guò)程中會(huì)有不同程度的破壞文書(shū)檔案的舉動(dòng)。

4 辦公室文書(shū)檔案收集與管理路徑創(chuàng)新

4.1 建立文書(shū)檔案電子化。電子化、數(shù)據(jù)化是新時(shí)代的產(chǎn)物，這不僅僅是工具和手段上的創(chuàng)新，并且在方法論上具有創(chuàng)新的意義；辦公室文書(shū)檔案如果進(jìn)行數(shù)字化整理是一個(gè)一勞永逸的工作，首先其僅僅需要對(duì)原先沒(méi)有電子化、數(shù)字化的文書(shū)進(jìn)行歸檔和整理，其次辦公室文書(shū)檔案收集工作會(huì)減輕，僅僅需要相應(yīng)的辦公職員進(jìn)行收入數(shù)據(jù)庫(kù)工作即可；辦公室文書(shū)檔案的電子化、數(shù)字化成本較低，僅僅需要幾臺(tái)服務(wù)器即可。

4.2 建立及時(shí)淘汰制度。辦公室文書(shū)檔案的繁冗是造成現(xiàn)在問(wèn)題的主要原因，為了減輕負(fù)擔(dān)必須建立淘汰制度；重點(diǎn)在于淘汰的時(shí)點(diǎn)，一般而言，一個(gè)文書(shū)僅僅具有當(dāng)時(shí)項(xiàng)目的效用，因此在相關(guān)項(xiàng)目建構(gòu)結(jié)束之后便可以丟棄，但是有些文書(shū)卻具有長(zhǎng)時(shí)間的效用和借鑒效用，因此需要建立相應(yīng)的分類(lèi)制度，將二者結(jié)合起來(lái)。

4.3 專(zhuān)人專(zhuān)員負(fù)責(zé)。由于電子化和數(shù)據(jù)化的建立使得數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間和辦公文書(shū)發(fā)揮效力空間分離，因此就具有專(zhuān)人專(zhuān)員管制的可行性；通過(guò)對(duì)該專(zhuān)員的培訓(xùn)提升對(duì)于檔案管理和收集的能力和效率是一舉兩得的；專(zhuān)人負(fù)責(zé)制也可以擺脫不同的人對(duì)文書(shū)檔案造成的損害。

4.4 建立完整的制度規(guī)范。規(guī)范的重要作用不言而喻，因此需要建立及時(shí)的、有效的、具體化的、有針對(duì)性的、專(zhuān)門(mén)的、系統(tǒng)的規(guī)范；建立研究工作小組，運(yùn)用科學(xué)的手段對(duì)于辦公室文書(shū)檔案收集和管理規(guī)范進(jìn)行編制；建立規(guī)范更新制度，并且每年進(jìn)行評(píng)估，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范的時(shí)效性。

4.5 創(chuàng)新文書(shū)檔案收集及歸檔工作模式。首先，文書(shū)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與單位內(nèi)各部門(mén)的聯(lián)絡(luò)，定時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行搜集與歸檔，進(jìn)一步了解材料的連續(xù)性及歷史性，避免出現(xiàn)檔案材料搜集不全部及不真實(shí)的狀況。其次，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)進(jìn)行及時(shí)有效的處理。最終，應(yīng)自動(dòng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案的樹(shù)立與完善，以削減人工搜集出現(xiàn)的失誤，然后提高單位文書(shū)檔案資源更好的服務(wù)作用。

4.6 強(qiáng)化培訓(xùn)以增強(qiáng)檔案管理人員認(rèn)識(shí)及常識(shí)。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)檔案材料的敏感性并增強(qiáng)其管理認(rèn)識(shí)，這樣才能夠保證文書(shū)檔案搜集及歸檔工作高效進(jìn)行。對(duì)于有些管理能力不強(qiáng)的人員，應(yīng)進(jìn)行有針對(duì)性的常識(shí)及技術(shù)強(qiáng)化培訓(xùn)，并對(duì)文書(shū)檔案管理工作的主要性進(jìn)行宣傳教育，然后有效提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，進(jìn)而達(dá)到提高文書(shū)檔案搜集及歸檔工作效率及質(zhì)量的目的。

5 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案作為反映行政管理活動(dòng)的主要記載，其搜集及歸檔工作是單位管理工作的關(guān)鍵，對(duì)文書(shū)檔案以后的運(yùn)用具有主要作用。本文經(jīng)過(guò)剖析現(xiàn)在單位文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀，提出了強(qiáng)化培訓(xùn)、完善文書(shū)檔案搜集和歸檔工作管理制度以及創(chuàng)新工作形式等改善辦法。單位文書(shū)檔案的搜集及歸檔工作具有主要意義，應(yīng)根據(jù)各單位及時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行不斷的改善，以促使其管理工作質(zhì)量不斷提高。

[1]周家興.淺談辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（23）：57-58.

[2]瞿榮榮.淺析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（22）：70.

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