也談高職院校綜合檔案室形象建設(shè)

也談高職院校綜合檔案室形象建設(shè)

文/黃偉紅，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學院

本文就高職院校綜合檔案室形象建設(shè)展開深入的探討，并結(jié)合高職院校檔案工作的經(jīng)驗以及論述高職院校綜合檔案室形象建設(shè)的重要性，暢談高職院校綜合檔案室形象建設(shè)，利用好檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建告知院校綜合圖書館新形象。

信息化檔案管理；高職院校；形象建設(shè)；檔案

1 高職院校綜合檔案室形象建設(shè)的重要性

首先，高職院校綜合檔案室的建設(shè)有利于銘記歷史，是高職院校知識的重要載體。學校的檔案包括高職院校文化工程建設(shè)、教職員工詳細資料檔案，歷年優(yōu)秀課堂教學以及優(yōu)秀教學交流成果，歷屆學生學籍檔案管理等等。這些資料是一個學校靈魂的組成，是構(gòu)建學校狠心價值觀的基礎(chǔ)，是反映學?，F(xiàn)狀與風貌的原始資料，對學校的發(fā)展有著推進的作用。

其次，檔案室室存放和記錄所有成果的天地，對學校教學工作的推進和改革具有非常重要的利用價值。隨著時代的進步，學校領(lǐng)導可以借鑒歷史經(jīng)驗與教訓，對學校未來制定的方案與規(guī)劃做出合理布局，結(jié)合所有的教學成果和規(guī)劃成果，可以更有針對性的建設(shè)學校，將學校打造成專業(yè)領(lǐng)域最強勢的職業(yè)院校，對提高學校形象有很大的推動作用。

再次，數(shù)字化的高職院校綜合檔案室的發(fā)展有助于提高檔案室形象，結(jié)合科技手段夯實基礎(chǔ)、與時俱進。方便、快捷、高效的檔案管理可以提高學校檢索資料的工作效率，有利于檔案室結(jié)合時代發(fā)展，迎合全體師生的內(nèi)在需求發(fā)展。數(shù)字化的檔案是以數(shù)據(jù)形式作為資料存儲的載體與方式，檔案室負責建立起良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為學校師生提供教學、管理、科研查閱資料便捷的途徑，加強管理，保證資料的存儲安全，建設(shè)現(xiàn)代化的高職院校綜合檔案室。

2 高職院校綜合檔案室形象建設(shè)暢談

2.1 提高認識，加強領(lǐng)導，明確職責

思想室行為的先導，要想建設(shè)綜合檔案室形象就要在認識上提高。相關(guān)領(lǐng)導要提高自己的思想覺悟，意識到建設(shè)好綜合檔案室是推薦社會主義現(xiàn)代化強國的前提，是構(gòu)建現(xiàn)代化校園的必要條件，室推進學校發(fā)展的助推劑。作為學校領(lǐng)導，要意識到檔案室的建設(shè)室利在當代，功在千秋的事業(yè)，檔案室是記錄與存放建校以來的歷史、文化的傳承、學校的核心價值觀、是服務(wù)社會、造福大眾、哺乳下一代的大工程。綜合檔案室的發(fā)展，代表這科學技術(shù)的進步，代表著數(shù)字化時代的進步，代表著現(xiàn)代化學校的實現(xiàn)，因此，高職院校必須把建設(shè)良好綜合檔案室形象作為一項重要工作抓好、做好、做強！

2.2 完善學校檔案管理的必要硬件設(shè)備

檔案管理的硬件設(shè)施是檔案管理工作的基礎(chǔ)。夯實基礎(chǔ)才能夠更好的開展下一步工作。對于高校來說，并不是所有的檔案都是數(shù)字化的，古往今來，綜合檔案室的檔案資料不計其數(shù)，從建校開始，要保證這些材料不受潮、不被蟲類侵蝕、不會被陽光暴曬、不會因高溫而被侵襲等等現(xiàn)象，都要考慮周全，因此，綜合所有因素，學校檔案管理室要加大硬件設(shè)施的投入與維護，可聘請專門保護資料的專家，以保護資料免受侵蝕，同時，利用相關(guān)的硬件設(shè)備與設(shè)施，保障檔案妥善保管，為今后的實用作可靠的保障。

2.3 加強檔案管理隊伍建設(shè)

現(xiàn)代檔案工作對檔案工作人員提出了越來越高的要求，他們應該是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才。高職院校要從實際出發(fā)，對現(xiàn)有檔案人員進行教育與培訓，充分發(fā)揮其對本校檔案情況熟悉的優(yōu)勢，盡快提高其應用信息技術(shù)的水平。高職院校在培養(yǎng)新人的同事要注重對老同志的培養(yǎng)與保護，可以借助校外專家。也可以借助新帶老的模式，將老同志帶入到數(shù)字化模式和現(xiàn)代化管理的環(huán)境中，優(yōu)勢互補，與時俱進，培養(yǎng)復合型專業(yè)人才。

2.4 形象建設(shè)要做到與時俱進。

檔案管理工作要做到與時俱進，與當前的高職院校自身的校園文化實現(xiàn)完美結(jié)合。高職院校是以培養(yǎng)學生技能發(fā)展為核心的教學理念，但是，無論什么樣的教學理念，都離不開“德”字，古語有云“厚德載物”，綜合檔案室的形象建設(shè)要結(jié)合德育教育開展，要與時俱進，通過歷史的資料和高職院校的校園文化以及歷史底蘊，為高職院校文化建設(shè)添磚加瓦，提供強有力的精神后盾和資料保障，從而實現(xiàn)智育、美育、德育全面發(fā)展的教育效果。

3 結(jié)束語

總而言之，高職院校綜合檔案室形象建設(shè)功在千秋，學校檔案室的建設(shè)與管理工作是學校日常工作中的重中之重，是管理工作中不可分割的一部分，是學校師生廣為需要的一部分，作為檔案管理工作人員來說，要做好本職工作，做好日常的收集、整理、分類歸檔，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，方便在校師生應用，領(lǐng)導要提高認識，在檔案管理方面加大資金投入，做好形象工程。與時俱進地加強檔案管理工作，加強檔案管理工作人員的日常培訓，完善檔案管理機制，檔案程序正規(guī)化、高效化、便捷化，從而達到推進學校教學事業(yè)向前發(fā)展的目的。

[1]楊玉秋.學校檔案管理工作問題分析及完善建議[J].辦公室業(yè)務(wù).2017(15).

[2]周潔.分析信息技術(shù)在學校檔案管理中的應用[J].經(jīng)營管理者.2017(26).

[3]陳劍.學校檔案管理工作改善途徑探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè).2014(05).

[4]盧云豐.當前學校檔案管理工作存在的問題與對策探析[J].中國管理信息化.2014(05).

[5]肖彥.學校檔案管理工作要做到“三提高”[J].辦公室業(yè)務(wù).2013(07).

2015年廣西教育科學“十二五”規(guī)劃2015年度廣西學生資助研究專項項目——《高職院校家庭經(jīng)濟困難學生資助檔案管理研究》。

黃偉紅（1981—）女，廣西建設(shè)職業(yè)技術(shù)學院學生資助干事，檔案系列館員，研究方向：學生資助管理、檔案管理。