計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理模式分析

計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理模式分析

文/張孟麗，商水縣姚集鄉(xiāng)政府計劃生育服務(wù)中心

隨著信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在新環(huán)境下計劃生育檔案管理過程中也需要不斷創(chuàng)新管理模式，從而實現(xiàn)計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理模式，滿足新環(huán)境下的計劃生育檔案管理需求。本文重點分析計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理模式。

計劃生育；檔案；現(xiàn)代化管理

在新社會經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境下，實現(xiàn)計劃生育檔案管理現(xiàn)代化，不僅順應(yīng)時代發(fā)展要求，同時也能創(chuàng)新檔案管理方式，完善檔案管理流程，促進檔案資源得到有效開發(fā)和利用，為計劃生育管理和各項決策提供有效參考和服務(wù)。本文則基于計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理模式特點，分析計劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式的構(gòu)建。

1 計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理模式特點

1.1 管理意識現(xiàn)代化

計劃生育檔案關(guān)系到千家萬戶，應(yīng)該確保資料完整和準確，為各項決策活動提供有效參考。管理人員應(yīng)該注重更新思想觀念，樹立現(xiàn)代化管理理念，增強法制觀念和責(zé)任意識，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德感，扎實做好自己的每一項工作，認真負責(zé)完成檔案管理各項任務(wù)。同時還要重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，利用先進技術(shù)規(guī)范計劃生育檔案管理工作，采用現(xiàn)場教學(xué)、技能競賽、業(yè)務(wù)評比等多種形式和途徑，培養(yǎng)工作人員現(xiàn)代化管理意識，促進檔案管理水平提升。

1.2 資源利用現(xiàn)代化

檔案資源利用和加工過程中，應(yīng)該注重信息技術(shù)和計算機技術(shù)的應(yīng)用，利用信息加工系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，進而有效配置計劃生育檔案資源，科學(xué)合理開發(fā)和利用相關(guān)資料，為計劃生育管理和決策提供有效服務(wù)。同時還要建立計劃生育檔案信息資源管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，構(gòu)建檔案管理標(biāo)準化、規(guī)范化、可共享的數(shù)據(jù)庫，從而有效滿足檔案管理需要，促進工作水平提升。

1.3 管理技能現(xiàn)代化

計劃生育檔案管理現(xiàn)代化要求提高管理人員綜合技能，增強管理人員綜合素質(zhì)，讓他們的管理技能實現(xiàn)現(xiàn)代化。因此，要注重現(xiàn)代計算機技術(shù)應(yīng)用，規(guī)范計劃生育檔案起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯總等各個環(huán)節(jié)，讓檔案資源形成、運行、轉(zhuǎn)換等各環(huán)節(jié)與自動化辦公結(jié)合起來。為順利實現(xiàn)這個目標(biāo)，應(yīng)該采取有效措施，實現(xiàn)檔案管理技能現(xiàn)代化。在學(xué)習(xí)檔案管理理論知識的前提下，還要善于把握每個工作要點，努力掌握計算機技術(shù)、信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用技能，進而提升檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技能。

1.4 管理設(shè)備現(xiàn)代化

注重設(shè)備升級和更新，利用現(xiàn)代化設(shè)備有效開展計劃生育檔案管理各項工作。檔案管理內(nèi)容繁多，流程復(fù)雜，管理要求高，勞動強度大。而利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，可以有效滿足檔案管理需要，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2 計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理模式策略

2.1 提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質(zhì)

因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構(gòu)必須加強對這些人員的定期培訓(xùn)，從而提高他們的綜合素質(zhì)，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓(xùn)時，其培訓(xùn)內(nèi)容可從三方面著手。①對他們進行職業(yè)道德培訓(xùn)，使他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習(xí)慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責(zé)任心。②對他們進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)處理能力。③加強他們的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，從而提高他們的檔案管理設(shè)備操作水平。

2.2 加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數(shù)字設(shè)備

在進行計劃生育檔案信息化建設(shè)的過程中，各類軟硬件設(shè)備是建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作提供強大的物質(zhì)保障。

2.3 做好計生檔案信息的虛擬化工作

計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務(wù)器資源進行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務(wù)器的管理性能，進而降低檔案信息數(shù)字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實現(xiàn)本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計算機設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，極大地推動計劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.4 加強情報監(jiān)控

加強計劃生育檔案的情報監(jiān)控對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學(xué)的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應(yīng)用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標(biāo)準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網(wǎng)絡(luò)咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業(yè)道德意識，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機信息技術(shù)等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現(xiàn)計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展。

3 結(jié)語

雖然當(dāng)前我國計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代信息技術(shù)，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現(xiàn)計劃生育檔案信息資源共享。

[1]付蕊.淺析基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式[J].大家健康，2015（9）281-282.

[2]徐本英.大力推進人口和計劃生育檔案管理現(xiàn)代化進程[J].中國計劃生育學(xué)雜志，2015（5），276-277.