計劃生育檔案管理信息化建設及發(fā)展探討

計劃生育檔案管理信息化建設及發(fā)展探討

文/王勇強，商水縣計劃生育避孕藥具管理站

在信息化時代下，實現(xiàn)計劃生育檔案管理信息化建設，有助于提高檔案管理質(zhì)量及效率，從而有效促進計劃生育檔案管理發(fā)展。本文則關于計劃生育檔案管理信息化建設和發(fā)展展開探討。

計劃生育；檔案管理；信息化建設

計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創(chuàng)新工作宣傳和信息化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計劃生育檔案管理的信息化建設程度，提高計劃生育檔案的利用率。同時也可以使我國的計劃生育檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。

1 計劃生育檔案管理信息化建設意義

1.1 計劃生育檔案信息化是計劃生育工作信息化發(fā)展的必然結(jié)果

國家計劃生育委主任李斌在講話中明確提出“要把信息化作為計劃生育事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先領域，推動計劃生育信息化實現(xiàn)新的跨越”。我們要充分利用信息科技手段即時、便捷、高效的特點，為計劃生育管理工作服務。使人口和計劃生育工作由管理型向服務型、由被動型向主動型轉(zhuǎn)化。“提升檔案管理檔次，將檔案交給計算機系統(tǒng)管理”正成為一種必然趨勢。

1.2 傳統(tǒng)方式檔案管理已不能適應計劃生育管理需要

傳統(tǒng)管理不僅占用大量的庫房空間而且管理成本費用較高。由于長時間保管檔案，檔案容易損壞，紙張容易發(fā)黃，易枯，易脆，尤其是在兌現(xiàn)獨生子女獎勵和生育審批時需長期高頻繁的調(diào)用相關檔案資料，既費時，又費力。原始的育齡婦女信息全部靠手工完成，僅能滿足日常查檔服務的需求，并不能做到隨時收集，計劃生育業(yè)務檔案已不能適應目前計劃生育管理要求。

1.3 計劃生育檔案信息化可以給計劃生育部門帶來顯而易見的效果

通過引進先進的信息技術，改造原有的檔案管理模式，省卻了傳統(tǒng)意義上的那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時間浪費，提 高了工作效率。不但能管理日益龐大的檔案信息，滿足快速查詢的需要，而且能有效地保護檔案原件， 實現(xiàn)數(shù)字化副本異地存放。通過利用計算機進行日常的統(tǒng)計、檢索工作，就能很快地查找到計劃生育家庭的檔案信息，在兌現(xiàn)計劃生育獎勵，生育審核等工作中，可以為群眾提供方便快捷的服務。

2 計劃生育檔案管理信息化建設及發(fā)展

2.1 強化信息化管理意識

實現(xiàn)檔案信息化管理，需加大宣傳力度，調(diào)動各級干部和各有關工作人員積極支持和參與。一個信息化計劃生育技術服務站檔案管理系統(tǒng)，又必須具備有信息化管理水平的檔案管理者。否則，信息化檔案管理無法實現(xiàn)。計劃生育技術服務站檔案工作者在信息化檔案管理工作中，不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識的培養(yǎng)，還要懂得信息化科學管理檔案的實質(zhì)內(nèi)涵和特點。計劃生育技術服務站檔案信息化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現(xiàn)計劃生育技術服務站檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化信息化的高標準系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理信息化的形勢，迫使檔案工作人員發(fā)奮工作，刻苦學習新業(yè)務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。

2.2 加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數(shù)字設備

在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數(shù)字化建設的經(jīng)費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數(shù)字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設工作提供強大的物質(zhì)保障。

2.3 加強情報監(jiān)控

加強計劃生育檔案的情報監(jiān)控對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網(wǎng)絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業(yè)道德意識，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現(xiàn)計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展。

2.4 做好計劃生育檔案信息的虛擬化工作

計劃生育檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計劃生育檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數(shù)字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實現(xiàn)本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計劃生育檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計算機設備和互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)語

計劃生育檔案是在計劃生育工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是計劃生育技術的寶貴財富。加強對這一信息資源管理對計劃生育技術服務站領導決策科學化和計生技術現(xiàn)代化建設極為重要。準確把握新時期計劃生育技術服務站發(fā)展的特點，加強計生技術檔案管理, 是計生技術檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務。

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