園林工程資料歸檔與檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)策略

◎ 成亞玲

園林工程資料歸檔與檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)策略

◎ 成亞玲

園林工程是城市美化工程中的重要組成部分，而園林工程的資料歸檔與檔案管理工作，也是確保工程施工與管理有效性及規(guī)范性的重要方面，本文就園林工程資料歸檔與檔案管理工作中存在的問題加以闡述，并在此基礎(chǔ)上探討工程資料歸檔與檔案管理的優(yōu)化措施與方法，旨在進(jìn)一步規(guī)范園林工程檔案管理工作，避免由于資料管理混亂而產(chǎn)生的問題。

園林工程的資料是工程在施工過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件與檔案，與工程的策劃、簽約、規(guī)劃、方案、制度、施工、監(jiān)理、管理、驗(yàn)收與竣工等環(huán)節(jié)都息息相關(guān)，其重要性可想而知，而近年來(lái)，園林工程的工程資料歸檔與檔案管理工作都存在一定的疏失與問題，亟須采取有效的措施加以調(diào)整，以確保資料歸檔與檔案管理的有效性與科學(xué)性。

園林工程資料歸檔與檔案管理存在的問題

施工文件原件缺失。園林工程給施工過(guò)程中，由于空間距離或間隔時(shí)間等因素，會(huì)存在原件缺失的情況，部分單位對(duì)于資料歸檔與檔案管理工作并不重視，原始資料亂堆亂放，等到當(dāng)真需要這些文件的時(shí)候，卻已經(jīng)難以找到，有可能造成工程參與各方的矛盾與齟齬，甚至?xí)?dǎo)致工程變更、合同爭(zhēng)議等問題。另外，部分相當(dāng)重要的文件，也以復(fù)印件的形式下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)，違背了工程資料管理規(guī)范中的相關(guān)要求，是檔案管理不規(guī)范的表現(xiàn)。

檔案管理缺乏現(xiàn)代化的管理手段。部分工程的檔案管理工作并沒有采取行之有效的現(xiàn)代化管理手段，管理?xiàng)l件較差、設(shè)備設(shè)施匱乏，可能出現(xiàn)由于管理與保存的疏漏，導(dǎo)致檔案在溫度與濕度的作用下發(fā)生缺失或失真的情況。另外，檔案管理工作中，部分單位并沒有采取現(xiàn)代化的管理手段與方法，依舊以紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，資料歸檔與檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重消耗了人力成本與空間成本，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作還是應(yīng)該充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)與設(shè)備設(shè)施，建立電子化與數(shù)據(jù)化的檔案管理系統(tǒng)。

園林工程資料歸檔與檔案管理的優(yōu)化措施

構(gòu)建全過(guò)程檔案管理體系?，F(xiàn)階段，大多數(shù)的園林工程通常采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理的模式，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要承擔(dān)園林工程項(xiàng)目的全部責(zé)任，包括園林工程資料歸檔與檔案管理工作。而有效的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)從園林工程項(xiàng)目前期策劃開始，就設(shè)立專門的資料管理部門，由檔案管理的專職人員負(fù)責(zé)，就各項(xiàng)工程的相關(guān)文件、資料、檔案進(jìn)行及時(shí)的收集、整理、存檔與管理工作，以確保文件資料的齊全完整。另外，在檔案管理工作中，還應(yīng)該做好原件的存檔工作，以確保檔案文件的有效性。園林工程中，有效的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是全過(guò)程管理，即從工程立項(xiàng)之初即開始的，貫穿工程全部過(guò)程的檔案管理，確保園林工程給施工的每一個(gè)環(huán)節(jié)與步驟都與檔案管理工作相同步，工程立項(xiàng)與資料收集與歸檔同步、分項(xiàng)工程與檔案管理同步、工程驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步，從而確保資料管理全過(guò)程的完整。

運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段。信息時(shí)代的文件歸檔與檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備與管理手段，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及技術(shù)，改善檔案管理環(huán)境，提高檔案管理的技術(shù)應(yīng)用水平?，F(xiàn)階段，電子檔案管理方式已經(jīng)進(jìn)入到各行各業(yè)當(dāng)中，園林工程的資料歸檔與檔案管理也應(yīng)當(dāng)以電子化與信息化手段加以完善。運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，應(yīng)當(dāng)首先做好文件資料的掃描存檔，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以此來(lái)提高檔案管理的效率與水平，同時(shí)也能夠有效減少不必要的空間占用與人力資源的消耗。檔案部門要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存，需要構(gòu)建一個(gè)新的存儲(chǔ)與管理系統(tǒng)，例如，構(gòu)建一個(gè)具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用與統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能模塊的電子檔案管理系統(tǒng)，可以引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)編程團(tuán)隊(duì)，或與具備豐富經(jīng)驗(yàn)的IT企業(yè)進(jìn)行合作，以滿足園林工程資料歸檔與檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。

健全資料管理制度。加強(qiáng)檔案歸檔與檔案管理工作，還應(yīng)當(dāng)建立健全資料管理制度。對(duì)于園林工程而言，確保資料歸檔與檔案管理的準(zhǔn)確性、完整性與長(zhǎng)效性是十分有必要的，這是由于園林工程的施工可能是由多個(gè)部門或單位共同參與的，多方參與的條件下，工程的資料與檔案就會(huì)愈發(fā)復(fù)雜而繁瑣，就需要專職的檔案管理部門在工程立項(xiàng)之初就結(jié)合園林工程的實(shí)際情況與工程參與的各方單位，建立資料管理制度，對(duì)各單位在資料產(chǎn)生與收集的過(guò)程中需要承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)加以明確，落實(shí)各單位的分工。另外，檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)確保管理的有效性、統(tǒng)一性及規(guī)范性，例如，管理部門應(yīng)當(dāng)在工程策劃階段就擬定行之有效的資料歸檔、記錄、統(tǒng)計(jì)、保存、統(tǒng)計(jì)與提取的表格及范本，以確保檔案管理工作的規(guī)范性，避免由于格式的不統(tǒng)一而導(dǎo)致的檔案失落與沖突情況，減少由于格式不統(tǒng)一而帶來(lái)的不必要的工作量。

做好檔案管理過(guò)程控制。園林工程的檔案管理工作需要做好過(guò)程控制，需要建設(shè)單位、施工單位與建立單位及檔案管理工作人員切實(shí)落實(shí)自身責(zé)任，將工程施工過(guò)程與資料歸檔及檔案管理同步進(jìn)行，嚴(yán)格依據(jù)工程施工開展檔案管理，避免有可能產(chǎn)生的檔案內(nèi)容與工程內(nèi)容不符的情況。每一項(xiàng)的工程施工，都需要及時(shí)進(jìn)行資料收集與歸檔，嚴(yán)禁以往存在的先施工、再歸檔情況，避免檔案資料的堆積及由此產(chǎn)生的檔案疏漏問題。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)考察，對(duì)照工程施工進(jìn)度查看檔案資料是否對(duì)應(yīng)，以確保資料同步性與真實(shí)性。另外，檔案管理工作的過(guò)程控制，還可以建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)及時(shí)提交檔案資料、及時(shí)推進(jìn)檔案歸檔的相關(guān)負(fù)責(zé)人給予評(píng)分獎(jiǎng)勵(lì)，將之納入到績(jī)效考核工作當(dāng)中，以此提升相關(guān)工作人員的積極性與主動(dòng)性。

園林工程的資料歸檔與檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)貫穿工程立項(xiàng)至工程竣工的全過(guò)程，首先建立健全檔案管理制度，并引進(jìn)現(xiàn)代化與信息化的管理手段與技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)該做好檔案管理的過(guò)程控制，將資料歸檔與檔案管理工作作為工程重點(diǎn)內(nèi)容來(lái)抓。另外，檔案管理工作也需要有效的監(jiān)督機(jī)制，以確保檔案管理的規(guī)范性。

四平市園林管理中心）