新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進措施分析

文/梁司蕾，廣西醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進措施分析

文/梁司蕾，廣西醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作的有機組成，加強醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用，發(fā)揮出醫(yī)院檔案的價值，對于提高醫(yī)院管理水平有著積極的作用。本文從檔案管理制度、 檔案管理意識、檔案信息化水平、專業(yè)人才缺失等幾個方面論述了目前醫(yī)院檔案管理工作的不足，并針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進措施進行分析。

新醫(yī)改背景；醫(yī)院檔案管理；問題；改進措施

醫(yī)院檔案是為醫(yī)院各項工作服務的醫(yī)療文件資料、歷史發(fā)展資料，載體形式多樣，包括錄音、圖表、工作記錄、影像資料等等，這些資料記錄了醫(yī)院的發(fā)展史，也為醫(yī)院后續(xù)研究工作的開展提供了一手資料，是醫(yī)院在長期運行過程中積累的一筆寶貴財富。隨著信息時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應新時代的發(fā)展需求，緊跟新醫(yī)改的發(fā)展步伐，改進現(xiàn)有的檔案管理制度是各個醫(yī)院需要正視的問題。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式的不足

1.1 檔案管理制度不健全

要做好檔案管理工作，離不開完善、健全的檔案管理制度，就目前的情況來看，很多醫(yī)院沒有根據(jù)自身的實際情況開展檔案管理工作，管理內(nèi)容缺乏統(tǒng)一的制度和標準，相關的工作考核機制與監(jiān)督機制也不夠完善，導致醫(yī)院檔案管理工作長期處在一種管理不嚴、監(jiān)督無效的狀態(tài)，檔案破壞、丟失問題嚴重。

1.2 檔案管理意識滯后

醫(yī)院的工作任務繁重，一直以來，醫(yī)院管理人員、醫(yī)護工作者的重心都放在了醫(yī)療和科研上，很多管理人員認為，檔案無法直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益，對于醫(yī)院發(fā)展的影響也不大，因此，忽視了檔案的重要意義。上級部門也很少針對檔案工作來投入相關的資金和人力，這種滯后的管理意識無疑極大的制約了檔案管理工作的開展。

1.3 檔案信息化水平不高

目前，部分醫(yī)院尤其是縣級醫(yī)院，還在采用手工來收集檔案，這種工作方法繁瑣、信息量小，不利于檔案的二次開發(fā)和利用。隨著科技水平的發(fā)展，計算機與網(wǎng)絡技術蓬勃興起，醫(yī)院檔案管理信息化已經(jīng)成為了必然的趨勢。

1.4 檔案安全性能偏低

在長期歷史因素的影響下，醫(yī)院設置了科技檔案、管理文書檔案、醫(yī)療檔案、食物檔案，各個科室也存在了大量的病理切片檔案、文書檔案、影像圖文檔案、X線膠片檔案等等，但是由于管理制度不規(guī)范、管理技術落后，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利開展。在新醫(yī)改的推行背景下，必須要探索出一條適應新形勢的檔案管理思路，在保證檔案完整性的同時，優(yōu)化檔案的安全性能。

1.5 缺乏專業(yè)人才

由于各類因素的影響，目前醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)并不高，缺乏專業(yè)的技能，人員隊伍年齡偏大，很多工作人員沒有接受過系統(tǒng)的檔案培訓工作，對于醫(yī)院檔案的認識不清晰，缺乏現(xiàn)代化管理意識。更有甚者，對待工作得過且過，當一天和尚撞一天鐘，嚴重影響了醫(yī)院檔案的管理成效。此外，由于工作經(jīng)費緊張，不能進行網(wǎng)絡基礎設施建設，各個部門的溝通機制不順暢，所以無法進行文件傳輸，實現(xiàn)信息交換、共享。部分縣級醫(yī)院沒有設立專門的檔案室，或者檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

2 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進措施

2.1 革新傳統(tǒng)的檔案管理思想

在新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院的建設與發(fā)展也表現(xiàn)出了新的方向，檔案管理工作包括醫(yī)療檔案管理與后勤檔案管理兩個組成部分，優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作可以提升醫(yī)院的管理和醫(yī)療水平。由于各類因素的影響，現(xiàn)階段醫(yī)療檔案的管路還存在制度不完善、搜集方法不科學、管理理念滯后等問題。作為醫(yī)院管理人員與檔案工作人員，必須要革新傳統(tǒng)的檔案管理思想，意識到檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展的重要作用。針對醫(yī)院日常醫(yī)療、服務工作中的信息進行全面、詳細的記錄，以全新的思維來看到檔案管理工作。

2.2 加強專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案工作人員的素質(zhì)水平和責任意識，對于新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的開展有直接的影響，醫(yī)院管理人員需要意識到這一問題的重要性，為檔案工作人員提供進修、學習的機會，規(guī)范培訓和考核，鼓勵他們繼續(xù)進修，總結(jié)檔案工作中的經(jīng)驗，結(jié)合檔案管理要求對各類工作進行細分，將每一項檔案管理工作落實到人。作為檔案工作人員，也要意識到自身肩負的重要責任，加強學習、開拓進取，用認真、細致的態(tài)度對待每一項工作，為醫(yī)院的醫(yī)學科研、醫(yī)療建設、經(jīng)濟發(fā)展、醫(yī)療服務工作提供資料支持。

此外，還要提高檔案人員的服務意識。醫(yī)院檔案是醫(yī)院經(jīng)營、發(fā)展的一種重要資料，做好醫(yī)院檔案管理工作，可以反映出醫(yī)院的發(fā)展情況，對于保證醫(yī)院的效益意義重大。作為醫(yī)院安全監(jiān)理人員與檔案人員，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，解放思想觀念，樹立起應有的責任意識，從全局角度看待問題，勇敢的開拓、創(chuàng)新，促進檔案管理工作的信息化發(fā)展，改變傳統(tǒng)管理理念，科學整合檔案，為醫(yī)院的醫(yī)療、科研與管理工作提供有效的支持。

2.3 完善檔案管理制度

醫(yī)療檔案是醫(yī)院工作的核心，檔案管理部門需要加強與醫(yī)院各個科室之間的聯(lián)系，準確記錄好醫(yī)療服務的開展過程，緊跟新醫(yī)改的要求，經(jīng)濟利用信息化技術手段類提升檔案工作的質(zhì)量。在后勤檔案方面，主要包括日常后勤工作檔案與醫(yī)院建設檔案兩類，新醫(yī)改為我們明確指出下一階段醫(yī)院的發(fā)展方向與發(fā)展形勢，檔案部門要做到“兩手都要抓，兩手都要硬”，不僅要關注醫(yī)療檔案，也要重視醫(yī)院設計、裝修等資料的記錄，及時收集醫(yī)院在建設過程中的規(guī)劃圖紙、測繪結(jié)果、許可證書、委托書等，避免出現(xiàn)日后查找難的問題。這樣，在后續(xù)的維修時，也可以及時找到原始檔案，保證醫(yī)療工作的安全、有效。此外，還要做好醫(yī)院日常食堂管理、清潔消毒、水電氣檢查的資料收集工作，促進醫(yī)院后勤管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

2.4 保證檔案歸檔工作的質(zhì)量

檔案管理的首要環(huán)節(jié)就是收集醫(yī)院業(yè)務工作中的有價值的材料進行歸檔，這是檔案能夠進行集中管理的基礎。規(guī)范建檔的基本要求是：填寫認真，材料齊全，簽章清晰。嚴格遵循“誰辦理，誰簽章，誰負責”的原則。主要的依據(jù)是醫(yī)療部門的“三規(guī)定”和“四規(guī)范”。檔案管理人員在接收檔案時，要重點檢查以下方面：表格是否填寫齊全、清晰，記錄是否完整；電子檔案和紙質(zhì)檔案是否一致；是否符合業(yè)務工作流程；所有人或經(jīng)辦人是否按照規(guī)定簽名；文件是否符合規(guī)定并且核發(fā)有效；責任人是否按規(guī)定簽名。

3 結(jié)語

隨著時代的不斷進步與發(fā)展，與人民群眾生命健康息息相關的醫(yī)療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國正在進行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會醫(yī)療保險制度的改革，對醫(yī)院的管理工作提出了更多的要求。醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學習、不斷進取，以滿足社會進步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻，總之，我們要把醫(yī)院檔案管理工作當成是一個專門的學問，調(diào)動全員意識來共同配合。

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