信息化社會(huì)背景下傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

文/常艷 李梅 羅明秀,湖北省漳河工程管理局樞紐工程管理處

信息化社會(huì)背景下傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

文/常艷 李梅 羅明秀,湖北省漳河工程管理局樞紐工程管理處

在信息化社會(huì)中，人們?cè)谙硎苄畔⒓夹g(shù)帶來(lái)的便利的同時(shí)，效率、便捷、滿(mǎn)意度成為評(píng)價(jià)信息服務(wù)水平的重要指標(biāo)。面對(duì)信息化對(duì)檔案信息服務(wù)帶來(lái)的諸多新的要求，正確認(rèn)識(shí)檔案信息服務(wù)的狀態(tài)，客觀評(píng)價(jià)我國(guó)檔案信息服務(wù)的水平成為的檔案工作的重要內(nèi)容。檔案信息服務(wù)作為一種服務(wù)性工作，其服務(wù)理念、服務(wù)方式正在不斷轉(zhuǎn)型。本文主要分析信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的沖擊與影響。

檔案信息;服務(wù)方式 ;管理模式

現(xiàn)代社會(huì)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與新媒體的興起，帶來(lái)了前所未有的信息化革命，如光盤(pán)、磁盤(pán)、電子郵件、傳真機(jī)、聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)等大大地提高了信息的生產(chǎn)、存貯與傳遞能力，人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入了全面的信息化階段。人們?cè)谙硎苄畔⒖萍紟?lái)的便利的同時(shí)，效率、便捷、公眾滿(mǎn)意度成為評(píng)價(jià)信息服務(wù)水平的重要指標(biāo)。 檔案信息服務(wù)作為一種專(zhuān)門(mén)為公眾保存并提供信息憑證的服務(wù)性工作，服務(wù)理念、服務(wù)方式正在不斷轉(zhuǎn)型。作為檔案管理工作者，正確認(rèn)識(shí)信息化給檔案信息服務(wù)工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)是檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。

1 信息化社會(huì)對(duì)檔案信息服務(wù)理念的挑戰(zhàn)

檔案工作源于社會(huì)實(shí)踐，服務(wù)于社會(huì)需求。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)具有單向性， 即對(duì)上的 “資政”作用，這與傳統(tǒng)社會(huì)對(duì)信息需求的薄弱相適應(yīng)，服務(wù)于傳統(tǒng)社會(huì)并實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值?，F(xiàn)今，社會(huì)實(shí)踐環(huán)境發(fā)生了根本性改變，開(kāi)放、便捷、自由的信息化社會(huì)需要開(kāi)放、便捷的檔案信息服務(wù)。

社會(huì)發(fā)展的多元化、個(gè)性化，新的工作領(lǐng)域、工作方式的出現(xiàn)，使檔案信息需求的主體發(fā)生了很大變化，除了政府部門(mén)、研究機(jī)構(gòu)、教育與科研工作者外，各類(lèi)經(jīng)營(yíng)者、人民大眾也可能踏入檔案館的大門(mén)，希望借助一定的現(xiàn)代化設(shè)備，如縮微機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，來(lái)獲取更為詳實(shí)的第一手資料。源于社會(huì)實(shí)踐并服務(wù)于社會(huì)實(shí)踐的檔案工作日益成為社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)的重要組成部分，并真正向公眾回歸。

2 信息文明對(duì)檔案信息服務(wù)制度的要求

信息共享與自由傳遞對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)管理制度的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的理念是“資政”，檔案管理工作采用封閉或半封閉的方式，檔案信息服務(wù)采用被動(dòng)服務(wù)的方式。檔案信息工作部門(mén)不關(guān)心具體的利用效果，不存在與外界的聯(lián)絡(luò)；服務(wù)制度不注重利用者的參與，影響了檔案信息服務(wù)效果；檔案信息工作部門(mén)習(xí)慣將借閱等服務(wù)活動(dòng)同編研等活動(dòng)割裂開(kāi)，由檔案部門(mén)判斷而不是利用者的需求決定編研的具體內(nèi)容。

檔案利用對(duì)象的社會(huì)化對(duì)檔案信息服務(wù)客體的要求?，F(xiàn)代社會(huì)信息交流日益頻繁，人們對(duì)政治信息的了解、知情的要求也更強(qiáng)烈，需求面越來(lái)越廣，需求點(diǎn)也越來(lái)越多。大多數(shù)檔案信息網(wǎng)站充當(dāng)?shù)牟皇切畔鞑サ慕巧?，而是檔案宣傳的角色，社會(huì)大眾在網(wǎng)上難以直接檢索到自己所需的檔案信息，所接觸到的一般只是有關(guān)檔案工作相關(guān)情形的介紹。因此，信息化社會(huì)環(huán)境下，公眾對(duì)利用檔案信息的需要充實(shí)檔案信息服務(wù)客體內(nèi)容，改革檔案信息公開(kāi)的有關(guān)制度。

3 高效優(yōu)質(zhì)的信息化服務(wù)對(duì)檔案信息服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

服務(wù)方式的信息化是社會(huì)服務(wù)信息化的中心內(nèi)容，在信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的時(shí)代背景下，檔案部門(mén)為社會(huì)提供檔案復(fù)制品、原件及文獻(xiàn)匯編等實(shí)體性檔案信息服務(wù)。隨著社會(huì)信息技術(shù)水平的提高和信息化服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，新技術(shù)、新裝備、新材料使檔案信息的存在方式發(fā)生巨大改變，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式難以適應(yīng)檔案利用需求。如今，信息化正在成為檔案信息的一種基本的生存方式， 通訊技術(shù)的發(fā)展為檔案信息服務(wù)方式的拓展提供了廣闊空間，傳統(tǒng)的效率低下的服務(wù)方式正面臨著被“信息化”的公眾淘汰的挑戰(zhàn)。

4 電子檔案涌現(xiàn)對(duì)檔案信息服務(wù)的影響

電子檔案信息具有與載體可分離性、可在不同載體之間的轉(zhuǎn)存性、共享性強(qiáng)、便于計(jì)算機(jī)加工處理、便于傳遞等特性，利用者可不受時(shí)間、地點(diǎn)限制。同時(shí)，電子檔案的開(kāi)放式利用也利于適應(yīng)檔案利用需求量的不斷擴(kuò)大。電子檔案的出現(xiàn)促進(jìn)了檔案信息服務(wù)方式的巨大轉(zhuǎn)變：由限時(shí)或定時(shí)服務(wù)，變?yōu)樽灾?wù)；由紙質(zhì)載體服務(wù)轉(zhuǎn)向紙質(zhì)與電子載體并用服務(wù)；從一般服務(wù)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。雖然檔案的利用宗旨沒(méi)有變，但利用的形式卻發(fā)生了很大變化，具體表現(xiàn)在：

4.1 電子檔案的發(fā)展與計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、自動(dòng)控制技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)的融合為借助電子商務(wù)形式開(kāi)展檔案信息服務(wù)提供了可能。

4.2 電子檔案便于人們建立虛擬現(xiàn)實(shí)檔案館。虛擬檔案館是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)分布于各地的各種檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)搜尋，在虛擬環(huán)境下開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同電子檔案館中的電子檔案信息資源，以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，形成一個(gè)信息資源共享平臺(tái)。

5 管理理念與服務(wù)方式轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作機(jī)構(gòu)的挑戰(zhàn)

5.1 管理理念的變化對(duì)傳統(tǒng)檔案工作機(jī)構(gòu)的沖擊。近年來(lái)，受信息化、全球化的影響，政府逐漸實(shí)施“陽(yáng)光工程”，通過(guò)實(shí)施以服務(wù)為目的，以公民為中心的電子政務(wù)，確立了“以民為本”、“社會(huì)為本”的理政理念，政府職能由控制型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，政府與公民社會(huì)關(guān)系的發(fā)生了深刻變化。而這種變化勢(shì)必將對(duì)傳統(tǒng)的封閉的分散的檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)行方式產(chǎn)生重大影響。

5.2 檔案信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)帶來(lái)的挑戰(zhàn)。隨著信息化程度的不斷提高，社會(huì)對(duì)檔案利用的需求也不斷增加。各級(jí)檔案館為了自身發(fā)展需要，開(kāi)始面向公眾，“以公眾為中心”的檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用得到重視。各級(jí)各類(lèi)檔案館網(wǎng)站、數(shù)字檔案館、虛擬現(xiàn)實(shí)檔案館開(kāi)始建立，傳統(tǒng)的封閉的檔案管理系統(tǒng)發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變，但是在檔案信息開(kāi)發(fā)與利用方面，各級(jí)檔案館“各自為政”，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小、檔案部門(mén)投入高，利用效果差，難以達(dá)到公眾評(píng)議的高滿(mǎn)意度。

6 結(jié)論

必須堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，樹(shù)立整體意識(shí)，以開(kāi)方的思路開(kāi)展檔案建設(shè)、管理和服務(wù)工作，克服盲目追求軟、硬件建設(shè)，積極引導(dǎo)檔案工作機(jī)構(gòu)走出封閉狀態(tài)，解決運(yùn)行機(jī)制問(wèn)題，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

[1]謝俊貴.我國(guó)社會(huì)信息化的涵義作用及推進(jìn)策略[J].情報(bào)理論與實(shí)踐，2002(4)：244.

[2]胡鴻杰.中國(guó)檔案學(xué)的理念與模式[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005:43

1.常艷（1975—），女，湖北荊門(mén)人。本科，湖北省漳河工程管理局檔案館員，荊楚理工學(xué)院，電氣技術(shù)；

2.李梅（1969—），女，湖北荊門(mén)人。本科，湖北省漳河工程管理局檔案館員，宜昌三峽大學(xué)，行政管理；

3.羅明秀（1971—），女，湖北荊州人。本科，湖北省漳河工程管理局高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，武漢大學(xué)，行政管理。