當前如何提升人事檔案的管理水平

文/王曉青,定州市人防(民防)指揮信息保障中心

當前如何提升人事檔案的管理水平

文/王曉青,定州市人防(民防)指揮信息保障中心

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。本文就對當前如何提升人事檔案的管理水平進行了研究。中國論文網

提升；人事檔案；管理水平

事業(yè)單位的工作較為繁雜，部門也比較多，這對于人事資源檔案管理來說是一項不小的挑戰(zhàn)。如何有序的整理好員工檔案資料，對他們的基本信息、工作經驗、工作能力等各方面的資料做出整理與歸納，方便事業(yè)單位領導能夠更好的了解單位里的員工，滿足他們的需求，從而提升他們的工作積極性，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

1 人事檔案具有憑證作用和法律效應

人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調資、參加社會保險等方面起著依據作用。人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作業(yè)績、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據。因此，加強人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平是大多數企、事業(yè)單位的重點工作。

2 人事檔案管理面臨的狀況

根據當前人事檔案的情況，我們可以看到由于認識不到位，服務觀念不強，人事檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務信息化、網絡化的要求。觀念陳舊，服務意識差，管理水平相對落后，造成檔案管理混亂，嚴重制約著人事檔案服務功能的正常發(fā)揮。

首先用人隨意性。因人事檔案不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不可能把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，也沒有根據人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員，導致一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事、檔案專業(yè)素質，也要有計算機操作及網絡技術能力。

其次缺少專職人員。負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作，檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業(yè)務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業(yè)知識和相關的業(yè)務知識，工作中難免出現紕漏。

第三是人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。熟悉人事檔案業(yè)務需要一個過程，而忽視人事檔案工作業(yè)務性強、專業(yè)化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當事人產生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。

3 提升人事檔案管理水平的舉措

首先要強化檔案意識，清楚人事檔案的社會價值，重視和加強人事檔案工作。其次要找準工作的重心，從約束管理型向服務管理型轉變。人事檔案管理是基礎，服務是宗旨。把人事檔案的工作重點轉移到服務上來是形勢的需要，要服務人力資源開發(fā)的大局，做好檔案管理工作。

其次健全工作制度。人事檔案管理是一個動態(tài)過程，在人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關的規(guī)章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內容的連續(xù)性、完整性，歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔，有檔無人的現象發(fā)生。要以提供完美的服務為目標，處理好保密與公共服務的關系，盡量減少因管理不善造成的漏洞。 完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。

順應時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴格執(zhí)行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。要加大現代化管理進程中軟、硬件的投入力度，建立復合型檔案管理員隊伍；加快檔案資源信息化，檔案保護現代化，檔案利用網絡化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會提供快捷、高速、準確的服務。

第三是加強對檔案管理人員的培訓。人事檔案記載的是歷史的真實面貌，有其時代的特點。管檔人員的新舊更迭，新人已經脫離了那個年代，對當時的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會有困難，提供數據會有誤差。要對檔案的管理知識加以系統培訓，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理，又不能墨守成規(guī)。隨著形勢的發(fā)展變化，人事制度改革的繼續(xù)深入，探索和研究人事檔案新的管理模式勢在必行。應堅持以服務為宗旨，以創(chuàng)新的服務理念為指導，采取積極措施，把握人事檔案工作的發(fā)展方向，把人事檔案管理工作融入民生、民利工程中，體現人事檔案的社會價值，發(fā)揮人事檔案的特殊作用。

4 結束語

人才是事業(yè)單位進步的重要因素之一。人事檔案管理制度的完善，可以幫助事業(yè)單位選出最適合其單位的人才，而優(yōu)秀的人才能夠幫助事業(yè)單位獲得更好的發(fā)展。

[1]郭婷婷.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業(yè)，2016，01：37+39.

[2]莫軍.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].辦公室業(yè)務，2015，23：69.