如何提高人口和計(jì)劃生育檔案管理質(zhì)量

文/王潮洪，商水縣張莊鄉(xiāng)計(jì)劃生育服務(wù)中心

如何提高人口和計(jì)劃生育檔案管理質(zhì)量

文/王潮洪，商水縣張莊鄉(xiāng)計(jì)劃生育服務(wù)中心

隨著我國(guó)人口計(jì)生事業(yè)的發(fā)展，人口和計(jì)劃生育檔案管理也逐漸呈現(xiàn)出法制化、制度化以及規(guī)范化發(fā)展，有效提高了檔案管理質(zhì)量。檔案資料是人口和計(jì)劃生育工作中的重要基礎(chǔ)信息資料，在新環(huán)境下則需要進(jìn)一步提高人口和計(jì)劃生育檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)人口和計(jì)劃生育工作發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)社會(huì)健康發(fā)展。

人口；計(jì)劃生育；檔案管理

目前，隨著人口計(jì)生事業(yè)得到前所未有的全面發(fā)展，全省各級(jí)人口計(jì)生部門主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求，大力發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新精神，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，圍繞確保人口計(jì)生檔案保管安全和提高檔案管理水平，深入研究和把握工作規(guī)律，推進(jìn)計(jì)生檔案管理工作制度化、規(guī)范化，使人口計(jì)生檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、構(gòu)建和諧社會(huì)中發(fā)揮了越來(lái)越大的作用。

1 人口和計(jì)劃生育檔案管理重要機(jī)制

1.1 人口計(jì)生檔案可保證計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性

《中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法》、《流動(dòng)人口計(jì)劃生育工作管理辦法》、《計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)管理?xiàng)l例》、《社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理辦法》等法律法規(guī)相繼實(shí)施，使人口計(jì)劃生育行政部門承擔(dān)的監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)越來(lái)越重?！缎姓V訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實(shí)施，提高了群眾的維權(quán)意識(shí)，這對(duì)人口計(jì)劃生育監(jiān)督著法人員提出了更高的要求，利用人口計(jì)劃生育檔案的真實(shí)信息，為計(jì)劃生育執(zhí)法的嚴(yán)肅性打下基礎(chǔ)。

1.2 人口計(jì)生檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，其結(jié)果可用于統(tǒng)籌計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，量化人口計(jì)劃生育工作目標(biāo)，可為人口計(jì)劃生育決策提供依據(jù)。

1.3 人口計(jì)生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

利用人口計(jì)生檔案資料，通過(guò)從計(jì)算機(jī)中提取《育齡婦女基礎(chǔ)信息》和申請(qǐng)領(lǐng)取《生育證》資料，可成為對(duì)育齡婦女提供服務(wù)的依據(jù)。

1.4 人口計(jì)生檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

有效利用人口計(jì)生檔案，掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息，可以滿足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，即可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏，如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等。

1.5 人口計(jì)生檔案可利用群眾需求信息檔案，促使計(jì)劃生育工作方法進(jìn)一步改進(jìn)

讓群眾提出自己在計(jì)劃生育、避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問(wèn)、意見(jiàn)及建議，通過(guò)信息采集記錄薄收集整理，形成群眾需求信息檔案。

2 提高人口和計(jì)劃生育檔案管理質(zhì)量策略

2.1 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

管理人員在人口和計(jì)劃生育檔案管理中起著非常重要的作用，而且其自身素質(zhì)的高低直接影響著人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的質(zhì)量，因此做好人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的第一步就是提高工作人員的素質(zhì)。很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，人們對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的印象就是單一、繁瑣、毫無(wú)技術(shù)性，然而當(dāng)我們將新型技術(shù)引入其中后，便會(huì)有效的提升這一工作的技術(shù)性。因此，聘用具有專業(yè)能力、綜合素質(zhì)高的管理人員是做好人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的前提條件了。不僅如此，政府部門還要專門委派人員對(duì)管理工作人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，從而在在職中增強(qiáng)他們的工作能力。

2.2 加大檔案管理數(shù)字化建設(shè)

近些年來(lái)，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)都有了飛速發(fā)展，人口和計(jì)劃生育檔案管理工作任務(wù)日漸繁重，而且難度也越來(lái)越高。人口和計(jì)劃生育檔案管理已經(jīng)不僅僅是之前的數(shù)字錄入與登記工作了，現(xiàn)今已經(jīng)增加為了多種不同專業(yè)類型的數(shù)據(jù)分析。在這一背景下，人口和計(jì)劃生育檔案管理必須要引入計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等，發(fā)揮出這些先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從而制定出完整的科學(xué)化管理程序。而在具體的檔案管理工作中，必須要做到：①全方位的整理已有檔案資料，刪除沒(méi)有使用價(jià)值的信息，保留具有挖掘潛力的信息，并重新組合具有關(guān)聯(lián)性的檔案，從而提升其規(guī)范性；②對(duì)已經(jīng)整理好的資料進(jìn)行細(xì)致的分類，并為不同的分類命名，從而使其更加直觀，有效發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索作用。在此過(guò)程中，為進(jìn)一步提高檢索的完整性，分類工作中必須要按照我國(guó)的相關(guān)分類規(guī)范分類、題名；③分級(jí)次著錄，節(jié)省人力資源，提高工作效率。案卷分層次著錄，特別是對(duì)人口報(bào)表等相關(guān)信息的著錄應(yīng)盡可能采取圖表級(jí)。而對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行影音采集刻盤分類管理；④盡可能使用關(guān)鍵詞，縮短檢索時(shí)間。通常情況下，主題詞的查找過(guò)程較為繁瑣，而且效率也不高，因此，應(yīng)盡可能將關(guān)鍵詞取而代之。實(shí)際上，這也就是根據(jù)資料的具體內(nèi)容來(lái)自主對(duì)其進(jìn)行題名，從而找出其中的關(guān)鍵詞。之后，在錄入電腦中后，借助電腦的批量處理功能進(jìn)行相關(guān)的操作。

相關(guān)部門決策層人員必須要對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作有正確的認(rèn)知。明確人口和計(jì)劃生育檔案管理工作自身對(duì)社會(huì)發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的價(jià)值，并將其作為和諧社會(huì)建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一筆難得的資源。相關(guān)部門要提起對(duì)這一工作內(nèi)容的重視，還要提供給一定的資金支持，從而為提高人口和計(jì)劃生育檔案管理質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

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