企業(yè)ERP系統(tǒng)與預(yù)算管理的運(yùn)用

(中國(guó)郵政集團(tuán)公司汕頭市潮南區(qū)分公司，廣東 汕頭 515144)

企業(yè)ERP系統(tǒng)與預(yù)算管理的運(yùn)用

鄭孟雄

(中國(guó)郵政集團(tuán)公司汕頭市潮南區(qū)分公司，廣東 汕頭 515144)

隨著互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的日益成熟，傳統(tǒng)的預(yù)算管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的需求，而ERP系統(tǒng)的應(yīng)用為預(yù)算管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化提供了條件。ERP系統(tǒng)與預(yù)算管理融合逐漸成為企業(yè)預(yù)測(cè)、控制企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效手段。但鑒于我國(guó)預(yù)算管理正處于傳統(tǒng)模式向信息化模式的轉(zhuǎn)變階段，尚缺乏對(duì)ERP系統(tǒng)與預(yù)算管理的結(jié)合研究及企業(yè)實(shí)踐應(yīng)用。本文試圖基于ERP與預(yù)算管理的內(nèi)涵、功能等基礎(chǔ)性闡釋，著重分析預(yù)算管理與ERP結(jié)合運(yùn)用的可行性，及提出相應(yīng)完善建議。期望本文對(duì)推動(dòng)企業(yè)預(yù)算管理信息化發(fā)展有所啟示。

ERP系統(tǒng)；預(yù)算管理；可行性分析

預(yù)算管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分，也是ERP系統(tǒng)的核心部分之一。ERP系統(tǒng)(企業(yè)資源計(jì)劃)是一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)人工、財(cái)務(wù)、銷售、庫(kù)存制造、采購(gòu)等組織資源管理、控制、組織、計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)的集成型系統(tǒng)，其核心是企業(yè)財(cái)務(wù)管理，基礎(chǔ)是信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)途徑是供需鏈集成、資源整合。傳統(tǒng)管理環(huán)境下的預(yù)算管理并不能完全實(shí)現(xiàn)組織資源集成，且集成效率低下，而ERP環(huán)境下預(yù)算管理可以達(dá)成控制、整合組織資源的目的，以獲得規(guī)模經(jīng)濟(jì)。因此，將ERP與預(yù)算管理相結(jié)合研究逐漸成為互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下、供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革背景下的重要主題。本文試圖通過融合研究的可行性分析，尋求二者的結(jié)合點(diǎn)，并提出完善策略。

一、ERP系統(tǒng)與預(yù)算管理概述

預(yù)算管理是財(cái)務(wù)管理的核心，財(cái)務(wù)管理是ERP系統(tǒng)的核心。ERP是我國(guó)目前基于計(jì)算機(jī)技術(shù)，將計(jì)劃、預(yù)算等多項(xiàng)業(yè)務(wù)納入同一個(gè)系統(tǒng)的較為先進(jìn)的企業(yè)管理模式。而預(yù)算管理是一種合理配置資源以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理方法。預(yù)算管理曾經(jīng)經(jīng)歷了手工、電子表格和信息化三個(gè)階段，從傳統(tǒng)以靜態(tài)、單一的預(yù)算管理模式轉(zhuǎn)化為全面的、全方位的預(yù)算管理模式。二者均是組織資源運(yùn)用最大化，即相同的資源觀，ERP是一種最大限度利用組織資源以平衡存、銷、進(jìn)、供、產(chǎn)等各環(huán)節(jié)活動(dòng)的信息化系統(tǒng)，而預(yù)算管理是一種對(duì)所有部門和環(huán)節(jié)組織資源進(jìn)行合理配置以達(dá)到資源效率最大化。ERP系統(tǒng)為全面預(yù)算管理創(chuàng)造了條件，一是ERP系統(tǒng)集成了業(yè)務(wù)流、價(jià)值流、信息流、物流、資金流，它為預(yù)算管理預(yù)測(cè)和合理配置組織資源提供了條件；二是ERP系統(tǒng)是一種具有集中化思想的管理模式，它可以為預(yù)算管理提供一個(gè)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理平臺(tái)。

傳統(tǒng)預(yù)算管理模式之所以要轉(zhuǎn)變?yōu)镋RP管理模式，是因?yàn)榇嬖谌N弊端：一是傳統(tǒng)手工、電子表格預(yù)算仍然局限于事后監(jiān)督，且預(yù)算結(jié)果無法分享與跟蹤，而ERP系統(tǒng)本身具有共享性和系統(tǒng)性特征，益于預(yù)算編制與事后執(zhí)行結(jié)果跟蹤；二是傳統(tǒng)預(yù)算管理模式時(shí)常會(huì)出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，不能及時(shí)反饋信息；三是傳統(tǒng)預(yù)算模式只能明晰簡(jiǎn)單的指標(biāo)關(guān)系，而ERP系統(tǒng)可以處理更為復(fù)雜的預(yù)算信息。

二、預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)融合的可行性分析

1.預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)融合的優(yōu)勢(shì)分析

預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)融合的優(yōu)勢(shì)分析主要可以體現(xiàn)于四方面：一是ERP系統(tǒng)構(gòu)成了預(yù)算管理的關(guān)鍵要素，而ERP系統(tǒng)的事前計(jì)劃與預(yù)測(cè)完成了預(yù)算的編制指標(biāo)分解任務(wù)，ERP系統(tǒng)的對(duì)比與監(jiān)控功能則完成了預(yù)算管理的執(zhí)行監(jiān)督，ERP系統(tǒng)的業(yè)績(jī)分析功能則完成了預(yù)算管理的評(píng)估與反饋。二是預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)間具有高度契合性，一方面二者具有相同的資源觀，另一方面ERP系統(tǒng)是預(yù)算管理順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的產(chǎn)物，預(yù)算管理代表了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)部分，而ERP系統(tǒng)則代表了技術(shù)信息部分；三是預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)間價(jià)值流具有一致性，預(yù)算管理系統(tǒng)與ERP子系統(tǒng)可以完全融合，如ERP市場(chǎng)預(yù)測(cè)與銷售子系統(tǒng)可以合理融合預(yù)算管理的銷售預(yù)算，ERP采購(gòu)子系統(tǒng)可以合理融合預(yù)算管理的采購(gòu)預(yù)算；四是ERP系統(tǒng)極大的提升預(yù)算管理對(duì)戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的貢獻(xiàn)率，根據(jù)美國(guó)的相關(guān)調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，ERP與預(yù)算管理系統(tǒng)融合將會(huì)為企業(yè)帶來制造成本下降12%，減少平均停工待料60%，縮短采購(gòu)期45%，降低誤期率35%，提升準(zhǔn)時(shí)交貨率55%，減少延期交貨率70%，提升庫(kù)存周轉(zhuǎn)率45%，減少庫(kù)存45%。

2.預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)融合的實(shí)踐探索

預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)融合的實(shí)踐探索體現(xiàn)為四方面：第一，庫(kù)存及采購(gòu)預(yù)算的規(guī)范化，多層次ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)不同層次的庫(kù)存管理，用ABC分類法快速準(zhǔn)確計(jì)算訂貨量及采購(gòu)預(yù)警量，保證了數(shù)據(jù)采集與業(yè)務(wù)運(yùn)作的同步，同時(shí)也保障了數(shù)據(jù)自動(dòng)匹配、核對(duì)、實(shí)時(shí)反饋、報(bào)表自動(dòng)生成。第二，成本控制預(yù)算的規(guī)范化，成本中心將成本的編制、審批數(shù)據(jù)傳輸至ERP成本中心，分別由管理會(huì)計(jì)、預(yù)算主管、預(yù)算會(huì)計(jì)、成本中心主管、業(yè)務(wù)分析員六個(gè)環(huán)節(jié)的指標(biāo)審批，而當(dāng)預(yù)算指標(biāo)在某一個(gè)環(huán)節(jié)超額時(shí)，ERP會(huì)自動(dòng)終止指標(biāo)審批，控制過賬。第三，銷售預(yù)算管理的規(guī)范化，分別涉及到票據(jù)處理、裝運(yùn)處理、訂單處理、合同處理等，這些處理環(huán)節(jié)通常會(huì)涉及到ERP系統(tǒng)對(duì)客戶數(shù)據(jù)的維護(hù)、訂單控制、量?jī)r(jià)考核機(jī)制的操作；第四，預(yù)算指標(biāo)分解規(guī)范化，預(yù)算指標(biāo)通常會(huì)分解至產(chǎn)品品種、銷售網(wǎng)點(diǎn)，ERP系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)查詢系統(tǒng)價(jià)格、銷售渠道、品號(hào)、銷售網(wǎng)點(diǎn)等。

三、ERP環(huán)境下完善預(yù)算管理的建議

本文根據(jù)以往文獻(xiàn)及實(shí)踐案例分析發(fā)現(xiàn)，新型體系完善與新型監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新是當(dāng)下企業(yè)在ERP環(huán)境下完善預(yù)算管理急需采取的措施。

1.構(gòu)建適應(yīng)ERP環(huán)境的全面預(yù)算組織體系

構(gòu)建適應(yīng)ERP環(huán)境的全面預(yù)算組織體系，需要優(yōu)先著手于以下三方面措施：

首先，建立由預(yù)算編制和執(zhí)行機(jī)構(gòu)、預(yù)算常設(shè)管理機(jī)構(gòu)、預(yù)算管理委員會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)議構(gòu)成的四級(jí)預(yù)算管理體系。其中預(yù)算管理委員會(huì)是實(shí)施全面預(yù)算管理的最高管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審查總體預(yù)算方案、預(yù)算調(diào)整方案及預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，向經(jīng)理辦公會(huì)議提交預(yù)算方案和預(yù)算調(diào)整方案，組織預(yù)算考核與監(jiān)督。預(yù)算管理委員會(huì)由公司經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師、財(cái)務(wù)管理部門、計(jì)劃管理部門、水質(zhì)管理部門、工程管理部門、采購(gòu)管理部門、審計(jì)部門、企業(yè)管理部門、營(yíng)業(yè)管理部門、生產(chǎn)管理部門及人力資源管理部門等部門負(fù)責(zé)人組成。

其次，明確企業(yè)預(yù)算范圍，企業(yè)所有涉及價(jià)值形式的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，都應(yīng)納入預(yù)算管理，明確預(yù)算目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制；企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)是預(yù)算管理的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，預(yù)算體現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略意圖，并根據(jù)戰(zhàn)略來配置資源和確定預(yù)算管理的范圍；企業(yè)預(yù)算管理應(yīng)當(dāng)以提高經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)、以財(cái)務(wù)管理為核心、以資金管理為重點(diǎn)，全面控制企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

最后，確立預(yù)算執(zhí)行要求，各部門、基層單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)下達(dá)的預(yù)算目標(biāo)，未經(jīng)批準(zhǔn)，各部門、基層單位不得超預(yù)算開支費(fèi)用、超預(yù)算采購(gòu)、超預(yù)算使用資金，如果的確需要預(yù)算外開支的，應(yīng)按企業(yè)資金審批權(quán)限，上報(bào)審批；各部門、基層單位應(yīng)根據(jù)年度預(yù)算指標(biāo)分解為季度計(jì)劃和月度計(jì)劃，上報(bào)至相關(guān)職能部門；基層單位每月上報(bào)企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門當(dāng)月預(yù)算執(zhí)行情況預(yù)測(cè)和下月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；職能部門每季度第二個(gè)月份下旬提交當(dāng)季預(yù)算執(zhí)行情況預(yù)測(cè)，如當(dāng)月實(shí)際情況偏離計(jì)劃，應(yīng)滾動(dòng)調(diào)整以后的月度計(jì)劃，以確保年度預(yù)算指標(biāo)的完成。此外，在ERP中設(shè)置預(yù)算指標(biāo)相應(yīng)科目、維度，自動(dòng)生成預(yù)算結(jié)算單據(jù)；構(gòu)建預(yù)算數(shù)據(jù)模型，利用數(shù)據(jù)+模型分析預(yù)測(cè)預(yù)算準(zhǔn)確率及偏差，便于及時(shí)糾正與跟蹤預(yù)算執(zhí)行。

2.創(chuàng)新信息化預(yù)算監(jiān)管機(jī)制

ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)預(yù)算管理相結(jié)合，衍生出了信息化預(yù)算管理系統(tǒng)，其監(jiān)管也逐漸成為保障二者有效融合的重要措施。企業(yè)要保障二者融合，必須著手于以下三方面措施：

首先，創(chuàng)新聯(lián)動(dòng)監(jiān)管機(jī)制，一是ERP的監(jiān)控功能與部門業(yè)務(wù)功能形成聯(lián)動(dòng)，將預(yù)算目標(biāo)分解至各預(yù)算科目及各部門預(yù)算任務(wù)，并自動(dòng)控制與跟蹤、反饋預(yù)算目標(biāo)完成情況，實(shí)現(xiàn)事中控制；二是實(shí)施重大項(xiàng)目聯(lián)動(dòng)監(jiān)管機(jī)制，在內(nèi)外部、上下級(jí)之間充分實(shí)現(xiàn)橫向、縱向的協(xié)調(diào)配合，將所有部門預(yù)算數(shù)據(jù)均列入ERP系統(tǒng)監(jiān)控范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)跟蹤，一方面實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)預(yù)算的相互反饋、有效互補(bǔ)，另一方面建立監(jiān)控聯(lián)動(dòng)機(jī)制，信息、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)溝通，有效整合各自資源優(yōu)勢(shì)，共同參與項(xiàng)目檢查，形成監(jiān)督合力。

其次，創(chuàng)新科技監(jiān)管機(jī)制，積極拓展和提高計(jì)算機(jī)在預(yù)算監(jiān)管領(lǐng)域的應(yīng)用和使用層次，搭建預(yù)算數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)ERP信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳輸與對(duì)接，促進(jìn)預(yù)算數(shù)據(jù)的共享與監(jiān)測(cè)。加快ERP信息系統(tǒng)建設(shè)，完善預(yù)算數(shù)據(jù)分類監(jiān)管模型，通過“數(shù)據(jù)+模型分析”的數(shù)據(jù)化監(jiān)管模式，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、動(dòng)態(tài)監(jiān)控。同時(shí)，利用ERP信息管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控預(yù)警功能，指導(dǎo)企業(yè)監(jiān)管、財(cái)務(wù)、信息等各部門及時(shí)處置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，形成隔日或即時(shí)的“數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)一疑點(diǎn)預(yù)警一指導(dǎo)篩查一查處反饋”的新型監(jiān)管機(jī)制，形成系統(tǒng)合力，提高監(jiān)管效能。

最后，構(gòu)建新型預(yù)算違規(guī)、激勵(lì)及信息安全機(jī)制，一是在ERP信息系統(tǒng)操作部門、財(cái)務(wù)部門引入經(jīng)濟(jì)審計(jì)監(jiān)管，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)審計(jì)在預(yù)算部門全覆蓋，使經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)從離任審計(jì)向任中審計(jì)，從事后監(jiān)督向事中、事前監(jiān)督的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)預(yù)算人員監(jiān)督的常態(tài)化、長(zhǎng)效化；二是對(duì)ERP信息系統(tǒng)開展科技信息監(jiān)管，組織開展對(duì)企業(yè)信息科技治理、信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理、信息安全、信息系統(tǒng)開發(fā)以及測(cè)試和維護(hù)等方面內(nèi)部控制建立健全狀況和執(zhí)行效果以及風(fēng)險(xiǎn)狀況的監(jiān)管；三是落實(shí)違規(guī)責(zé)任追究，對(duì)所有預(yù)算部門要按照誰檢查誰落實(shí)問責(zé)的工作原則，切實(shí)抓好對(duì)違規(guī)行為的處理處罰，發(fā)現(xiàn)謊報(bào)、瞞報(bào)預(yù)算資料或者部門串通預(yù)算作假者，加大問責(zé)力度，對(duì)ERP系統(tǒng)操作人員、預(yù)算管理人員同時(shí)追責(zé)。

四、結(jié)語

預(yù)算管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心，傳統(tǒng)預(yù)算管理模式具有預(yù)算不及時(shí)、事前監(jiān)管、預(yù)算量大等弊端，且在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，預(yù)算管理必須結(jié)合信息化管理。而ERP系統(tǒng)正好契合預(yù)算管理的發(fā)展趨勢(shì)，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)預(yù)算管理模式的不足。本文基于對(duì)ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)預(yù)算管理模式融合的優(yōu)勢(shì)與實(shí)踐探索分析，著重從預(yù)算體系完善與信息化監(jiān)管機(jī)制兩方面提出優(yōu)化建議。但限于實(shí)踐案例有限，本文并未以實(shí)際案例分析論證本文建議的實(shí)踐指導(dǎo)作用，建議后續(xù)研究進(jìn)一步深入探討本文建議的實(shí)用性。

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