淺談如何做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)工作

烏 云

(內(nèi)蒙古國際蒙醫(yī)醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

淺談如何做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)工作

烏 云

(內(nèi)蒙古國際蒙醫(yī)醫(yī)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)是信息建設(shè)的重要組成部分，是民族醫(yī)醫(yī)院參與國民經(jīng)濟和社會信息化的具體體現(xiàn)，也是推動科技進步，提高醫(yī)療服務(wù)效率的必然選擇。因此，必須做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案的信息化建設(shè)工作。

民族醫(yī);醫(yī)院;行政;檔案;信息化;建設(shè)

1 引言

民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案是指民族醫(yī)醫(yī)院在籌備、建設(shè)、發(fā)展、運營及改擴建過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、圖片、協(xié)議、合同、聲像、影像等不同形式不同分類的原始記錄與記載。在現(xiàn)代民族醫(yī)醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展、運營及改擴建過程中，做好行政檔案管理工作是一個醫(yī)院科學(xué)、健康、繁榮、發(fā)展的重要前提，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的重要保障。我們必須高度重視民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)和規(guī)范管理工作。

2 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

2.1 認識方面的現(xiàn)狀。省級、自治區(qū)級民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案正在建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫，部分行政檔案已經(jīng)完成錄入，還有一些醫(yī)院還沒有開始行政檔案的信息化建設(shè)工作。

2.2 專職檔案管理員的現(xiàn)狀。有些單位名譽上設(shè)了檔案專職管理人員，實際上檔案專職管理人員兼職過多，精力不能集中，大部分工作人員都是在忙完業(yè)務(wù)性工作之后再抽時間歸納和整理行政檔案，行政檔案的信息化薄弱。

2.3 專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)水平方面的現(xiàn)狀。從事檔案管理人員知識與計算機專業(yè)知識掌握不足，在檔案管理軟件的應(yīng)用上比較困難，檔案管理軟件在其工作中不僅沒有減輕他們的勞動強度，反而增加了他們的工作負擔(dān)，這就勢必會影響檔案室信息建設(shè)的進程，影響行政檔案信息化建設(shè)在辦公自動化(OA)系統(tǒng)作用的發(fā)揮。

3 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

3.1 行政檔案信息化管理機制和制度不完善。經(jīng)過對我區(qū)民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析，在檔案信息化管理中，主要表現(xiàn)出分散、混亂，缺乏有效地管理機制。還有醫(yī)院并沒有建立醫(yī)院行政檔案管理制度。有些民族醫(yī)醫(yī)院在成立檔案室時，將醫(yī)院文書檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等進行了分類存檔，檔案的收集及整理的工作都是由各部門負責(zé)完成的。這種傳統(tǒng)的檔案存檔管理模式極易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，現(xiàn)已很難適應(yīng)現(xiàn)代化民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理的要求。

3.2 行政檔案管理的軟件缺乏通用性。隨著信息技術(shù)和計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，行政檔案管理軟件的研發(fā)力度逐步加大。雖然這些管理軟件能夠滿足檔案管理的基本要求，但是從檔案管理信息化的發(fā)展趨勢上看，現(xiàn)階段的檔案管理軟件難以滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)(OA系統(tǒng))一體化的發(fā)展需要。此外，檔案部門使用的計算機型號不一、規(guī)格各異，其各自應(yīng)用和開發(fā)的檔案管理軟件不能相互協(xié)調(diào)通用，嚴重降低了檔案信息的共享性，制約了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

3.3 行政檔案的安全性和保密性有待于加強。隨著行政檔案管理工作從簡單的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的電子檔案管理形式，也為檔案的安全性和保密性帶來了一定的危機和挑戰(zhàn)。電子檔案在操作上容易被其他人進行竊取、篡改、刪除、損壞，這就增加了行政檔案資料泄露或者被破壞的風(fēng)險。與此同時，計算機技術(shù)相對復(fù)雜，需要專業(yè)人員進行操作。因電子檔案文件的結(jié)構(gòu)相對復(fù)雜，儲存方式也多種多樣，如遇到突發(fā)情況，計算機系統(tǒng)死機，病毒侵害等就會導(dǎo)致電子檔案損壞甚至丟失。

3.4 行政檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平有待提高。在民族醫(yī)醫(yī)院從事行政檔案管理的專業(yè)型技術(shù)人才和相關(guān)培訓(xùn)較少?，F(xiàn)階段民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)不足，現(xiàn)有的民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理工作缺乏自主創(chuàng)新能力，多數(shù)人滿足于現(xiàn)狀，很難有效地發(fā)揮創(chuàng)新的積極作用。

4 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設(shè)的主要方法措施

4.1 加強行政檔案的信息化建設(shè)。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化管理的最終目標(biāo)就是為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的有效共享，使檔案的價值得以最大程度的發(fā)揮。一是，應(yīng)當(dāng)借助先進的計算機信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的辦公自動化處理，從而使檔案、資料、文件、圖片、影像等資源真正的實現(xiàn)一體化管理，這樣有利于確保檔案信息的高速檢索。同時應(yīng)對不同載體的檔案，如文字類、圖像類、影像類等進行數(shù)字化存儲。二是，應(yīng)借助計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的遠程、無障礙的傳輸和交流，從而達到高度的信息資源共享。

4.2 加快行政檔案管理軟件系統(tǒng)的研發(fā)。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理軟件開發(fā)工作是加強優(yōu)化民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的主要環(huán)節(jié)。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理軟件作為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重點難點，對醫(yī)院而言，文件管理軟件開發(fā)，需要充分結(jié)合醫(yī)院實際情況，根據(jù)醫(yī)院的基本情況和特點，建立適合醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)軟件。

4.3 建立健全行政檔案信息安全保障體系。不斷加強檔案信息存儲和使用安全。不斷提高行政檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識。為了防范黑客和非法用戶對行政檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的入侵，應(yīng)當(dāng)采取有效地技術(shù)手段和管理措施，加強對用戶的身份認證，通過密匙管理等手段保護系統(tǒng)安全。同時，還要加強對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)控，并加裝最新版本的殺毒軟件來確保檔案信息的安全。

4.4 加大行政檔案管理人才隊伍的培養(yǎng)。行政檔案管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的主力軍，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作有著非常大的影響。由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用越來越普及，這就要求檔案管理人員不但要了解并熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識，還要掌握現(xiàn)代化技術(shù)。因此，行政檔案管理人員除了具備專業(yè)的檔案管理知識的同時也應(yīng)該具備計算機、網(wǎng)絡(luò)等知識，還要努力提升自己的綜合素質(zhì)。同時，民族醫(yī)醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)在行政檔案管理上應(yīng)高度重視檔案專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)和栽培。

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[3]崔東.加強中小型醫(yī)院檔案管理工作[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2005(02)

[4]許劍波，姚云華.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2010(01).

烏云，女，蒙古族，(1984-),畢業(yè)于內(nèi)蒙古大學(xué)文學(xué)與傳播學(xué)院，獲漢語言文字學(xué)碩士學(xué)位。從事檔案管理及相關(guān)行政工作。電子郵箱：714958885@qq.com

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1006-6810(2017)06-0066-02

2017年3月2日收稿

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