編撰企業(yè)年鑒建好“微型檔案室”

□ 文/楊文宇

編撰企業(yè)年鑒建好“微型檔案室”

□ 文/楊文宇

企業(yè)年鑒是一種記載和反映企業(yè)一年中重大事件和主要信息的、按年度連續(xù)出版的綜合性、資料性工具書。作為年鑒大家族中的一員， 企業(yè)年鑒同綜合年鑒、專業(yè)年鑒、行業(yè)年鑒等一樣，具有時限性、連續(xù)性、綜合性和權(quán)威性的特點，是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和改革發(fā)展等各領(lǐng)域全貌的“年度百科全書”，是了解企業(yè)歷史的“微型檔案室”，是企業(yè)文化的重要組成部分，在對外傳播企業(yè)形象和服務(wù)企業(yè)全面建設(shè)中都能發(fā)揮獨特作用。

以考核和獎懲提升年鑒工作組織水平

從一些企業(yè)的編寫經(jīng)驗看，哪些企業(yè)剛性要求多，這些企業(yè)年鑒的水平就會提高；哪些企業(yè)堅持嚴格把供稿質(zhì)量關(guān)，其年鑒就更具有可讀性。把年鑒工作納入年度工作考核中，是大多數(shù)企業(yè)加強年鑒組織領(lǐng)導(dǎo)工作的共同做法。主要有五個方面：一是從加強對年鑒立項和責(zé)任部門的領(lǐng)導(dǎo)著手，把企業(yè)年鑒工作列入當年的任務(wù)清單，進入議事日程，進入相關(guān)機構(gòu)或部門的工作部署。二是加強對機制和隊伍的組織領(lǐng)導(dǎo)。組建工作隊伍，建立符合本單位工作特點的工作機制，使年鑒工作有章可循，全年任務(wù)有部署、有督促、有總結(jié)。三是加強對供稿工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，落實撰稿與審稿責(zé)任人。四是要加強對進度和質(zhì)量的組織領(lǐng)導(dǎo)，制訂進度管理表，落實質(zhì)量管控要求，跟蹤用戶的反饋意見。五是下屬單位較多的企業(yè)要加強協(xié)作與配合，必要時成立協(xié)作組等協(xié)同工作機制，也可以建立專家組給予智力支持。

實際工作中，有的企業(yè)將年鑒編撰列入企業(yè)的雙文明建設(shè)考核，有的企業(yè)通過組織終審會和評獎的辦法加大審核與獎勵力度，有的企業(yè)通過光榮榜或在編寫條目后留下名字的做法增強榮譽感，讓編撰人員體會這項事業(yè)的價值。還有的企業(yè)還組織開展年鑒評比，調(diào)動企業(yè)和編撰人員的積極性。

以良好工作機制確保年鑒工作的持續(xù)性

培育良好工作機制是年鑒進入實質(zhì)性編寫環(huán)節(jié)的制度性保障。包括三個方面：

1. 建立完善規(guī)章制度。一要建立年鑒編輯方案送審制。在確定經(jīng)費預(yù)算后，應(yīng)根據(jù)需要制定框架設(shè)計及分工、人物條目和圖片資料征集提要等送審。二要建立年鑒資料提供網(wǎng)絡(luò)制。構(gòu)建企業(yè)和專兼職撰稿人員聯(lián)系與培訓(xùn)機制。三要建立年鑒質(zhì)量控制責(zé)任制。實行年鑒資料提供署名制，編輯責(zé)任制和欄目署名制，自校、互校和主編通校責(zé)任制，專業(yè)人員裝幀設(shè)計把關(guān)制，印刷質(zhì)量合同條款約束制，以及多審定稿制等。

2. 實行流程化管理。把計劃、組稿、編輯、總纂、審稿、校對、錄入排版等頭緒眾多的工序落實到時間管理、步驟管理和節(jié)點管理上，實現(xiàn)年鑒編纂的流程化。A、以項目周期概念劃分年鑒的流程模塊，在“計劃階段”，重點是人、財、物力的準備和任務(wù)計劃書的制訂。在“實施階段”，重點是年鑒的組稿、編輯、審讀、校對等付印前的工作。在“收尾階段”，重點是交付印刷、內(nèi)部或公開發(fā)行，進行歸納總結(jié)。B、在每一個階段，都進一步細分工作環(huán)節(jié)。比如將“實施階段”細分為組稿、原稿編輯、總纂、一校審讀、二校審讀、三校、換校、機校、終校、美術(shù)設(shè)計、錄入排版、編委會審定、上級審定等工作環(huán)節(jié)。C、時間管理。包括進度管理和工期管理。

3. 加強橫向溝通交流。加強橫向溝通交流包括企業(yè)或集團內(nèi)部年鑒工作部門和人員之間的業(yè)務(wù)交流、不同企業(yè)之間的工作交流、企業(yè)年鑒與其他年鑒間的工作交流、學(xué)習(xí)和借鑒國外同行或同類年鑒的編輯經(jīng)驗。橫向溝通交流的內(nèi)容可以是編輯方面的、撰稿與組稿方面的、裝幀設(shè)計方面的，也可以是規(guī)章制度建設(shè)、人員建設(shè)、組織領(lǐng)導(dǎo)方面的。交流的形式可以是年鑒成品借鑒、展覽會、登門拜訪、座談或研討會、舉辦培訓(xùn)班等。

把創(chuàng)新發(fā)展作為培育年鑒核心競爭力的有效抓手

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，公眾獲取信息的手段和方式多種多樣。企業(yè)年鑒必須順應(yīng)時代要求，貼近用戶，不斷創(chuàng)新。

1. 擁抱數(shù)字化時代。企業(yè)年鑒的數(shù)字化多數(shù)采用兩種形式：一種是把年鑒信息儲存在磁盤和光盤上成為電子出版物；另一種是應(yīng)用超文本和多媒體技術(shù)，制成有文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像、動畫與實況視頻的多媒體電子版。是否發(fā)展電子版而停止紙質(zhì)版，取決于每一家企業(yè)自身的需求，但應(yīng)當看到數(shù)字化的發(fā)展趨勢。

2. 適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化要求。隨著因特網(wǎng)的發(fā)展，年鑒進入多層次、多角度、全方位信息體驗的網(wǎng)絡(luò)時代。有的企業(yè)開始在網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建自己的主頁，有的年鑒還建立了自己的專用數(shù)字平臺。網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的基礎(chǔ)就是海量數(shù)據(jù)庫，企業(yè)年鑒本身是一個編輯規(guī)范、連續(xù)出版的信息集合體，進行數(shù)字化嫁接相對容易，年鑒數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用后更便于搜索、查詢。

3. 觀念和模式創(chuàng)新。一是增強版權(quán)意識。企業(yè)年鑒的優(yōu)勢是內(nèi)容價值，所以對于內(nèi)容應(yīng)有版權(quán)意識。二是技術(shù)開發(fā)質(zhì)量。傳統(tǒng)出版需要優(yōu)質(zhì)的印刷保證質(zhì)量，數(shù)字出版同樣需要選擇優(yōu)質(zhì)的技術(shù)開發(fā)商和相應(yīng)的服務(wù)支持。三是培養(yǎng)一批新型復(fù)合型人才。既具有過硬編輯業(yè)務(wù)能力，又了解數(shù)字出版技術(shù)。四是探索新的服務(wù)模式。在專業(yè)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)的支持下，可以按需出版、網(wǎng)絡(luò)出版，可以豐富內(nèi)容傳播形式，滿足企業(yè)多樣化的使用需求。

4. 善用社會力量和社會資源。企業(yè)可以嘗試通過招投標、購買社會服務(wù)的方式辦年鑒，讓專業(yè)單位和人員干專業(yè)的事。對于還沒有開展年鑒編撰的企業(yè)，不一定要走傳統(tǒng)方式編纂出版年鑒的老路，可考慮直接推出網(wǎng)絡(luò)版年鑒，投入少、見效快、影響大。

5. 推進理論創(chuàng)新。與企業(yè)年鑒相關(guān)的檔案理論、出版理論、企業(yè)文化理論、品牌理論等都在不斷發(fā)展，企業(yè)年鑒工作所依賴的基礎(chǔ)理論當然也相應(yīng)地需要創(chuàng)新。推進理論研究和學(xué)科建設(shè)，需要發(fā)揮企業(yè)年鑒參與者的作用，也需要發(fā)揮學(xué)會、協(xié)作組等平臺的作用，使企業(yè)年鑒工作始終運行在科學(xué)化軌道上。

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