跨越時間與空間的高效協(xié)同

韓占濤

一、企業(yè)概況

中國路橋工程有限責(zé)任公司（英文縮寫CRBC）是中國最早進(jìn)入國際工程承包市場的四家大型國有企業(yè)之一，主要從事國內(nèi)、國際道路、橋梁、港口、鐵路、機(jī)場、隧道、水工、市政、疏浚等工程承包，兼具投資、實(shí)業(yè)、貿(mào)易、租賃、服務(wù)等業(yè)務(wù)，在亞洲、非洲、歐洲、美洲60多個國家和地區(qū)設(shè)立了分支機(jī)構(gòu)，承建了如蒙內(nèi)鐵路、喀喇昆侖公路、澤蒙博爾察大橋等多個有地區(qū)和國際影響力的標(biāo)志性建筑，榮獲多項(xiàng)國內(nèi)、國際大獎?！癈RBC”作為國際工程承包界的知名品牌，享譽(yù)世界。

二、平臺建設(shè)情況

（一）建設(shè)背景

2012年之前，中國路橋使用的原OA系統(tǒng)僅能實(shí)現(xiàn)三條公司級審批流程，其余文件審批傳閱仍使用紙質(zhì)版，而與海外機(jī)構(gòu)之間的文件往來更是需要把紙質(zhì)版掃描后，再經(jīng)過電子郵件傳輸。隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展，這種相對落后的方式對提升辦公效率的制約也越來越明顯，且原有系統(tǒng)在功能與拓展性方面，也無法滿足公司行政管理向部門與海外機(jī)構(gòu)延伸的需求。因此，公司開始著手新協(xié)同辦公管理平臺的建設(shè)工作。

（二）建設(shè)歷程

中國路橋根據(jù)對當(dāng)前管理現(xiàn)狀的清晰掌握，明確新協(xié)同辦公管理平臺的建設(shè)主要聚焦四方面內(nèi)容：OA系統(tǒng)、移動OA、即時通訊、電子郵件。通過市場調(diào)研與產(chǎn)品測試應(yīng)用，中國路橋最終選擇了配置更加靈活的泛微e-cology協(xié)同辦公產(chǎn)品、e-mobile移動辦公產(chǎn)品，以及成熟穩(wěn)定的騰訊即時通RTX、騰訊企業(yè)郵，共同組成了新協(xié)同辦公管理平臺，2012年中開始實(shí)施，2013年1月正式上線。

三、平臺應(yīng)用效果

（一）三大類流程組與五大門戶

平臺共分為日常工作、公文流程、業(yè)務(wù)流程三大類流程組。日常工作流程組主要包含新聞類、通知公告類、請假類、行政事務(wù)類等日常審批；公文流程組主要包含公司、黨委、紀(jì)委、工會、團(tuán)委、董事會、部門、海外機(jī)構(gòu)的發(fā)文、收文、簽報、函、紀(jì)要等公文類審批；業(yè)務(wù)流程組主要包含兩部分，一是集成了公司各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的審批流程，二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)暫未包含的業(yè)務(wù)審批流程。

平臺共建有五大門戶，分別為公司新聞、公文流轉(zhuǎn)、黨建工作、財務(wù)工作與交流園地。公司新聞門戶主要包含公司新聞、通知公告、領(lǐng)導(dǎo)出行、駐外機(jī)構(gòu)與項(xiàng)目動態(tài)、集團(tuán)動態(tài)、專題專欄、以及黨建工作與交流園地兩個門戶的重要內(nèi)容；公文流轉(zhuǎn)主要包含流程的待辦、待閱、已辦、辦結(jié)等事宜、以及行政發(fā)文和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等內(nèi)容；黨建工作門戶包含公司黨委工作動態(tài)、基層組織工作動態(tài)、黨建專題、廉政、黨員發(fā)展、道德講堂、理論研究等內(nèi)容；財務(wù)工作門戶為財務(wù)會計(jì)部與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)專屬門戶；交流園地包含企管、工會、法制、青年、宣傳、教育培訓(xùn)、合規(guī)與風(fēng)險、信息化等園地內(nèi)容。

（二）突破時間與空間限制

中國路橋作為一家國際化企業(yè)，總部與海外機(jī)構(gòu)、海外機(jī)構(gòu)之間因時差與距離的限制一直存在溝通困難、難以協(xié)同等問題。通過該平臺建設(shè)，第一次真正有效的突破時間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)了全公司各單位的高效協(xié)同，也是公司第一個全球成功推廣使用的信息系統(tǒng)。

平臺實(shí)現(xiàn)了電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)向各海外機(jī)構(gòu)和機(jī)關(guān)部門的內(nèi)部延伸，將海外機(jī)構(gòu)和公司總部之間往來文件及部門內(nèi)部文件處理電子化、流程化，有效提升了公文流轉(zhuǎn)效率和督辦能力；直接或間接實(shí)現(xiàn)公司總部及海外機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)審批事項(xiàng)的網(wǎng)上辦理，提高了審批、報送效率。

（三）實(shí)現(xiàn)自動與透明化流程

平臺可通過靈活的主子流程配置，將公司內(nèi)部流程整體串聯(lián)起來，例如，公司下發(fā)文件，在公司發(fā)文流程歸檔后會自動觸發(fā)機(jī)關(guān)部門與海外機(jī)構(gòu)的收文流程，部門與機(jī)構(gòu)文員會在待辦事宜中自動生成一條待辦信息，信息可通過移動OA和即時通RTX彈出提示，便于文員第一時間辦理收文。

同時，主子流程之間可隨時查看相關(guān)流程的辦理進(jìn)度與審批意見，透明化的流程追蹤模式，極大的提高了協(xié)同辦公效率。另外，平臺提供全程可視化流程配置，可在流程運(yùn)行期間實(shí)時調(diào)整流程，便于支撐流程優(yōu)化與管理提升。

（四）兼顧信息安全與網(wǎng)絡(luò)加速

一直以來，中國路橋由于大部分海外機(jī)構(gòu)所在國家網(wǎng)絡(luò)通訊條件比較差，網(wǎng)絡(luò)通訊速度比較慢，信息安全更無法保障，致使中國路橋采用信息化手段延伸管控長度、提升管控深度、強(qiáng)化管控精度的目標(biāo)難以有效落實(shí)。

通過此次平臺建設(shè)，中國路橋以較少的成本引入了加速網(wǎng)關(guān)與SSL VPN軟硬件相結(jié)合的解決方案。海外機(jī)構(gòu)通過部署加速網(wǎng)關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)異地網(wǎng)絡(luò)局域網(wǎng)對局域網(wǎng)的通訊，使海外機(jī)構(gòu)的電腦開機(jī)即可與中國路橋總部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行通訊，直接通過內(nèi)網(wǎng)IP地址訪問中國路橋內(nèi)網(wǎng)中的協(xié)同辦公管理平臺，數(shù)據(jù)通過緩存技術(shù)進(jìn)行訪問加速，并通過隧道技術(shù)，數(shù)據(jù)加密和用戶認(rèn)證來保障信息安全。同時，針對項(xiàng)目人員，出差人員使用SSL VPN與總部內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行連接，通過SSL VPN構(gòu)建的加密通道與中國路橋總部進(jìn)行信息交互。通過兩種方案的結(jié)合，既保證了平臺中的數(shù)據(jù)安全，又有效地提高了系統(tǒng)訪問速度。

（五）多維系統(tǒng)集成

1、平臺與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，統(tǒng)一流程待辦，統(tǒng)一審批入口，統(tǒng)一流程查詢；

2、平臺與檔案系統(tǒng)集成，可以通過自動或手動方式，將歸檔流程審批單、正文與附件等信息傳輸給檔案系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫；

3、平臺與AD域、HR系統(tǒng)集成，平臺中的組織架構(gòu)及人員信息通過HR系統(tǒng)同步，無需另外添加，減輕了人事人員的工作量；人員的登錄驗(yàn)證通過AD域集成，實(shí)現(xiàn)權(quán)限集中化管理、資源同步共享優(yōu)化；

4、平臺內(nèi)部OA系統(tǒng)與RTX集成，將OA系統(tǒng)中的組織架構(gòu)和人員及時同步到RTX中，實(shí)現(xiàn)組織架構(gòu)內(nèi)人員的消息即時互通，新到達(dá)流程的及時提醒；

5、平臺內(nèi)部RTX與企業(yè)郵箱集成，實(shí)現(xiàn)RTX中顯示信封圖標(biāo)，并提示未讀郵件個數(shù)，點(diǎn)擊信封圖標(biāo)自動登錄企業(yè)郵箱；

6、RTX與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，通過RTX可單點(diǎn)登錄到所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

（六）實(shí)時移動辦公

平臺實(shí)現(xiàn)了移動化應(yīng)用的功能擴(kuò)展。通過e-mobile，員工可以在任何時間、任何地點(diǎn)通過智能終端實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)審批、日程實(shí)時安排、信息及時推送、客戶動態(tài)管理、數(shù)據(jù)追蹤查找、新聞公告瀏覽等日常工作。

（七）全面高效協(xié)同

在平臺功能的構(gòu)建方面，前臺用戶主要涉及我的流程、我的知識、我的人事、我的會議、我的查詢、我的應(yīng)用、我的報表、信息中心等功能模塊。管理員可以通過工作流程、知識管理、人力資源、門戶管理、設(shè)置中心等模塊實(shí)現(xiàn)流程配置、報表定義、門戶設(shè)計(jì)、權(quán)限分配、集成配置等后臺功能，全面支撐前臺用戶的高效協(xié)同。

四、經(jīng)驗(yàn)分享

1、深入分析管理短板，明確協(xié)同管理平臺的定位。從選擇產(chǎn)品到落實(shí)合同、項(xiàng)目進(jìn)場、系統(tǒng)上線，僅用了1年不到的時間。這得益于中國路橋?qū)芾砬闆r、難點(diǎn)重點(diǎn)非常清楚，在此基礎(chǔ)上對新協(xié)同管理平臺的需求有十分明確的定位。帶著清晰的目的去尋找軟件供應(yīng)商，去落地項(xiàng)目方案，更加能夠事半功倍。

2、充分溝通，讓對方清楚企業(yè)訴求。就協(xié)同辦公管理平臺實(shí)施的難度來說，相比其他組織，國企的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)更多，每一個環(huán)節(jié)都需要與廠商充分溝通，保證對方明確需求，必要時要求對方制作樣例，確保雙方盡快達(dá)成一致，推動項(xiàng)目落地。

3、成熟產(chǎn)品，盡量減少定制開發(fā)。在項(xiàng)目初期，中國路橋?yàn)榱俗屍脚_更加適應(yīng)公司各種管理與使用習(xí)慣，對平臺進(jìn)行了大量的定制開發(fā)，使后續(xù)版本升級變得極為困難。因此，我們的經(jīng)驗(yàn)是采用通用成熟產(chǎn)品時要做好需求分析，盡量通過優(yōu)化自身管理流程、適應(yīng)平臺操作等方式，減少定制開發(fā)內(nèi)容，增強(qiáng)產(chǎn)品后續(xù)維護(hù)與升級的適應(yīng)性。

五、未來展望

平臺上線以來，已平穩(wěn)使用了近5年時間，e-cology6.0也成為了老版本，考慮到最新版本的集成能力、新功能與跨瀏覽器等新特性，中國路橋已經(jīng)開始著手升級最新版本e-cology8.0。

同時，隨著移動辦公的普及，目前中國路橋正在建設(shè)統(tǒng)一的移動辦公平臺，屆時將在移動設(shè)備上實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一待辦、企業(yè)微信、簡單實(shí)用的輕應(yīng)用等功能，打造以協(xié)同辦公管理平臺為主，移動辦公平臺為輔的雙平臺辦公支撐體系，進(jìn)一步提升中國路橋整體協(xié)同辦公效率。endprint