互聯(lián)網(wǎng)背景下的移動(dòng)OA協(xié)同在高職院校中的應(yīng)用與研究

張守麗++黃建鵬

摘要：移動(dòng)OA協(xié)同作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要部分，改善現(xiàn)代信息化建設(shè)與教學(xué)管理中存在的欠缺，提高辦公管理效果，節(jié)約成本。該文主要闡述移動(dòng)OA協(xié)同在高職院校教學(xué)管理應(yīng)用的必要性、移動(dòng)OA協(xié)同的發(fā)展現(xiàn)狀和移動(dòng)OA協(xié)同應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)分析三個(gè)方面進(jìn)行，討論了移動(dòng)OA協(xié)同在高職院校中的應(yīng)用，使得移動(dòng)OA更好地為教學(xué)和管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的共享化、信息化、現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；高職院校；移動(dòng)OA；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）32-0087-02

在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，全球互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用普及，社會(huì)正向信息化快速邁進(jìn)。高職院校信息化也隨之迅猛發(fā)展，數(shù)字化校園已深入各個(gè)高職院校，在互聯(lián)網(wǎng)背景下建立應(yīng)用平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)可靠、信息安全、半開放、實(shí)用性、高效性的互聯(lián)網(wǎng)管理信息系統(tǒng)，為教學(xué)管理部門提供無紙化、現(xiàn)代化的辦公環(huán)境及綜合互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)，提高辦公效率和教學(xué)與管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)口部門業(yè)務(wù)工作的快速化、規(guī)范化、無紙化、標(biāo)準(zhǔn)化[1]。

辦公自動(dòng)化（Office Automation簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公設(shè)備與計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)功能結(jié)合起來的一種定點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，是社會(huì)信息化的產(chǎn)物。通過平臺(tái)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工之間、部門之間可跨地點(diǎn)、事件協(xié)同工作，使信息快速傳遞、交流和共享，提高辦公的高效率。管理和教學(xué)部門移動(dòng)OA可以在移動(dòng)終端來實(shí)現(xiàn)，是將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與現(xiàn)代化辦公結(jié)合起來的一種新的辦公方式的應(yīng)用，簡(jiǎn)化部門之間的溝通，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程辦公，并提高了辦公效率。

1 移動(dòng)OA協(xié)同在高職院校教學(xué)管理應(yīng)用的必要性

1） 為保證高職院校教學(xué)與管理工作的正常運(yùn)行，應(yīng)將教學(xué)與管理中各個(gè)方面綜合信息資源進(jìn)行有效管理與控制，以分析教學(xué)與管理情況、制定教學(xué)與管理制度、保證教學(xué)與管理質(zhì)量評(píng)價(jià)體系等工作進(jìn)行為基礎(chǔ)。只有落實(shí)好教學(xué)與管理工作，才能順利進(jìn)行教學(xué)管理研究和改革，提高教學(xué)與管理質(zhì)量。最近幾年，在高職院校注冊(cè)入學(xué)形勢(shì)下，教學(xué)管理體制和學(xué)生培養(yǎng)機(jī)制也隨之改變，高職院校教學(xué)與管理部門將面臨信息分析與處理的冗雜，傳統(tǒng)的教學(xué)與管理模式已無法滿足現(xiàn)代教學(xué)與管理改革形勢(shì)的發(fā)展和工作需求，改變?cè)械慕虒W(xué)與管理模式，需推進(jìn)應(yīng)用移動(dòng)OA互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)平臺(tái)。移動(dòng)辦公OA平臺(tái)的推進(jìn)與使用為實(shí)現(xiàn)高職院校教學(xué)與管理工作現(xiàn)代化、快速化、有效化提供了技術(shù)應(yīng)用，減少了不必要的工作時(shí)間浪費(fèi)和精力。為適應(yīng)現(xiàn)代高職院校辦公需求，移動(dòng)OA平臺(tái)正是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的改革，是高職院校教學(xué)與管理實(shí)現(xiàn)信息化的趨勢(shì)。

2） 移動(dòng)辦公OA協(xié)同在高職院校教學(xué)與管理中的應(yīng)用是將教學(xué)管理工作進(jìn)行有效的管理與控制，充分將各類信息資源互通利用。移動(dòng)OA協(xié)同在高職院校管理中主要分為協(xié)同、公文管理、查詢統(tǒng)計(jì)、公告、會(huì)議管理、文檔中心、文化建設(shè)、HR管理以及綜合辦公等幾大模塊，主要功能為文件傳閱審批、日常管理、會(huì)議安排、文件歸檔、文件傳遞、通訊交流、借款報(bào)銷、考勤管理、辦公設(shè)備管理以及工作計(jì)劃等功能，提高了高職院校各部門的教學(xué)與管理效率和質(zhì)量，確保了教學(xué)與管理工作的順利進(jìn)行。

2 移動(dòng)OA協(xié)同的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 移動(dòng)OA協(xié)同國(guó)外的發(fā)展情況

最早的英文術(shù)語Office Automation（簡(jiǎn)稱OA）是美國(guó)在20世紀(jì)60年代初提出的，被譯為“辦公室自動(dòng)化”。隨著辦公室信息處理中越來越多地使用計(jì)算機(jī)，20世紀(jì)70年代中期美國(guó)又出現(xiàn)了Office Information System，縮寫OIS，中文譯為“辦公室信息系統(tǒng)”[2]。辦公自動(dòng)化技術(shù)在80年代發(fā)展迅猛，并被許多國(guó)家逐漸引入和推廣使用。

2.2 移動(dòng)OA協(xié)同國(guó)內(nèi)的發(fā)展現(xiàn)狀

2.2.1 移動(dòng)OA協(xié)同國(guó)內(nèi)的發(fā)展情況

我國(guó)移動(dòng)辦公OA的主要的發(fā)展和應(yīng)用過程分為三個(gè)階段：第一階段是從20世紀(jì)80年代中期到90年代中期，以辦公套件和PC機(jī)為主要代表，寫作文檔實(shí)現(xiàn)電子化和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式轉(zhuǎn)向比特方式的第一代辦公OA系統(tǒng)平臺(tái)。第二階段是從90年代中期以移動(dòng)協(xié)同辦公和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為主的自動(dòng)化工作流程，將傳統(tǒng)的手工方式收發(fā)文件轉(zhuǎn)為自動(dòng)化方式工作流的第二代移動(dòng)OA系統(tǒng)平臺(tái)。第三階段是知識(shí)管理、業(yè)務(wù)流程和信息處理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)。目前我國(guó)企業(yè)信息化在很多大中型企業(yè)和單位在不同程度實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與工作需求的不斷更新，各個(gè)企業(yè)也在不斷對(duì)辦公OA系統(tǒng)進(jìn)行更新和完善的第三代移動(dòng)OA系統(tǒng)。

2.2.2 移動(dòng)OA協(xié)同國(guó)內(nèi)發(fā)展存在主要問題

1） 辦公流程不能滿足需求。辦公流程是移動(dòng)OA的核心功能，一個(gè)工作流程要先后有好幾位同志參與，只有做好工程流程后，文件才能按照流程順序轉(zhuǎn)到下一位同志，加快辦事速度，減輕工作壓力，免去來回奔波路程和時(shí)間。但是，有的移動(dòng)OA工作流程模板較為死板，不能由使用者進(jìn)行自定義修改，這樣就不能滿足工作業(yè)務(wù)更改的變化需求。

2） 信息孤島。當(dāng)前，很多高職院?；旧隙加泻芏喱F(xiàn)代化的管理平臺(tái)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、教學(xué)資源共享平臺(tái)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、就業(yè)管理系統(tǒng)、招生管理系統(tǒng)、學(xué)工管理系統(tǒng)及移動(dòng)OA管理系統(tǒng)等等，一般這些系統(tǒng)都是獨(dú)立運(yùn)行，各個(gè)部門各自管理使用，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不能銜接、調(diào)用，資源無法共享。隨著各部門的業(yè)務(wù)需求，獨(dú)立的系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的辦公需求，甚至在數(shù)據(jù)采集過程中很多信息不一致，給工作帶來很多不必要的麻煩。

3） 信息安全問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，給人們帶來方便的同時(shí)，也出現(xiàn)了很多問題。雖然在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理方面進(jìn)行了管理和控制，在互聯(lián)網(wǎng)連接處安裝網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和防火墻，且對(duì)重要的數(shù)據(jù)庫采用了加密技術(shù)，用戶安裝防病毒軟件。但我國(guó)的數(shù)字化信息化技術(shù)與其他的一些發(fā)達(dá)國(guó)家有很大的差距，移動(dòng)OA辦公系統(tǒng)的研發(fā)及對(duì)互聯(lián)網(wǎng)病毒和黑客的防弊措施還不到位。目前我們使用的辦移動(dòng)OA系統(tǒng)還存在這些一時(shí)還難以徹底根除的問題，還需要我們采取行之有效的防范措施[3]，不然容易遭到黑客和病毒的侵入，在數(shù)據(jù)傳輸過程中也會(huì)被攔截、篡改，使得系統(tǒng)無法正常使用。endprint

4） 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用不匹配。目前很多移動(dòng)OA的軟件系統(tǒng)都比較模塊化，只一味地追求功能多樣化，將很多功能都集中到一起，而高職院校不同于其他的企事業(yè)單位，牽扯到學(xué)校的招生、學(xué)生管理、教學(xué)管理等很多問題、非常復(fù)雜，需要的很多功能模塊不同于企事業(yè)單位，導(dǎo)致很多需求模塊沒有、其中的很多模塊閑置，與實(shí)際需求相差甚遠(yuǎn)。

5） 使用率低。由于高職院校很多教師課時(shí)量安排較多，大部分時(shí)間都在教師上課，很多的通知公告都沒有時(shí)間去處理。用戶需在辦公室才能處理業(yè)務(wù)，在其他有網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)地點(diǎn)也無法完成事物的處理工作，導(dǎo)致系統(tǒng)使用率低。

6） 維護(hù)性較差。目前基本上在用的辦公OA系統(tǒng)是基于C/S架構(gòu)，每位高職院校的老師都必須安裝客戶端，若是客戶端出現(xiàn)故障或者更新功能時(shí)，就必須卸載重新再安裝，很多老師不會(huì)安裝，導(dǎo)致信息技術(shù)部很忙，好時(shí)耗力。

3 移動(dòng)OA協(xié)同應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)分析

3.1 移動(dòng)OA協(xié)同在高職院校中應(yīng)用發(fā)展

移動(dòng)OA協(xié)同在高職院校中實(shí)施了很長(zhǎng)一段時(shí)間，但是發(fā)展相對(duì)較慢，很多老師認(rèn)為移動(dòng)OA系統(tǒng)操作過于繁瑣，不能堅(jiān)持應(yīng)用，且大多數(shù)高職院校對(duì)于教職工員工是否使用移動(dòng)OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公并沒有強(qiáng)制的要求，導(dǎo)致教職工員工逐漸放棄了使用移動(dòng)OA系統(tǒng)。因此，高職院校的移動(dòng)OA辦公自動(dòng)化平臺(tái)的應(yīng)用率處于較低頻率狀態(tài)。

移動(dòng)OA難以順利應(yīng)用的最主要的原因應(yīng)該是移動(dòng)OA系統(tǒng)自身的技術(shù)界面缺陷，面向用戶的功能太差，操作復(fù)雜，不容易使用和掌握，并沒有真正地做到協(xié)同辦公。但是隨著互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)辦公OA平臺(tái)系統(tǒng)的迅猛發(fā)展，移動(dòng)PC端和智能手機(jī)的普及和應(yīng)用，高職院校教職員工帶來了新的辦公體驗(yàn)，利用移動(dòng)OA系統(tǒng)技術(shù)真正做到智能無紙化辦公。移動(dòng)OA系統(tǒng)對(duì)管理層和教職員工提供了大力支持和幫助，在不久的將來移動(dòng)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將成為高職院校教職員工不可缺少的辦公方式。

3.2 移動(dòng)OA協(xié)同在高職院校管理中的措施

1） 實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化。高職院校教育與管理部門之間存在大量的工作交集，如信息的交錯(cuò)使用、網(wǎng)上報(bào)修、財(cái)務(wù)報(bào)賬、公文的處理與批閱、數(shù)據(jù)處理與匯報(bào)等，這些都是一些業(yè)務(wù)流程工作，通過辦公協(xié)同移動(dòng)OA根據(jù)各個(gè)部門不同需求，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的自動(dòng)化工作流程，提供方便的文檔查詢、記錄和歸檔，以后工作有需求時(shí)方便使用。在信息流程過程中實(shí)時(shí)實(shí)現(xiàn)監(jiān)控、跟蹤、批閱，快速解決不同需求、多任務(wù)的各部門之間的協(xié)同工作，仔細(xì)分析調(diào)查各環(huán)節(jié)流程，在使用過程中若是有問題及時(shí)改進(jìn)，提高辦公效率的協(xié)作。

2） 實(shí)現(xiàn)資源的合理整合。通過移動(dòng)OA 協(xié)同系統(tǒng)，將高職院校的各類信息，如辦公、招生、財(cái)務(wù)、辦公、學(xué)生管理、教務(wù)管理等各類公文、學(xué)院各部門規(guī)章制度、教學(xué)任務(wù)、大信息數(shù)據(jù)等由數(shù)字化信息中心服務(wù)器統(tǒng)一管理，根據(jù)各個(gè)部門需求設(shè)定權(quán)限，進(jìn)行不斷地更新、保存、數(shù)據(jù)歸檔、資源共享，實(shí)現(xiàn)有效信息的互通、遠(yuǎn)程調(diào)用和移動(dòng)辦公OA協(xié)同，減少人力浪費(fèi)、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的繁瑣辦公流程，通過資源數(shù)據(jù)的合理整合以大大提高工作效率，節(jié)約學(xué)院的辦公成本，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。

3） 保護(hù)賬戶和數(shù)據(jù)安全性。由于互聯(lián)網(wǎng)不安全、時(shí)刻受到攻擊，用戶賬戶極易受到非法盜用，對(duì)移動(dòng)OA平臺(tái)存在安全隱患。因此，用戶在進(jìn)行登錄平臺(tái)時(shí)或關(guān)鍵步驟操作時(shí)，需要安裝安全控件，才能正常登陸，看到移動(dòng)OA界面。也可以通過其他方式來解決安全問題，如借助登陸驗(yàn)證碼、每天密碼登陸錯(cuò)誤若超過3次則被鎖定，需要找管理員解決或者等到第二天自動(dòng)解鎖等方式，保證每個(gè)用戶賬戶使用的安全性。

4） 設(shè)計(jì)合理的移動(dòng)OA系統(tǒng)，以提高使用效率。更新版本，開發(fā)移動(dòng)OA系統(tǒng)需要同時(shí)滿足移動(dòng)終端和辦公PC端的訪問，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)、隨地進(jìn)行移動(dòng)辦公，滿足高職院校不同的業(yè)務(wù)需求。在系統(tǒng)應(yīng)用前通過對(duì)各職能部門進(jìn)行訪談，設(shè)計(jì)滿足各部門需求的功能模塊，在實(shí)際運(yùn)用過程中不斷修改和完善。充分考慮不同用戶訪問權(quán)限，分配不同的角色，分為系統(tǒng)管理員、教職員工、校外聯(lián)系單位普通角色等類型，保證不同的角色權(quán)限交叉，避免信息的安全隱患。充分考慮移動(dòng)OA系統(tǒng)煩人簡(jiǎn)單化模塊和操作流程，確保用戶在短時(shí)間能快速熟知各功能模塊和系統(tǒng)使用。

5） 加強(qiáng)用戶培訓(xùn)頻率，為確保移動(dòng)OA系統(tǒng)的各模塊功能充分被利用，提高利用率。移動(dòng)OA系統(tǒng)的功能模塊較多，用戶數(shù)量較多，牽扯到學(xué)院的所有部門，覆蓋全學(xué)院。因此，要對(duì)移動(dòng)OA平臺(tái)進(jìn)行高效利用，充分發(fā)揮移動(dòng)OA系統(tǒng)的全部模塊功能與價(jià)值，加強(qiáng)用戶培訓(xùn)，尤其要對(duì)各部門信息管理員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，包括系統(tǒng)的使用和小問題的應(yīng)急處理，促使用戶順利使用移動(dòng)OA，做到各項(xiàng)管理模塊功能銜接無阻，確保高職院校教學(xué)、行政管理工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)束語

綜上所述，通過整合高職院校各業(yè)務(wù)部門的有效信息資源數(shù)據(jù)，可通過互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)辦公OA，增加業(yè)務(wù)部門信息共享與交流，為互聯(lián)互通交流平臺(tái)的順利實(shí)現(xiàn)搭建基礎(chǔ)，學(xué)院充足的現(xiàn)代信息化數(shù)據(jù)庫，為整個(gè)高職院校無紙辦公化提供技術(shù)的支持，辦公效率得到進(jìn)一步提高[4]。

移動(dòng)OA系統(tǒng)在高職院校的教學(xué)與管理工作中是不可缺少的辦公方式和服務(wù)手段，其發(fā)展與應(yīng)用是順應(yīng)時(shí)代潮流，使教學(xué)與管理各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)教育現(xiàn)代化、規(guī)范化的必然要求。使用移動(dòng)辦公OA 遠(yuǎn)程接入平臺(tái)，能進(jìn)一步提高高職院校的信息化建設(shè)速度、提高工作效率、實(shí)現(xiàn)“一站式移動(dòng)辦公”，為實(shí)現(xiàn)高職院校教學(xué)與管理工作效率的最大化，移動(dòng)OA系統(tǒng)在高職院校教學(xué)與管理中實(shí)現(xiàn)了較高的應(yīng)用價(jià)值，推動(dòng)了高職院校教學(xué)與管理工作的良好健康發(fā)展。

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