建設(shè)工程電子文件一體化建設(shè)流程研究

翁韶瓊

(福建國際經(jīng)濟技術(shù)合作促進中心 福建福州 350001)

建設(shè)工程電子文件一體化建設(shè)流程研究

翁韶瓊

(福建國際經(jīng)濟技術(shù)合作促進中心 福建福州 350001)

電子文件是未來建設(shè)工程文件的發(fā)展方向，但是現(xiàn)階段各地市對建設(shè)工程電子文件的建設(shè)思路尚未明晰。在紙質(zhì)工程文件管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出電子文件從編輯、審核、整理、歸檔的一體化建設(shè)流程。利用電子文件時間節(jié)點和手機實景拍照等措施保證電子文件在編制環(huán)節(jié)的真實性。提出規(guī)范化的電子簽章平臺，加強簽章格式以及元數(shù)據(jù)打包的統(tǒng)一性，便于電子文件的管理和歸檔。建立統(tǒng)一的電子文件整理目錄，并且建議在檔案整理階段納入第三方檢查機構(gòu)，加強電子文件的完整性和可靠性，明確了歸檔移交步驟和檔案載體的要求。

建設(shè)工程電子文件；電子簽章；電子歸檔

0 引言

建設(shè)工程文件是建設(shè)工程從前期準(zhǔn)備階段到最后竣工驗收階段形成的具有記錄性和儲存性的工程檔案資料。建設(shè)工程文件是建筑工程實體施工質(zhì)量的重要保障和控制措施，是在一定監(jiān)管力度下對建設(shè)工程施工細(xì)節(jié)的記錄，主要包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖文件和竣工驗收文件等。

目前，建設(shè)工程文件主要是以紙質(zhì)為主的信息記錄媒介，紙質(zhì)資料在時效性上具有一定的隱蔽性，資料的真實形成日期無法直觀地反映在文件上，資料的實際制作日期往往落后于工程的實際日期，這樣就造成了資料與實際工程的脫節(jié)和滯后。而且，紙質(zhì)資料在真實性上也具有一定的隱蔽性，監(jiān)管人員無法直接通過資料直觀地判斷數(shù)據(jù)是否真實有效，并且現(xiàn)階段某些工程資料制作軟件可以根據(jù)規(guī)范規(guī)定自動生成具有一定精確度的數(shù)據(jù)，使得建設(shè)工程文件的真實性無法得到保證。

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，通過以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對大中型建設(shè)工程進行信息的收集、加工和傳輸，支持項目決策者對項目進行策劃、協(xié)調(diào)和控制，能夠有效提高大中型建設(shè)項目的管理質(zhì)量和效率[1]。工程電子文件可以實現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料的精細(xì)化管理，更加全面、真實、客觀地反映施工過程的每個細(xì)節(jié)。雖然相繼有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)的出臺[2-3]，但是，現(xiàn)在各省市實際開展情況較為緩慢，建設(shè)電子文件信息化的思路還尚不明晰?；耍疚脑诮ㄔO(shè)工程紙質(zhì)文件資料管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出電子文件從編輯、審核、整理、歸檔的一體化建設(shè)流程。

1 建設(shè)工程電子文件管理的現(xiàn)狀分析

1.1 工程資料管理重視度不夠

房屋建筑的形式越來越復(fù)雜，施工難度也越來越大，新的施工技術(shù)也層出不窮。施工管理者，往往把公司的主要技術(shù)力量放在如何解決復(fù)雜工程的施工及提高施工效率、降低成本上。如QC質(zhì)量小組、企業(yè)研發(fā)中心，甚至是施工企業(yè)技術(shù)中心的考核重點放在專利、工法上，對企業(yè)的資質(zhì)等級考慮規(guī)模、人員組成、工程業(yè)績等。此外，施工企業(yè)在對人員的考核、培養(yǎng)、晉升上，向從事技術(shù)、經(jīng)營的人員傾斜。而內(nèi)業(yè)資料的填寫、收集等，僅是為了應(yīng)付相關(guān)部門的檢查、歸檔，更多地被認(rèn)為是一種沒有實質(zhì)意義的工作。如，很多施工項目部編制施工組織設(shè)計，是為了辦理開工報告而編制，在具體施工過程并沒有起到指導(dǎo)施工的作用。有些材料的進場檢測報告，大都為了應(yīng)付日后的竣工驗收，材料進場已經(jīng)在使用了才進行補充，從而導(dǎo)致了內(nèi)業(yè)資料員發(fā)展空間有限、工作上消極。

1.2 資料員水平參差不齊

建筑工程的施工是一項專業(yè)性極強的工作，也是一項既系統(tǒng)又繁瑣的工作。如建筑工程內(nèi)業(yè)資料表格包括：工程管理與工程質(zhì)量檢查驗收資料、施工技術(shù)資料、施工材料資料、施工過程記錄、檢測報告、施工驗收記錄。各類資料都包含了幾十種甚至上百種的內(nèi)業(yè)資料表格。因此，內(nèi)業(yè)資料員對各項資料的填寫內(nèi)容、填寫時間、先后順序都應(yīng)該有較強的了解才能做好相應(yīng)工作。

然而，由于內(nèi)業(yè)資料的收集管理尚未受到重視，內(nèi)業(yè)資料員一般是由剛畢業(yè)的大學(xué)生、或者能力較差的施工人員擔(dān)任。另外，對內(nèi)業(yè)資料人員的培訓(xùn)較少，也未能體現(xiàn)傳、幫、帶的傳統(tǒng)，對于新人往往是過渡1～2個月就獨立開始內(nèi)業(yè)資料工作。有的項目內(nèi)業(yè)資料外包，有的承包內(nèi)業(yè)人員閉門編資料，與工程實際不吻合。有的承包內(nèi)業(yè)資料的單位或個人，利用其他已竣工項目的內(nèi)業(yè)資料，直接拷貝略作修改，作為在建工程內(nèi)業(yè)資料，內(nèi)業(yè)資料與施工過程完全脫節(jié)。

1.3 內(nèi)業(yè)資料缺乏實時性

紙質(zhì)化的管理是目前內(nèi)業(yè)資料的主要形式， 然而紙質(zhì)的管理容易導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料不具有實時性。如一份材料，首先施工單位的內(nèi)業(yè)資料員填寫，然后到施工單位負(fù)責(zé)人，再到監(jiān)理單位或建設(shè)單位，相關(guān)部門簽字后再返回，所需的時間較長。嚴(yán)重的可能影響施工進度，也滋生了工程上有些先施工后補材料現(xiàn)象。

1.4 內(nèi)業(yè)資料真實性存在不足

紙質(zhì)化形式，也給內(nèi)業(yè)資料的修改甚至造假提供了空間。目前，紙質(zhì)化材料一般是各方簽字后，最后驗收時由施工單位統(tǒng)一收集、整理等，對于一些漏掉的材料或者最終統(tǒng)計評定不合格的材料，施工單位可進行補充或替換。如鋼筋原材料的進場驗收，發(fā)現(xiàn)有些批次漏檢或者檢查的批次不夠或報告不對應(yīng)等現(xiàn)象。而此時，工程也已施工完成，參建各方只能相互協(xié)商，采用一些措施進行補充等，從而使內(nèi)業(yè)資料在表面上符合驗收的要求。

2 工程電子文件一體化建設(shè)

2.1 編制期文件真實性控制

紙質(zhì)文件的真實性和有效性在一定程度上無法得到真正的保證。基此，要提高電子文件的真實性和有效性，需要建立相應(yīng)的控制措施。

2.1.1電子文件節(jié)點時間記錄

電子資料軟件需建立健全電子文件日期記錄體系，明確電子文件的創(chuàng)建日期、修改日期以及提交相關(guān)責(zé)任人蓋章等日期，這樣可以通過電子文件表格內(nèi)部輸入的施工日期與系統(tǒng)記錄日期的對比，查驗電子資料管理系統(tǒng)統(tǒng)計各類文件實際填報日期與工程實際建造日期的脫節(jié)程度。

2.1.2使用掌上設(shè)備采集數(shù)據(jù)

系統(tǒng)應(yīng)借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使用數(shù)據(jù)自動采集設(shè)備或掌上輸入設(shè)備采集數(shù)據(jù)，可以通過對現(xiàn)場實際檢查情況進行拍照，檢驗該驗收項目現(xiàn)場記錄，監(jiān)理人員的現(xiàn)場確認(rèn)以及現(xiàn)場驗收日期，使其無法更改以有效提高數(shù)據(jù)采集的效率和準(zhǔn)確性。確保所形成的電子文件質(zhì)量和效率，進而從源頭上保障電子文件及其所記載數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為形成優(yōu)質(zhì)電子檔案及工程建設(shè)項目信息化管理的底層數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。

2.2 規(guī)范化簽章審核平臺

為了保證電子文件簽章過程的有效性和合法性，并且避免部分軟件廠商通過相應(yīng)的計算機功能開發(fā)，以通過后臺服務(wù)器在相關(guān)人員還沒有審批的狀態(tài)下進行批量蓋章，必須建立規(guī)范化的簽章審核平臺。通過規(guī)范化的簽章審核平臺，建立和健全相應(yīng)的簽章流程，保證各個環(huán)節(jié)的簽章都是由對應(yīng)責(zé)任人進行簽章，參建各方把內(nèi)業(yè)資料上傳到信息交互平臺上。通過建立規(guī)范化的數(shù)字簽章管理平臺，并且對簽章的每個環(huán)節(jié)進行記錄和比對，保證內(nèi)業(yè)資料的實時性和不可更改性[3]。規(guī)范化的簽章審核平臺應(yīng)具符合以下3點要求。

2.2.1文件蓋章應(yīng)單獨授權(quán)

文件不能通過后臺電子章的批量蓋章，在沒有得到相關(guān)責(zé)任人授權(quán)的情況下，不允許后臺自動進行簽字章的加蓋。并且，每份文件都必須由相關(guān)責(zé)任人審核后加蓋數(shù)字簽章，或經(jīng)相關(guān)責(zé)任人授權(quán)后方可加蓋數(shù)字簽章，不得使用任何快速或者便利的手段在責(zé)任人未進行文件評閱之前進行加蓋個人簽字章。

2.2.2簽章應(yīng)生成文件元數(shù)據(jù)

電子文件的過程信息、版本信息、背景信息是大數(shù)據(jù)環(huán)境下實現(xiàn)對電子文件形成和管理過程的追溯及滿足知識管理需求的重要信息。因此，需要系統(tǒng)能夠及時、有效、完整地捕獲相關(guān)元數(shù)據(jù)，并且在進行電子文件歸檔時，元數(shù)據(jù)信息也是電子文件歸檔時有效性的重要依據(jù)。

2.2.3電子簽名的技術(shù)要求

電子簽章是保證電子文件真實、準(zhǔn)確、可靠的重要手段。為確保電子簽章的法律效力，各單位應(yīng)采用獲得國家工業(yè)和信息化部、國家密碼管理局等部門許可的電子認(rèn)證機構(gòu)發(fā)放的電子簽章。為避免重復(fù)購置，各單位可申請在各地市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域能夠通行通用的電子簽章。

2.3 電子文件整理、鑒定

電子文件在進行工程竣工后，需要在電子文件移交檔案館之前對電子文件進行整理，并對電子文件的有效性進行鑒定。

2.3.1規(guī)范化的整理標(biāo)準(zhǔn)

每個項目應(yīng)按“項目·案卷·文件”的層級整理文件夾樹型結(jié)構(gòu)，并逐級著錄元數(shù)據(jù)信息。項目級元數(shù)據(jù)著錄，應(yīng)對一個工程的所有檔案的內(nèi)容及形式特征進行分析、記錄。案卷級元數(shù)據(jù)著錄，應(yīng)對電子案卷的檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。文件級元數(shù)據(jù)著錄，應(yīng)對工程電子文件的內(nèi)容和形式特征進行分析、記錄。

參建各方在各自的工程電子文件報送系統(tǒng)中建立電子案卷目錄，在目錄下整理、著錄工程電子文件。提交時報送系統(tǒng)的電子文件、著錄數(shù)據(jù)將自動對應(yīng)匯總到公共交互平臺的指定案卷內(nèi)。參建各方也可參考圖1結(jié)構(gòu)建立電子案卷、整理電子文件。

圖1 電子案卷邏輯結(jié)構(gòu)示例

2.3.2第三方檢查機構(gòu)

電子文件歸檔前，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進行鑒定和檢測。經(jīng)鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。電子文件由形成部門負(fù)責(zé)電子文件的鑒定和檢測，難免存在對檢驗工作的不重視，因此接收部門在接收電子檔案時應(yīng)對電子檔案再次進行檢驗，以確保電子檔案的質(zhì)量。但是在實際情況中，“使用單位”可能會不重視這項工作，或不具備檢驗的技術(shù)能力。因此，建議引入有技術(shù)能力的第三方檢測機構(gòu)或檔案管理部門協(xié)助電子檔案的檢驗工作，確保其真實、可靠、完整、可用。

2.4 電子文件歸檔

勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位形成的建設(shè)工程電子檔案向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位匯總后的建設(shè)工程電子檔案向項目所屬城建檔案館移交。所有移交過程中，交接雙方均應(yīng)填寫《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》，交接雙方負(fù)責(zé)人必須簽署審核意見、加蓋電子簽章。

電子檔案形成單位和保管單位，應(yīng)配備光盤刻錄設(shè)備，以利于在線電子檔案脫機保存。對電子檔案載體的定期檢測及抽樣機讀檢驗，應(yīng)制定詳細(xì)的計劃和嚴(yán)格的制度。一般而言，磁性載體每滿2年、光盤每滿4年須進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%。轉(zhuǎn)存和遷移都是保證電子檔案永久保存的技術(shù)手段[4]。在實際工作中，應(yīng)將二者有機結(jié)合起來，以減少工作量，提高工作效率。

3 結(jié)論

建設(shè)工程電子文件是加強對建筑實體質(zhì)量控制的有效手段，并且是無紙化辦公的有效途徑。在電子文件建設(shè)過程中，需要建立健全相關(guān)的電子文件一體化流程：

(1)提高電子文件在編制時資料的有效性和合法性，應(yīng)建立有效的時間節(jié)點以及進行現(xiàn)場實際情況拍攝，保障電子文件的真實性。

(2)建立規(guī)范化的簽章平臺，規(guī)范電子文件的簽章流程，并建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)打包模式以加強數(shù)據(jù)后處理的統(tǒng)一性。

(3)建立統(tǒng)一的文件整理目錄，并通過有資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)對電子文件進行檢查，加強電子文件的完整可靠。

(4)相關(guān)單位和管理人員應(yīng)明確電子文件移交過程和檔案載體的要求。

[1] 賈廣社,王廣斌.大型建設(shè)工程項目總控模式的研究[J].土木工程學(xué)報,2003,36(3):7-10.

[2] DBJ/T3-256-2016 福建省建設(shè)工程電子文件與電子檔案管理技術(shù)規(guī)程[S].2016.

[3] 中華人民共和國建設(shè)部.建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社,2007.

[4] 鄧學(xué)梅.公路工程內(nèi)業(yè)資料整理技巧的創(chuàng)新[J].城市道橋與防洪,2017(7)：171-172.

ResearchontheIntegratedConstructionProcessofElectronicDocumentsforConstructionProjects

WENGShaoqiong

(Fujian Promoting Center of International Economic and Technological Cooperation,Fuzhou 350001)

Electronic documents are the development direction of construction engineering documents in the future,but the construction ideas of electronic documents for construction projects are not clear at the present stage. On the basis of the status of paper engineering documents management,the integrated construction process of electronic documents from editing,auditing,sorting and filing is put forward. The measures such as electronic files,time nodes and real time photography of mobile phones ensure the authenticity of electronic documents in the compilation process. A standardized electronic signature platform is put forward,which strengthens the unity of signature format and metadata packing,and facilitates the management and archiving of electronic documents. A unified electronic filing catalogue is established,and it is suggested that the third party inspection institutions should be included in the archives arrangement stage,so as to enhance the integrity and reliability of electronic documents. The requirements of the archival transfer steps and the archival carrier are clarified.

Construction engineering electronic documents;Electronic signature;The electronic archive

翁韶瓊(1969.10- ),女，檔案管理員。

E-mail:332936575@qq.com

2017-11-21

TU71

A

1004-6135(2017)12-0111-03