水利工程檔案的管理與利用

摘要：水利工程在建設(shè)后要進(jìn)行檔案管理，主要是從工程立項(xiàng)、施工、竣工等方面進(jìn)行文字、圖案和影像的歷史記錄保存，為水利工程后期運(yùn)行、維修和管理提供基礎(chǔ)資料。做好水利工程檔案管理可以促進(jìn)其更好地服務(wù)水利事業(yè)。

關(guān)鍵詞： 水利工程；檔案管理；利用

中圖分類號(hào)： TV21 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A DOI編號(hào)： 10.14025/j.cnki.jlny.2017.23.031

水利工程檔案是對(duì)水利工程從規(guī)劃建設(shè)到竣工全過(guò)程的記載，是水利工程運(yùn)行和管理、維修不可缺少的資料依據(jù)。也是日后其他水利工程建設(shè)的信息資源，在水利發(fā)展中的作用不可替代。管理好水利工程檔案，充分發(fā)揮檔案在水利工程運(yùn)行管理中的作用是本文研究的重要問(wèn)題。

1水利工程檔案涵義

水利工程檔案內(nèi)容豐富，涉及的范圍非常廣泛，有農(nóng)業(yè)、電力、工業(yè)、生態(tài)環(huán)境、工程建筑、水文和氣象等多方面內(nèi)容。水利工程檔案是多元性和綜合性的結(jié)合體，是以水利為中心的多專業(yè)多學(xué)科信息的綜合。水利工程檔案受時(shí)空限制原因的時(shí)機(jī)性強(qiáng)。水利工程是改造自然的成果，受自然規(guī)律的影響和制約，可在檔案中形成抗旱、防汛、氣象數(shù)據(jù)、水文變化、搶險(xiǎn)等季節(jié)性信息。水利工程規(guī)模不同周期也有所差異，這使得檔案的形成周期差異比較大。另外，水利工程檔案是文書和科技整合的檔案類型，在檔案中業(yè)務(wù)文書和科技檔案是緊密聯(lián)系、相互影響，相互交叉，一體化。

2水利工程檔案的作用

水利工程檔案是對(duì)水利工程從項(xiàng)目開(kāi)始設(shè)計(jì)到施工再到峻工全過(guò)程的文字、圖案、材料的記錄，是水利工程運(yùn)行和管理的有利依據(jù)。水利工程運(yùn)行一定時(shí)間后的正常養(yǎng)護(hù)是需要依據(jù)工程檔案中記載的設(shè)計(jì)、施工等記錄和管理養(yǎng)護(hù)制度來(lái)嚴(yán)格進(jìn)行的，這樣才能保證工程處于正常安全的運(yùn)行狀態(tài)。水利工程在運(yùn)行一定年限后會(huì)發(fā)生建筑物老化問(wèn)題，要根據(jù)檔案記載對(duì)老化原因進(jìn)行調(diào)查和分析，制定補(bǔ)修和鞏固方法。當(dāng)水利工程在運(yùn)行時(shí)突然遭到破壞時(shí)要立即搶修，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行加固處理，此時(shí)都需要依據(jù)工程檔案來(lái)進(jìn)行。工程檔案也是后續(xù)水利工程建設(shè)的參考，使后續(xù)水利工程建設(shè)更加完善。

3水利工程檔案管理和利用的對(duì)策

水利工程除了建設(shè)中會(huì)使用一些臨時(shí)建筑物，在建設(shè)完成后都是永久性建筑物。要保證這些建筑物在長(zhǎng)期使用過(guò)程中減少事故發(fā)生，延長(zhǎng)使用壽命，要認(rèn)真做好建設(shè)前的設(shè)計(jì)、建設(shè)中的施工和建設(shè)后的維修。這些都需要以檔案資料為依據(jù)進(jìn)行，水利工程檔案的管理和利用可以實(shí)現(xiàn)水利工程建設(shè)的完善，能促進(jìn)水利工程的可持續(xù)發(fā)展。

3.1強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

將水利工程檔案管理納入到水利工程項(xiàng)目的正常管理中，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理是必要的。要在明確各部門職責(zé)的基礎(chǔ)上建立檔案管理制度，要構(gòu)建完善的檔案管理制度，由專門人員，撥出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和設(shè)備進(jìn)行檔案管理。

3.2保證檔案文件質(zhì)量

水利工程建設(shè)單位要在工程開(kāi)始建設(shè)時(shí)就進(jìn)行資料歸檔，以保證檔案完整和規(guī)范，按照誰(shuí)形成、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理、誰(shuí)上報(bào)的原則，對(duì)立項(xiàng)、招標(biāo)、勘察、施工、監(jiān)管、竣工等項(xiàng)目全過(guò)程形成的文字、圖案、聲像、影像信息進(jìn)行保存，使檔案能充分體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，做到圖片吻合、技術(shù)可靠、手續(xù)完備。歸檔的文件需按照要求進(jìn)行分類和組卷，保證各卷之間的聯(lián)系。檔案資料歸檔后要進(jìn)行安全保管，防止老化、破損和丟失，在檔案進(jìn)行移交時(shí)要雙方在場(chǎng)，并對(duì)檔案進(jìn)行檢查。

3.3提高檔案的信息化管理水平

目前，許多水利工程檔案的管理軟件還是不能異地聯(lián)網(wǎng)，這使得檔案數(shù)字化后雖被長(zhǎng)期保存，但是沒(méi)有合理的利用，不能充分發(fā)揮其價(jià)值。要實(shí)現(xiàn)信息化管理，使工程檔案可以在平臺(tái)上共享，以為持續(xù)工程建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持，發(fā)揮檔案管理的最大限用。因每個(gè)水利工程有都自己的特點(diǎn)，所以在檔案建設(shè)時(shí)側(cè)重點(diǎn)會(huì)有所不同，在管理中要根據(jù)管理的有效需要進(jìn)行檔案的收集與保存管理。

3.4制定檔案管理制度

制定符合水利工程檔案管理需要的檔案管理制度，使檔案管理成為工程建設(shè)和生產(chǎn)管理的一部分，檔案管理的形成和積累要與個(gè)人的工作考核掛鉤。制度規(guī)定，工程設(shè)計(jì)施工、竣工時(shí)的資料必須及時(shí)收集、鑒定、整理、歸檔、檔案管理人員監(jiān)督工程負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案收集和歸檔，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)糾正，使檔案從工程開(kāi)始就進(jìn)行資料收集和整理。同時(shí)，要按照工程性質(zhì)進(jìn)行分類，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案號(hào)的領(lǐng)取，使檔案在設(shè)計(jì)的每一張圖紙上都顯示出來(lái)，這樣的目的是假設(shè)文件和圖紙發(fā)生混亂，但是根據(jù)檔案號(hào)可以快速歸回原位，既為檔案的歸檔提供了保障，也避免了后期的再整理，省時(shí)又省力。

3.5推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著科技發(fā)展，水利工程檔案管理現(xiàn)代化是發(fā)展趨勢(shì)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)水利工程檔案進(jìn)行管理，會(huì)使檔案管理更加便利。隨著CAD技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也由紙質(zhì)化向多媒體化轉(zhuǎn)變，檔案管理人員不僅是檔案的收集、整理和保管，同時(shí)也要向計(jì)算機(jī)檢索數(shù)字化看齊。另外，檔案管理人員要提升自身管理水平和業(yè)務(wù)能力。水利工程檔案管理人員相比于一般檔案管理要求知識(shí)和技能更高，不僅要懂理論知識(shí)，還要初步了解水利知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、外語(yǔ)等，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，做一個(gè)合格的水利工程檔案管理者。

4結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期在水利工程快速發(fā)展的階段，進(jìn)行水利工程檔案管理是非常必要的。要從各方面加強(qiáng)水利工程檔案管理，以促進(jìn)檔案對(duì)后續(xù)水利工程建設(shè)提供參考，促進(jìn)我國(guó)水利工程事業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：朱麗紅，本科學(xué)歷，工程師，研究方向：水利工程。endprint