關(guān)于公司集中采購管理與問題研究

張 輝 / 中國航發(fā)東安發(fā)動機有限公司采購配套部

關(guān)于公司集中采購管理與問題研究

張 輝 / 中國航發(fā)東安發(fā)動機有限公司采購配套部

在知識經(jīng)濟序幕拉開的背景下，全球一體化程度不斷加深，企業(yè)間的競爭已經(jīng)從企業(yè)本身的競爭，轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)所在的整個供應(yīng)鏈之間競爭。而作為供應(yīng)鏈的重要一環(huán)以及企業(yè)內(nèi)部管理活動的起始環(huán)節(jié)，采購在企業(yè)內(nèi)部各部門之間、企業(yè)與供應(yīng)鏈上下游企業(yè)之間承擔著越來越重要的責任，同時也對整個供應(yīng)鏈的無縫連接起著重要的作用。隨之而來的，對于整個采購過程，采購時間、數(shù)量、價格如何做到科學合理，物品質(zhì)量如何把關(guān)，交付地點如何規(guī)劃，這些問題在供應(yīng)鏈模式的背景下越來越重要。

公司集中采購管理；問題；措施

一、導言

采購管理的關(guān)鍵領(lǐng)域包括采購流程、信息管理、質(zhì)量和成本管理、供應(yīng)商管理、績效管理等，對于制造型企業(yè)而言，能否采取有效的采購管理，并對這些關(guān)鍵領(lǐng)域?qū)嵤┯行У墓芾?，是提升企業(yè)的競爭力、提升整個供應(yīng)鏈的競爭力的關(guān)鍵所在。所以，對于我國大部分制造業(yè)企業(yè)來說，能否將國外先進的采購理論和我國制作企業(yè)的現(xiàn)狀相結(jié)合，努力構(gòu)建出符合中國國情的采購管理模式，是中國企業(yè)迫切應(yīng)當解決的問題。

二、集中采購管理存在的問題

（一）認識方面的問題

一些部門和單位對集中采購政策還不太了解,在編制集中采購預(yù)算時存在漏報等行為;對集中采購預(yù)算編制不重視,導致在部門預(yù)算審核中發(fā)現(xiàn)一些明顯屬于集中采購范圍的項目而不實行集中采購的現(xiàn)象;部分事業(yè)部門在預(yù)算編制時對集中采購的作用認識不到位,重采購、輕預(yù)算現(xiàn)象依然存在,認為集中采購侵害了自己部門利益,對集中采購預(yù)算編制積極性不高,能拖就拖,能躲就躲。

（二）管理方面的問題

各級財務(wù)管理狀況的差別使集中采購預(yù)算范圍及標準的確定較難統(tǒng)一,集中采購預(yù)算中存在著一定的隨意性。長期以來人們已經(jīng)形成了分散采購管理習慣,對目前實行的集中采購程序很不適應(yīng),在集中采購預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)了預(yù)算歸預(yù)算、執(zhí)行歸執(zhí)行的問題。如公開招標采購比例偏低,采購過程透明度不高,采購項目結(jié)構(gòu)單一,制度建設(shè)、機構(gòu)建設(shè)、基礎(chǔ)檔案資料建設(shè)、集中采購管理人員配備等集中采購基礎(chǔ)工作還有待進一步加強。

（三）執(zhí)行方面的問題

在集中采購預(yù)算制度建設(shè)與執(zhí)行方面,預(yù)算的編制缺乏必要的依據(jù)且不完整,預(yù)算單位利用預(yù)算外資金和自籌資金進行的采購還有相當部分沒有納入集中采購預(yù)算,預(yù)算環(huán)節(jié)的管理、采購執(zhí)行環(huán)節(jié)的管理和國有資產(chǎn)管理之間沒有能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享,缺乏相互問協(xié)調(diào)和配合。在集中采購實際操作中,部分用戶單位不顧實際需要,隨意提高采購標準和檔次,導致價值數(shù)萬元的電腦僅被當作打字機,彩色復(fù)印機僅被當作一般復(fù)印機使用。

三、采購實施與閉環(huán)管理

（一）信息雙向共享

集中采購以后，由于集采產(chǎn)品的應(yīng)用范圍廣、實地應(yīng)用環(huán)境復(fù)雜、涉及人員多，采購方案設(shè)計者往往并不在合同履行分歧發(fā)生的現(xiàn)場，無法真實、全面的獲得第一手信息，因此難以公允的處理矛盾糾紛。合同的順利執(zhí)行，只能依賴于供應(yīng)商與實際產(chǎn)品應(yīng)用者的自行溝通。因此，信息共享尤為重要。

信息共享可分為兩方面。一方面是招標人需及時全面的向企業(yè)內(nèi)部所有潛在集采產(chǎn)品的使用者共享合同簽署情況，介紹產(chǎn)品的使用范圍、條件、售后服務(wù)內(nèi)容等；另一方面，是集采產(chǎn)品的使用者應(yīng)及時記錄并向集采招標方案制作者反饋供應(yīng)商在合同履行中遇到的問題及解決方案，以協(xié)助不斷完善集中采購的招標方案。

（二）供應(yīng)商管理

根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品類型，一般可以把供應(yīng)商分為“戰(zhàn)略型”“瓶頸型”“杠桿型”“一般型”四類。實踐證明，在此分類的基礎(chǔ)上，進行供應(yīng)商評價，并采取不同的獎懲措施，是激勵供應(yīng)商積極履行合同的有效方法；同時，在前期招標時若需要用到綜合評估法進行評標，擬選擇的不同級別供應(yīng)商可以為評標時技術(shù)、商務(wù)、價格提供參考依據(jù)。

（三）供應(yīng)商管理的實現(xiàn)

供應(yīng)商管理可以借助供應(yīng)商評估的手段實現(xiàn)。包括：“績效評估”和“合作關(guān)系評估”兩方面。

績效評估由“項目評估”和“年度評估”構(gòu)成?！绊椖吭u估”評估內(nèi)容包括：供應(yīng)商在日常合作中的表現(xiàn)，主要關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)。評估的實施人員為具體集采產(chǎn)品的使用者；“年度評估”是站在全年的角度，整體評價供應(yīng)商的全年的合作表現(xiàn)，包括：技術(shù)、交付、質(zhì)量、服務(wù)、供應(yīng)商全年的發(fā)展情況如：主企業(yè)實力、社會影響等。評估的實施人員可選擇年度采購量大的產(chǎn)品使用者承擔。

“合作關(guān)系評估”包括兩部分。其一：我方企業(yè)與供應(yīng)商雙方彼此的依賴程度。即：供應(yīng)商不可替代獨家供貨額比例、供應(yīng)商的交貨提前期、歷史合作狀態(tài)等。其二：供應(yīng)商對我方企業(yè)的重要性。即：采購金額、產(chǎn)品重要性、高層互訪、戰(zhàn)略匹配、產(chǎn)品分布情況等。由于“合作關(guān)系評估”與具體產(chǎn)品執(zhí)行的關(guān)聯(lián)度較低，此部分工作可以由前期采購方案的制訂者完成。

（四）在采購執(zhí)行時，可以根據(jù)不同級別的供應(yīng)商，制定不同的到貨檢測頻次，級別越高，到貨頻次越低；根據(jù)不同級別的供應(yīng)商，制定不同的分期付款比例。

最后，需特別強調(diào)的是，供應(yīng)商分級分類應(yīng)是動態(tài)的，其結(jié)果應(yīng)隨供應(yīng)商在合同履行階段的表現(xiàn)變化而變化，這樣，才能最大限度的從采購階段到合同履行階段全程的調(diào)動供應(yīng)商的積極性，真正降低企業(yè)采購的全成本，既發(fā)揮集中采購的規(guī)模優(yōu)勢，又降低合同后期執(zhí)行的風險。

四、結(jié)語

集中采購管理模式，是廣大制造企業(yè)在市場經(jīng)濟條件下和日益激烈的競爭環(huán)境中求得生存和發(fā)展的客觀要求，是當前國內(nèi)制造企業(yè)采購管理模式發(fā)展的趨勢，代表著企業(yè)采購管理研究的新方向，也有利于從根本上解決國內(nèi)制造企業(yè)現(xiàn)行采購管理模式存在的問題。

[1]楊立青，供應(yīng)鏈與企業(yè)采購[J].商業(yè)研究,2003,12:33-44

[2](加)米歇爾R利恩德斯：采購與供應(yīng)管理[M].機械工業(yè)出版社,2002

[3]吳曉波：供應(yīng)鏈與物流管理[M].浙江大學出版社,2003

[4]張東：論新經(jīng)濟時代的業(yè)務(wù)外包[J].物流技術(shù),2002,6:12-15