高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析及其對(duì)策的思考

何艷紅 / 廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析及其對(duì)策的思考

何艷紅 / 廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著高等教育改革的不斷深化，高職院校檔案工作也邁上了新的臺(tái)階，對(duì)高職院校檔案工作人員也提出了更高的要求，高職院校的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，而高職院校檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低,決定著其檔案管理工作的水平和成效。本文分析了高職院?，F(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀,以及目前高職院校檔案管理中存在的問題,針對(duì)這些問題,提出了提升高職院校檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策。

檔案管理；素質(zhì)現(xiàn)狀；對(duì)策；思考

高職院?，F(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀存在以下問題：

一、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠

長期以來,相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部,對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū),認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作,不是單位不是部門的主要工作,不能給單位或者部門創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,只要“守好攤”,不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)就可以了。

二、專職檔案管理人員人數(shù)少

高職院校的檔案管理人員一般都不是專業(yè)人員，大多數(shù)之前都是從事其他工作或者兼職做部門檔案整理工作，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，外語能力和計(jì)算機(jī)能力知識(shí)水平較低，從而難以運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案的整理歸檔記錄等，限制了高職院校的信息化建設(shè)。

三、檔案意識(shí)、服務(wù)意識(shí)不高

一些新調(diào)動(dòng)過來的管理人員的專業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)比較不熟練，無法真實(shí)地了解高校的信息流動(dòng)情況。另外，有些高校的檔案管理人員是兼職工作者，他們在實(shí)際的檔案管理工作中沒有較強(qiáng)的責(zé)任心，對(duì)檔案工作沒有投入足夠的精力和時(shí)間，沒有好好對(duì)待相關(guān)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)而在檔案管理的過程中也不能很好地了解和鉆研檔案信息，無法保證檔案管理的質(zhì)量，檔案管理人員的檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)有待加強(qiáng)。

四、自我業(yè)務(wù)素質(zhì)提升少

單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠資金投入不夠 ,致使有的單位至今檔案保管條件較差 ;人力投入不夠 ,檔案人員的配備嚴(yán)重不足 ;不重視對(duì)檔案的利用。在考察選拔、任用干部時(shí) ,少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)只重視日常表現(xiàn) ,不重視看檔案 ,致使干部檔案的作用得不到應(yīng)有的發(fā)揮。針對(duì)這些問題，采取以下對(duì)策提升高職院校檔案管理人員素質(zhì)：

1.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視。

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作高度重視，檔案管理人員配備到位、設(shè)施設(shè)備配套齊全、制度建設(shè)保障有力。是檔案工作機(jī)制科學(xué)合理，管理責(zé)任能夠有效落實(shí)。在檔案基礎(chǔ)建設(shè)等方面工作深入、細(xì)致、扎實(shí)，擁有較好的管理水平。

2.穩(wěn)定專業(yè)專職檔案管理隊(duì)伍。

檔案專職隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)普遍還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入本世紀(jì)末到下世紀(jì)初，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才十分匱乏，跨世紀(jì)人才短缺，如果不加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，提高檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)，檔案館功能將受到很大制約。社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，這些應(yīng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。注重人才的使用，要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長的年青干部，對(duì)他們身上存在的不足應(yīng)加以正確引導(dǎo)教育，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點(diǎn)和長處，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。檔案干部的頻繁調(diào)動(dòng)，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長遠(yuǎn)利益考慮，加強(qiáng)檔案干部的思想政治工作，解決他們的實(shí)際問題，使他們安心本職工作。另外，要建立健全必要的人員進(jìn)出管理制度，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育面對(duì)目前檔案部門知識(shí)老化，新技術(shù)知識(shí)貧乏的狀況，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。繼續(xù)教育應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：注重實(shí)用性：要結(jié)合工作實(shí)際需要和未來的發(fā)展趨勢，與實(shí)際工作緊密配合，并根據(jù)不同的層次、不同的需求，按需施教，學(xué)以致用，便于實(shí)際操作，講究實(shí)效。拓寬知識(shí)面：面對(duì)二十一世紀(jì)檔案工作的未來，為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，必須拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊視野，增長技能，以適應(yīng)本學(xué)科最新發(fā)展的動(dòng)態(tài)。因材施教：檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育的類型和形式方法與手段，可因人而異。有些單位的檔案人員，由于人員變動(dòng)，需要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)，掌握檔案管理工作的基本技能；但也有些單位的檔案人員穩(wěn)定，又具有一定的文化知識(shí)，需要補(bǔ)充一些新技術(shù)、新方法，因此，繼續(xù)教育的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)各層次人員的情況，因人而異。

3.提高檔案意識(shí)、服務(wù)意識(shí)。

檔案工作者充分挖掘自身的潛力，利用檔案，尤其將雜亂無章的各種文件材料經(jīng)過篩選，組成郵寄聯(lián)系的信息資料系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行二次文獻(xiàn)加工，編寫大事記，擴(kuò)大檔案的影響，有效地利用檔案。要主動(dòng)、熱情，要耐心細(xì)致地去服務(wù)，主動(dòng)去熟悉本部門、本單位工作。

4.提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

檔案管理人員要完成檔案管理工作任務(wù)，必須具備有履行職責(zé)的知識(shí)水平和技術(shù)實(shí)踐能力，要熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作。隨著信息社會(huì)的普及化，檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新辦公設(shè)備。但是很多檔案管理人員隊(duì)新科技的知識(shí)還沒有完全接受，雖然具備檔案的基礎(chǔ)知識(shí)，但是掌握的知識(shí)較為單一，例如多數(shù)檔案管理人員只是會(huì)用計(jì)算機(jī)做最基本的文檔，還不會(huì)很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)來完成工作，這也限制了檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

5.提供培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會(huì)。

重視隊(duì)檔案人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)和水平。除了加強(qiáng)專業(yè)理論和知識(shí)學(xué)習(xí)外，還要加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)教育，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。對(duì)于檔案管理的工作人員，很多學(xué)校沒有也組織其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，但是由于學(xué)院的檔案管理人員經(jīng)常進(jìn)行調(diào)動(dòng)，這樣就導(dǎo)致培訓(xùn)工作無法起到良好的效果，自身的學(xué)習(xí)提升意識(shí)

6.自我學(xué)習(xí)提升。

如果檔案管理人員不想被時(shí)代所淘汰就必須要增加學(xué)習(xí)緊迫感，只有不斷的增強(qiáng)和豐富自己才能不被時(shí)代所淘汰，特別是要將重心放在知識(shí)的攝取和更新上，只有不斷更新自己知識(shí)才能跟得上知識(shí)的更新步伐。同時(shí)還要提升自己各項(xiàng)素質(zhì)做到全面發(fā)展。高職院校很多檔案管理人員多數(shù)為兼職人員，沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)所以很難認(rèn)清自己檔案工作的職責(zé)和意義所在。