一體化管理在醫(yī)院圖書檔案的應用

伊 怡 / 濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院

一體化管理在醫(yī)院圖書檔案的應用

伊 怡 / 濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院

作為醫(yī)院重要組成部分的圖書和檔案管理部門，在當今迅速發(fā)展的信息時代，面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)。把醫(yī)院圖書檔案進行一體化管理，不僅可以方便綜合服務的開展，同時還能夠提高信息利用率，實現(xiàn)信息資源共享最大化。本文通過對一體化管理在醫(yī)院圖書檔案中應用的介紹和探討，說明一體化管理的先進性和重要性，并提出相應的建議和可行性措施。

一體化管理 圖書檔案 醫(yī)院管理

圖書檔案一體化管理有別于以往將圖書和檔案分開管理的傳統(tǒng)模式，是利用最新的科技手段，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人員，將圖書和檔案這兩個分別各自獨立又相互統(tǒng)一的體系進行統(tǒng)一錄入、歸檔、整理并最終調(diào)取和查閱的現(xiàn)代化管理手段，符合信息時代的信息管理方式，極大的促進了圖書和檔案共性的融合，避免了資源的重復浪費。

1.醫(yī)院圖書檔案一體化管理的意義

圖書和檔案原本是兩個相對獨立的體系，在以往的單一管理模式下，二者彼此分開管理運行，由于無法做到有效的信息互通而導致信息資源利用率教低。對于信息檢索者來說，程序較為繁瑣，尤其是面對目前醫(yī)院管理層和臨床各科室對于相關(guān)信息資源的較大需求時，無法實現(xiàn)有效的信息共享，造成了較大的資源浪費。圖書和檔案分開管理所帶來的另一大弊端是提高了管理所帶來的運行成本，各自管理就意味著要分別配備相關(guān)的硬件設(shè)施以及所配套的管理人員。因此，醫(yī)院需要一套科學有效的圖書檔案管理模式來解決以上所提到的傳統(tǒng)管理模式中的短板。

傳統(tǒng)管理模式下，圖書管學和檔案學分屬不同學科因而各自獨立。檔案最初的形成目的是為了記錄第一手資料，是反映事實真相的重要依據(jù)；圖書的形成則經(jīng)過較長的過程，以傳播文化為目的，是特定的思想產(chǎn)物。雖然本質(zhì)上圖書和檔案并不能等而視之，但是二者卻有著一個最大的共性，那便是信息載體，同屬于文獻信息資源，并且在國家標準《學科分類代碼》中將圖書和檔案劃為一個類目之中。綜上可見對圖書和檔案進行一體化管理在理論上是可行的，應用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不僅可以實現(xiàn)圖書檔案等文獻信息的統(tǒng)一管理，還可以做到準確而快速的分類，便于各類信息資源的存儲及利用，避免存儲介質(zhì)和人力資源的浪費。

醫(yī)學是一門體系龐大的學科，所涵蓋和涉及的領(lǐng)域極為廣泛，當今醫(yī)學的發(fā)展日新月異，各種信息資料也隨之產(chǎn)生，高效而穩(wěn)定的信息管理方式對于醫(yī)院這種具有特殊意義的社會機構(gòu)來說極為重要。醫(yī)院需要對各種檔案分類管理，醫(yī)務人員需要及時獲取各種相關(guān)資料來支撐臨床工作以及科研項目的需要。圖書和檔案的一體化管理可以使得醫(yī)院相關(guān)的信息部門在繁雜的信息數(shù)據(jù)庫中為檢索者提供高效的信息檢索服務，將各種信息載體做到內(nèi)部的互通，規(guī)避以往來回翻閱所帶來的不便，提高對信息載體的利用率。盡管圖書和檔案信息量巨大，但是信息時代各種軟硬件科技輔助手段的誕生使得原來需要耗費巨大人力、物力才能完成的工作變的簡便而可行。信息服務受眾思維模式在當今同樣發(fā)生了巨大的改變，人們開始主動接受更加便捷的信息服務模式，意愿上的配合使得圖書檔案的一體化管理切實可行。

2.醫(yī)院圖書檔案一體化管理的措施

各項相關(guān)機構(gòu)有機重組，將圖書和檔案管理都統(tǒng)一歸屬于圖書檔案部，責任的落實能夠最大程度的提高管理和運行效率，也為信息檢索者簡化了操作流程。部門的有機重組是宏觀的大框架，對應專業(yè)的人員配備是做好圖書檔案一體化管理的基礎(chǔ)。一體化管理對于圖書檔案管理從業(yè)人員提出了更高的專業(yè)素質(zhì)要求，不僅能夠?qū)Σ粩喔碌男畔①Y源進行高效而規(guī)范的整合，還應該十分熟悉醫(yī)院對于信息資源的需求熱點，大致了解相關(guān)專業(yè)的行業(yè)動態(tài)，自身業(yè)務熟練，醫(yī)學專業(yè)熟悉，醫(yī)院管理有經(jīng)驗，起到相對應技術(shù)支撐。只有重視了相應高層次人才的引進和培養(yǎng)，做到人員的穩(wěn)定和發(fā)展，才能夠奠定圖書檔案一體化管理堅實的基礎(chǔ)。

專業(yè)人員的培養(yǎng)十分重要，相應的技術(shù)支持同樣必不可少。圖書檔案的一體化管理，需要建立一個完善而精準的信息網(wǎng)絡(luò)來作為操作和應用平臺，這就要求醫(yī)院管理和物資部門在硬件設(shè)施上給予足夠重視和支持，最大程度上整合醫(yī)院內(nèi)所有信息資源，避免分散管理所帶來的重復和浪費，使得整個圖書檔案的管理高效而統(tǒng)一。初步建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺之后，還要做到不斷更新各項硬件技術(shù)設(shè)施以及及時發(fā)現(xiàn)平臺漏洞，讓整個信息環(huán)境可以快速并且穩(wěn)定的長久運行，畢竟信息安全也是極為重要的一環(huán)。管理者和相關(guān)人員要做到相應的宣傳和科普，充分調(diào)動醫(yī)院對信息資源整合及開發(fā)的積極能動性，使得全院認識到這項工程所帶來的長遠益處和重要意義。

3.醫(yī)院圖書檔案一體化管理的建議

圖書檔案一體化管理對于管理者來說提出了新的要求，必須要有創(chuàng)新思維的意識。雖然管理者的主要工作是對各項信息的整合和加工，但如果缺乏創(chuàng)新思維的管理，就會拘泥于過去繁瑣單一的工作流程中，無法緊跟醫(yī)院各項工作的要求和行業(yè)的最新動態(tài)。因此，對于管理者創(chuàng)新意識的培養(yǎng)應放在一個較為重要的位置之中。

創(chuàng)新是先決，形成自身的特色是重點。一體化管理是大勢所趨，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。如何結(jié)合自身優(yōu)勢，形成醫(yī)院所獨有的圖書檔案管理特色也同樣重要。特色化建設(shè)不僅在更高層次上做到一體化管理的高效和便捷，還可以有針對性的提供相應的信息服務。做到自身的特色化以及與其他管理體系的差異化，對于更加廣泛的醫(yī)療體系層面的發(fā)展來說，具有重要的意義。

圖書檔案一體化管理總的運行模式確定之后，想要長久穩(wěn)定的運行，就必須建立統(tǒng)一而嚴格的管理標準。標準的制定，需要依據(jù)醫(yī)院自身的情況進行有效的探索。以往許多醫(yī)院管理標準不健全，沒有較高的現(xiàn)代化管理水平，使得整個一體化管理難以維系。因此必須根據(jù)實際情況，制定合理的規(guī)章和制度。規(guī)章和制度的實施是整個圖書檔案一體化管理體系得以運行的保障。不同的醫(yī)院有各自不同的特點，如何依據(jù)自身的情況制定相應規(guī)章制度，需要結(jié)合以往成功的經(jīng)驗以及自身的不斷摸索。

規(guī)章制度需要不斷完善，人員素質(zhì)也應不斷提高。圖書檔案作為信息資源來說，強調(diào)其共享化的同時也應注意到檔案管理的保密工作。具體哪一類可以共享，哪一類應做到絕對保密和相對保密，也是依賴于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及前述管理標準的制定。

4.醫(yī)院圖書檔案一體化管理的發(fā)展前景

在目前大的醫(yī)療改革背景之下，醫(yī)院在人事管理上對于檔案的有效存儲和查閱有著較高的要求，日新月異的醫(yī)學發(fā)展，也對醫(yī)院的科研水平提出了較高的要求。因此各科的前沿技術(shù)以及相應的科研水平發(fā)展狀況都對信息管理有著較大的訴求。綜合看來，圖書檔案的一體化管理是對資源整合提出的必然要求。由此看來，一體化管理的發(fā)展前景十分廣闊。各級醫(yī)院應認識到一體化管理所帶來的改革和變化，努力結(jié)合自身優(yōu)勢，克服各項困難，積極推進一體化建設(shè)，早日建成一個完善高效的圖書檔案管理平臺，滿足醫(yī)院管理者和醫(yī)務工作者的需求。從而更進一步，推動醫(yī)院取得較大的發(fā)展和進步。

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