數(shù)據(jù)視角下基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計
——以重慶海事局為例

程 平（博士生導(dǎo)師），姜亭杉，馮 珺

數(shù)據(jù)視角下基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計
——以重慶海事局為例

程 平1，2（博士生導(dǎo)師），姜亭杉1，2，馮 珺3

行政事業(yè)單位基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計重點是：審查合同管控在財務(wù)云平臺上運行的合法性、充分性、有效性及適宜性，以檢驗單位合同管理內(nèi)部控制是否達(dá)到了既定的控制目標(biāo)。為科學(xué)地對合同管理內(nèi)部控制進(jìn)行審計，形成合理的評價結(jié)果，以重慶海事局為例，首先從數(shù)據(jù)的角度描述了財務(wù)云平臺上合同管理子系統(tǒng)的現(xiàn)狀，然后構(gòu)建了審計指標(biāo)和合同管理內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系，并設(shè)計了合同管理內(nèi)部控制審計實施流程，最后以審計合同履行情況為例進(jìn)行具體分析。

內(nèi)部控制審計；合同管理；云平臺；重慶海事局

一、引言

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云會計、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的迅速發(fā)展，基于云平臺的財務(wù)管理模式將成為我國行政事業(yè)單位財務(wù)管理的一個重大趨勢和發(fā)展方向。重慶海事局以財政部頒布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（簡稱《內(nèi)控規(guī)范》）為依據(jù)，建立了財務(wù)云平臺，并以此為基礎(chǔ)開展合同管理內(nèi)部控制。2017年1月財政部印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度（試行）》中明確提出要提高行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告質(zhì)量，及時編制和報送內(nèi)部控制報告。重慶海事局在構(gòu)建財務(wù)云平臺的過程中，使合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚畔⒕W(wǎng)絡(luò)化對信息質(zhì)量提出了更高的要求（程平，2016）。合同作為內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面的一項重要內(nèi)容，從數(shù)據(jù)角度研究基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計十分必要。

《內(nèi)控規(guī)范》開始實施以后，我國很多學(xué)者都對行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制做了相關(guān)研究。唐大鵬、吉津海和支博（2015）結(jié)合我國行政事業(yè)單位的屬性，對其內(nèi)部控制評價的模式選擇與指標(biāo)構(gòu)建等進(jìn)行了深入分析和路徑探討。趙小剛（2016）為了科學(xué)評價行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的有效性，形成合理的評價結(jié)果，構(gòu)建了一個全面動態(tài)循環(huán)評價模型，并對評價指標(biāo)體系的設(shè)計進(jìn)行了介紹。陳文川、黃凱博（2015）運用COSO（2013）新框架，構(gòu)建了以政府部門內(nèi)部控制的目標(biāo)、評價機(jī)構(gòu)和評價要素為核心的內(nèi)部控制框架體系，并在此基礎(chǔ)上采用ANP（網(wǎng)絡(luò)層次分析法）確定政府部門內(nèi)部控制指標(biāo)權(quán)重以及有效性綜合得分。

綜觀現(xiàn)有文獻(xiàn)，大多數(shù)學(xué)者都著重評價對單位整體的內(nèi)部控制，很少基于業(yè)務(wù)層面對六大核心內(nèi)容（預(yù)算、收支、政府采購、資產(chǎn)建設(shè)項目、合同）進(jìn)行具體研究。此外，對于重慶海事局這類已經(jīng)開始使用信息化手段開展內(nèi)部控制活動的行政事業(yè)單位來說，審計人員對內(nèi)部控制審計的傳統(tǒng)模式已無法滿足單位的需求，不能有效地對內(nèi)部控制進(jìn)行再控制。因此，本文從數(shù)據(jù)視角分析了重慶海事局合同管理子系統(tǒng)的基本情況以及合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀，嘗試構(gòu)建以五個模型為基礎(chǔ)的內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系，并以審計合同履行情況為例，具體說明合同管理內(nèi)部控制審計的實施流程。

二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀

為了加強(qiáng)和規(guī)范行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理、維護(hù)其合法權(quán)益、降低其經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險，重慶海事局根據(jù)《中華人民共和國合同法》及《內(nèi)控規(guī)范》，并結(jié)合實際情況于2013年6月開始執(zhí)行《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》。該管理辦法具體包含合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責(zé)任等方面，明確了經(jīng)濟(jì)責(zé)任主體，設(shè)置了經(jīng)濟(jì)合同的專門管理部門，設(shè)立了合同的復(fù)核小組，并明確了合同承辦部門和合同主管部門在合同管理中的責(zé)任與義務(wù)。

2012年重慶海事局聯(lián)手一家科技公司開始建設(shè)以集中核算為主的財務(wù)云平臺，從而工作人員可以在財務(wù)云平臺上利用收支管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算管理、基建管理、合同管理五大業(yè)務(wù)模塊并結(jié)合基礎(chǔ)設(shè)置、系統(tǒng)管理、辦公管理、查詢等模塊對日常業(yè)務(wù)進(jìn)行處理。

1.財務(wù)云平臺合同管理模塊基本情況。合同管理子系統(tǒng)于2013年6月開始試運行，至今已經(jīng)累積了近4年的合同數(shù)據(jù)，為重慶海事局進(jìn)行合同管理內(nèi)部控制審計數(shù)據(jù)分析提供了數(shù)據(jù)支撐。財務(wù)云平臺在建設(shè)時，將業(yè)務(wù)流程重造，并根據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》的要求將風(fēng)險控制點置于系統(tǒng)流程中，基本實現(xiàn)了對合同的信息化管控。該系統(tǒng)模塊提供了多方位、靈活的查詢分析功能，支持按照類型、年度、狀態(tài)等關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，實現(xiàn)了對重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同的分類查詢與統(tǒng)計，便于管理者進(jìn)行決策。

合同管理模塊可以實現(xiàn)重慶海事局在日常工作中對合同全生命周期的管理，通過該系統(tǒng)模塊完成事前準(zhǔn)備、合同訂立、合同履行、合同歸檔的全過程管理。目前合同管理模塊設(shè)計了合同事前、合同錄入、合同審核、到期提醒、合同查詢、合同歸檔、統(tǒng)計臺賬等功能模塊，具有管理標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化的特點，實現(xiàn)了合同基于財務(wù)云平臺的動態(tài)查詢審批與管理。合同承辦人根據(jù)合同的實際履行情況，選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)進(jìn)行申報，并提交相關(guān)部門進(jìn)行會簽審查和領(lǐng)導(dǎo)審批，通過后，將實際的業(yè)務(wù)信息反饋到系統(tǒng)中，系統(tǒng)對合同履行中計劃到期的收付款項進(jìn)行預(yù)警提示。合同履行中，統(tǒng)計臺賬功能模塊會實時記錄所有經(jīng)濟(jì)合同的運行狀態(tài)，自動計算合同執(zhí)行率并生成對應(yīng)的圖表或圖形，方便管理人員查詢。合同履行完畢之后，進(jìn)入合同歸檔操作，經(jīng)合同主管部門相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后將其歸到檔案庫。

2.基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀。

目前，按照《重慶海事局經(jīng)濟(jì)合同管理辦法（試行）》中的相關(guān)規(guī)定，在財務(wù)云平臺上對合同的相關(guān)人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，重點明確合同的授權(quán)審批、簽署及查閱權(quán)限。對于合同履行過程中的監(jiān)控，重慶海事局在重新梳理合同流程之后，將最易發(fā)生逾期收支的風(fēng)險點植入系統(tǒng)中進(jìn)行控制，設(shè)計了“到期提醒”功能對該風(fēng)險進(jìn)行重點防范。管理人員可以利用PC或者手機(jī)移動端實時查詢合同進(jìn)度，對合同履行情況實施有效監(jiān)控。同時在合同履行過程中，財務(wù)人員嚴(yán)格按照系統(tǒng)流程根據(jù)合同履行情況辦理價款結(jié)算和進(jìn)行賬務(wù)處理。

需要注意的是，對于《內(nèi)控規(guī)范》中提出的“單位應(yīng)建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合”這一要求還未能在財務(wù)云平臺上實現(xiàn)，合同管理系統(tǒng)未建立與金蝶K3賬務(wù)處理系統(tǒng)及云平臺上的收支管理模塊、預(yù)算管理模塊的數(shù)據(jù)接口，不能實現(xiàn)一點輸入、全程共享的目標(biāo)。因此，金蝶K3賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)還不能從財務(wù)云平臺上直接獲取。

三、基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系構(gòu)建

1.審計數(shù)據(jù)來源。合同管理內(nèi)部控制審計所需要的數(shù)據(jù)主要來源于財務(wù)云平臺，但在對合同管理制度、合同簽約對象資信狀況、合同賬款結(jié)算等評價時需要對外部系統(tǒng)或者互聯(lián)網(wǎng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集?；谪攧?wù)云平臺的合同管理涉及的數(shù)據(jù)庫表主要包括合同基礎(chǔ)信息表（SYS_Manage_Contract）、合同附件信息表（SYS_Manage_Contract_Attachment）、合同基本類型明細(xì)表（SYS_Manage_Contract_BaseStyle）、合同往來明細(xì)表（SYS_Manage_Contract_Detail）、經(jīng)濟(jì)合同審查表（SYS_Contract_Check_FH）等19張表，除此之外，還可能涉及船舶管理明細(xì)表（SYS_BX_Boat）、車輛管理明細(xì)表（SYS_BX_Car）等。其中每張表涉及的數(shù)據(jù)項來源于合同管理、資產(chǎn)管理、收支管理、基礎(chǔ)設(shè)置等模塊。例如，在對某一份基建合同的履行情況進(jìn)行審計時，除了涉及每張合同管理的數(shù)據(jù)庫表，還可能會涉及船舶管理明細(xì)表，并從中采集“合同名稱”“合同編號”“合同明細(xì)”“合同類型”“經(jīng)辦部門”“金額”“項目名稱”“開戶行賬號”等字段。

2.合同管理內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系構(gòu)建。本文按照合同管理內(nèi)部控制的基本管理內(nèi)容及流程中各重要的結(jié)點，結(jié)合《內(nèi)控規(guī)范》合同管控模塊的各項具體要求，并根據(jù)重慶海事局的具體業(yè)務(wù)情況設(shè)計了崗位設(shè)置全面性、崗位權(quán)限設(shè)置合理性、合同歸口管理執(zhí)行性、合同審批流程完整性、合同審查充分性、合同簽約授權(quán)合規(guī)性、合同談判合規(guī)性、合同簽訂范圍及條件合理性、合同履行情況監(jiān)控有效性、合同履行賬務(wù)處理合規(guī)性、合同信息準(zhǔn)確性、合同信息完整性、合同信息安全性等13個審計指標(biāo)。構(gòu)建的基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系見表1。

表1 基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系設(shè)計

續(xù)表1 基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系設(shè)計

四、基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計實施流程

基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計是以數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)對合同管理內(nèi)部控制進(jìn)行再控制的過程。在構(gòu)建了內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系之后，需首先確定審計目標(biāo)再展開審計工作，具體實施流程包括審計數(shù)據(jù)采集、審計數(shù)據(jù)預(yù)處理、建立合同管理內(nèi)部控制審計中間表、構(gòu)建合同管理內(nèi)部控制審計數(shù)據(jù)分析模型、審計數(shù)據(jù)分析模型使用及生成內(nèi)部控制審計報告等。

1.確定合同管理內(nèi)部控制審計目標(biāo)。在進(jìn)行合同管理內(nèi)部控制審計時，首先需要確定審計目標(biāo)。內(nèi)部控制審計的目標(biāo)是檢查并評價內(nèi)部控制的合法性、充分性、有效性及適宜性。根據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》第十一條，合同管理內(nèi)部控制審計目標(biāo)則是審查單位是否實現(xiàn)合同歸口管理、是否明確簽訂合同的經(jīng)濟(jì)活動范圍和條件、是否有效監(jiān)控合同履行情況、是否建立合同糾紛協(xié)調(diào)機(jī)制等。重慶海事局進(jìn)行合同管理內(nèi)部控制時主要是依靠財務(wù)云平臺，因此還需對各個系統(tǒng)模塊的權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)的可行性等進(jìn)行審計。

2.審計數(shù)據(jù)采集。大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)的來源更加多樣化。數(shù)據(jù)采集是進(jìn)行審計分析的基礎(chǔ)，采集的數(shù)據(jù)一定要符合完整性、真實性、精確性等原則。結(jié)合審計工作要求及數(shù)據(jù)分析方案，按照審計分析指標(biāo)和數(shù)據(jù)項，從信息系統(tǒng)中采集相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。利用財務(wù)云平臺系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能、數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能或者大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，采集審計人員關(guān)注的數(shù)據(jù)項。在審計數(shù)據(jù)分析實施過程中，優(yōu)先對實施方案中總體情況所需的指標(biāo)進(jìn)行分析，為實施方案中審計事項的確定提供支持。

3.審計數(shù)據(jù)預(yù)處理。沒有高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，就沒有高質(zhì)量的數(shù)據(jù)分析結(jié)果。數(shù)據(jù)采集完成之后，需要考慮數(shù)據(jù)的一致性、可用性。對于不同信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集，可能存在不同的結(jié)構(gòu)和模式，如文件、圖片等，在數(shù)據(jù)采集完成后需要對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步集成處理或整合處理，將來自不同數(shù)據(jù)集的數(shù)據(jù)收集、整理、清洗、轉(zhuǎn)換后，生成到一個新的數(shù)據(jù)集中，為后續(xù)查詢和分析處理提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)視圖。同時，還需要驗證數(shù)據(jù)的正確性，判斷數(shù)據(jù)內(nèi)容是否匹配，搭建分析環(huán)境。

4.建立合同管理內(nèi)部控制審計中間表。審計中間表是指將轉(zhuǎn)換、清理和驗證后的源數(shù)據(jù)按照提高審計分析效率、實現(xiàn)審計目的的要求進(jìn)一步選擇、整合而形成的數(shù)據(jù)集合。例如，在評價合同履行情況時，首先確定審計數(shù)據(jù)的主表包含合同的名稱、日期、金額、幣別、合同編號等信息，而附屬表中包括往來信息、賬務(wù)信息、審批人員、來源系統(tǒng)等信息。

5.構(gòu)建合同管理內(nèi)部控制審計數(shù)據(jù)分析模型?；谪攧?wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計是以財務(wù)云平臺和外部采集的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，在審計時目標(biāo)不同，所采集的數(shù)據(jù)項也不同，因此需要根據(jù)審計目標(biāo)構(gòu)建相應(yīng)的審計數(shù)據(jù)分析模型。針對本文構(gòu)建的13個合同管理內(nèi)部控制審計指標(biāo)，分類整理成合同管理審計數(shù)據(jù)分析模型、合同簽訂審計數(shù)據(jù)分析模型、合同履行審計數(shù)據(jù)分析模型、合同信息審計數(shù)據(jù)分析模型等4個模型。合同管理內(nèi)部控制審計數(shù)據(jù)分析模型及對應(yīng)的指標(biāo)見表2。

6.審計數(shù)據(jù)分析模型使用及生成內(nèi)部控制審計報告。數(shù)據(jù)的價值最終還需要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)分析上。審計人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)審計目標(biāo)選擇合適的審計數(shù)據(jù)分析模型，通過對相關(guān)合同管理內(nèi)部控制審計指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，將得到的結(jié)果用圖形直觀地展示出來。由于無法對合同管理內(nèi)部控制的審計指標(biāo)進(jìn)行定量評價，在具體操作時，重慶海事局可以根據(jù)實際情況對評價標(biāo)準(zhǔn)分級并確定其權(quán)重或者借鑒國資委2006年制定的《中央企業(yè)綜合績效評價實施細(xì)則》確定定性評價指標(biāo)評價標(biāo)準(zhǔn)的做法，把有效性分為完全無效、不夠有效、一般有效、基本有效、非常有效這五個等級，并對合同管理內(nèi)部控制執(zhí)行程度的不同進(jìn)行詳細(xì)界定。

表2 合同管理內(nèi)部控制審計數(shù)據(jù)分析模型設(shè)計

基于財務(wù)云平臺的合同管理基本分析模型審計流程圖

五、基于財務(wù)云平臺的合同管理內(nèi)部控制審計案例分析

《內(nèi)控規(guī)范》中要求單位在建立與實施內(nèi)部控制時，要遵循全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性原則。本文以重慶海事局為例，對其合同履行情況審計進(jìn)行分析，根據(jù)審計實施流程，客觀、系統(tǒng)地闡述其內(nèi)部控制情況，并給出審計分析報告，其具體實施流程如圖所示。

1.確定審計目標(biāo)。對合同履行情況進(jìn)行審計時，主要審查重慶海事局是否根據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》對合同履行情況實施了有效監(jiān)控，財會部門是否根據(jù)合同履行情況辦理了價款結(jié)算和進(jìn)行賬務(wù)處理等。

2.審計數(shù)據(jù)采集。審計分析合同履行情況的數(shù)據(jù)主要來源于財務(wù)云平臺的合同管理模塊和金蝶K3賬務(wù)處理系統(tǒng)，部分?jǐn)?shù)據(jù)還來源于財務(wù)云平臺的系統(tǒng)模塊、收支管理模塊、預(yù)算管理模塊及資產(chǎn)管理模塊等。針對合同履行涉及的“合同履行情況監(jiān)控有效性”和“合同履行賬務(wù)處理合規(guī)性”指標(biāo)，分別采集數(shù)據(jù)項，具體包括“合同名稱”“合同編號”“實際付款日期”“實際付款金額”“發(fā)票號”“憑證號”“備注”“附件”等。

3.審計數(shù)據(jù)預(yù)處理。若數(shù)據(jù)分別來自財務(wù)云平臺和金蝶K3賬務(wù)處理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)通常不同，此時要對數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理。例如，從財務(wù)云平臺和金蝶K3賬務(wù)處理系統(tǒng)中采集“合同履行賬務(wù)處理合規(guī)性”指標(biāo)下的“實際付款日期”和“日期”時，提取的數(shù)據(jù)格式分別為“YYYY-MM-DD”和“YYYYMMDD”，這就需要將其轉(zhuǎn)換成相同格式的數(shù)據(jù)。

4.建立合同管理內(nèi)部控制審計中間表。數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理之后，為形成審計疑點，根據(jù)合同履行審計數(shù)據(jù)分析模型進(jìn)行處理后可形成審計中間表，為此建立合同履行審計數(shù)據(jù)分析模型基礎(chǔ)性審計中間表，如表3所示。

5.合同履行審計數(shù)據(jù)分析模型使用及生成內(nèi)部控制審計報告。在采集、處理完所有與合同履行情況分析模型相關(guān)的數(shù)據(jù)之后，使用模型中的“合同履行情況監(jiān)控有效性”“合同履行賬務(wù)處理合規(guī)性”兩個指標(biāo)，可使用SQL語句提取其對應(yīng)的數(shù)據(jù)項并結(jié)合其評價標(biāo)準(zhǔn)對合同履行情況進(jìn)行分析。例如，需審查某一天的實際收付款金額是否與發(fā)票的金額一致時，可使用SQL語句：

表3 合同履行審計數(shù)據(jù)分析模型基礎(chǔ)性審計中間表

SELECT付款金額FROM付款明細(xì)表WHERE日期=quot;YYYY-MM-DDquot;＜＞（SELECT 發(fā)票金額FROM發(fā)票信息表WHERE日期=quot;YYYY-MMDDquot;）

基于數(shù)據(jù)對合同履行情況進(jìn)行分析后，形成審計結(jié)論和意見，并編寫內(nèi)部控制審計報告。

六、結(jié)束語

建立一套科學(xué)、合理的適用于行政事業(yè)單位合同內(nèi)部控制審計的方法有利于提升單位內(nèi)部控制水平，有效防止舞弊。本文基于財務(wù)云平臺上合同管理子系統(tǒng)的現(xiàn)狀，構(gòu)建了一套適用于重慶海事局的合同內(nèi)部控制審計指標(biāo)體系，雖然未采用科學(xué)的方法確定其指標(biāo)的權(quán)重，但設(shè)計了具體的操作流程，并以模擬案例進(jìn)行說明，以期為重慶海事局內(nèi)部控制提供新的思路。

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A

1004-0994（2017）35-0091-6

國家社會科學(xué)基金項目（項目編號：17BGL194）；重慶海事局財務(wù)云平臺建設(shè)與大數(shù)據(jù)決策咨詢項目（項目編號：2016Q156）

作者單位：1.重慶理工大學(xué)會計學(xué)院，重慶400054；2.重慶理工大學(xué)云會計大數(shù)據(jù)智能研究所，重慶400054；3.中華人民共和國重慶海事局，重慶401121