新時(shí)期檔案管理工作的問(wèn)題與對(duì)策

宋瑩瑩

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)獲得了飛速的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在很多領(lǐng)域都獲得了廣泛的應(yīng)用，不僅提高了工作效率，還給人們的日常生活提供了很多方便。在檔案管理工作中，逐漸開(kāi)展信息化建設(shè)，工作效率和質(zhì)量顯著提升。然而，在當(dāng)前的我國(guó)檔案管理工作中，還存在著一些問(wèn)題，文章對(duì)此進(jìn)行了深入細(xì)致的分析和探討，并提出了解決對(duì)策。希望通過(guò)文章的分析，可以為相關(guān)人士提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；問(wèn)題；對(duì)策

作為記錄個(gè)人和社會(huì)的發(fā)展歷程的重要的歷史性資料，檔案具有非常重要的作用。目前，檔案管理在信息化程度上明顯提高，管理更為規(guī)范，檔案管理工作取得很大的進(jìn)展，為的發(fā)展提供了有力的支持。然而，在檔案管理工作中，還存在一些問(wèn)題，如檔案管理手段不先進(jìn)、管理人員隊(duì)伍變動(dòng)大、在思想上沒(méi)有引起足夠的重視等，這些問(wèn)題的存在都阻礙著檔案管理工作的發(fā)展。為了提升檔案管理的水平，必須規(guī)范操作流程，進(jìn)一步完善檔案管理制度，緊跟時(shí)代的步伐。

1 檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 思想上不重視

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，很多單位往往將工作的重心放在了追求經(jīng)濟(jì)利益上，管理者對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，以經(jīng)濟(jì)利益為先，并且認(rèn)為檔案管理工作是無(wú)足輕重的。此外，管理者還片面地認(rèn)為檔案管理同單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展是沒(méi)有聯(lián)系的，僅僅是檔案部門(mén)的職責(zé)。因此，這就導(dǎo)致在檔案部門(mén)成立之后，在管理上不夠系統(tǒng)，資金支持較為欠缺，對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠。檔案管理工作也局限于較為基礎(chǔ)性的工作，如檔案的記錄、收集以及裝訂等，工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，缺乏深度。檔案管理硬件設(shè)施不完備，資金短缺，在管理人員上綜合素質(zhì)不高。由于思想上沒(méi)有引起足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作存在諸多問(wèn)題。

1.2 檔案管理人員的隊(duì)伍不穩(wěn)定

檔案管理工作對(duì)于管理人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)要求較高，需要具備專業(yè)的理論知識(shí)，專業(yè)性較強(qiáng)。目前，檔案管理人員變動(dòng)較大，而且高素質(zhì)的人才較為欠缺。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，以及檔案管理信息化建設(shè)的加快，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，不僅需要具備檔案管理知識(shí)，還要能熟練掌握計(jì)算機(jī)技能。而大部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，因此影響了檔案管理工作的質(zhì)量。還有一部分檔案管理人員并非專職人員，因此有很大的流動(dòng)性，影響檔案管理工作的有序進(jìn)行。此外，檔案管理人員在工作中缺乏創(chuàng)新意識(shí)，主動(dòng)性和積極性較欠缺，思想落后，這些都阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1.3 檔案管理手段落后

目前，檔案信息化管理的概念已經(jīng)被越來(lái)越多的人熟悉，雖然在工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了較為廣泛的應(yīng)用，然而具體到檔案信息化管理，則仍然有很長(zhǎng)的一段路要走，有很多的工作要做，目前檔案管理基本停留在人工處理、紙質(zhì)辦公的模式。這就給后期的檔案查閱和使用工作帶來(lái)阻礙，甚至導(dǎo)致一些重要的文件丟失。雖然計(jì)算機(jī)設(shè)備也被應(yīng)用到檔案管理部門(mén)中，然而信息化水平較低，僅用于信息的輸入和輸入。為了將檔案管理信息化切實(shí)落到實(shí)處，應(yīng)更新和優(yōu)化檔案管理的手段和方式，使計(jì)算機(jī)的作用能夠充分發(fā)揮出來(lái)。

1.4 檔案室硬件環(huán)境不佳

理論上講，檔案室的環(huán)境應(yīng)該是良好的，而且管理上十分規(guī)范，然而實(shí)際情況卻并非如此。很多單位對(duì)其他硬件設(shè)施十分重視，不斷購(gòu)進(jìn)新設(shè)備，然而卻不愿意為檔案室購(gòu)置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案室的設(shè)備陳舊，甚至沒(méi)有專門(mén)用于存放檔案的檔案室。因此，不僅檔案管理不夠規(guī)范、不夠標(biāo)準(zhǔn)，檔案材料被蟲(chóng)蛀和發(fā)霉的事件也是時(shí)有發(fā)生，威脅檔案資料的安全。

1.5 檔案管理工作信息化程度不高

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，在各個(gè)領(lǐng)域中計(jì)算機(jī)技術(shù)都獲得了較為廣泛的應(yīng)用，尤其是在辦公自動(dòng)化中，提高了工作的效率，使人們從繁瑣的工作中解脫出來(lái)。然而在檔案管理工作中，很多單位并沒(méi)有充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將它的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。不僅造成了資源的浪費(fèi)，而且降低了管理工作的效率。

2 提高檔案管理水平的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)管理意識(shí)

一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)是發(fā)展的關(guān)鍵，而檔案管理工作重要性不大，這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤而片面的，更加導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)費(fèi)不足、工作含糊的問(wèn)題。因此，為改變這一現(xiàn)象，在實(shí)際工作中，應(yīng)時(shí)刻地關(guān)注檔案工作的情況，注重合作與交流，認(rèn)真分析工作中存在的不足和問(wèn)題，并加以解決。要引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注、支持。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)相關(guān)的法律和法規(guī)，在經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃中，將檔案事業(yè)費(fèi)納入其中，并逐年增加用于檔案工作的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。采取有效措施提高檔案管理的信息化水平和工作效率，改善工作環(huán)境，配齊基礎(chǔ)設(shè)備，注重檔案管理人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性和人員的培養(yǎng)。

2.2 加大人才培養(yǎng)，優(yōu)化整體素質(zhì)

檔案管理工作既講求效率，又注重科學(xué)性，而在這其中人才發(fā)揮的作用無(wú)疑是非常巨大的，通過(guò)建立具備創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍，不斷培養(yǎng)和引進(jìn)學(xué)習(xí)能力卓越的人才。檔案管理信息化工作的發(fā)展，要求管理人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，以及理論水平。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，堅(jiān)持以人為本，調(diào)動(dòng)人員的積極性和創(chuàng)造性。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

2.3.1開(kāi)展檔案信息化的宣傳工作檔案管理工作目前還沒(méi)有被人們所熟知，很多人對(duì)檔案管理工作知之甚少，在社會(huì)上的影響力不足，在一定程度上阻礙了檔案配合工作的順利進(jìn)行。因此，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案知識(shí)的普及工作，做好宣傳，使群眾了解、認(rèn)識(shí)檔案工作的重要意義，為檔案管理工作獲得更多的支持和配合，營(yíng)造良好的環(huán)境。

2.3.2完善檔案信息化管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是提高檔案管理信息化建設(shè)水平的前提。而檔案信息化工作的基礎(chǔ)則是廣泛的合作和明確的分工。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有助于促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)的溝通和信息的共享，因此應(yīng)建立和完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，從而在工作中不斷改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)，并不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

2.3.3營(yíng)造電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境檔案信息具有非常重要的意義，因此在信息的保密性和安全性方面，有著更高的要求。而信息技術(shù)的應(yīng)用，則使得檔案信息可以更好地被收集，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理，以及較高的利用效率。然而，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在提高準(zhǔn)確性和工作效率的同時(shí)，也存在一些不安全的因素，因此應(yīng)建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免檔案系統(tǒng)受到病毒的侵害，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備的防護(hù)措施。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)檔案制度是一份真實(shí)的個(gè)人經(jīng)歷的記錄，是對(duì)一個(gè)人品德和業(yè)務(wù)能力的真實(shí)表現(xiàn)，具有十分重要的意義。因此發(fā)展和完善我國(guó)檔案管理制度是十分必要的，作為檔案從業(yè)者應(yīng)當(dāng)正確看待前進(jìn)中的困難，要有恒心、有毅力、有能力推動(dòng)人事檔案工作得到更大發(fā)展，為今后培養(yǎng)和選拔人才提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。endprint