淺析以用戶(hù)為中心的企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與利用

文/廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司 鐘穎

淺析以用戶(hù)為中心的企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與利用

文/廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司 鐘穎

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，如何開(kāi)展以用戶(hù)為中心的檔案開(kāi)發(fā)利用，理應(yīng)成為所有傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作者面臨轉(zhuǎn)變且需著手解決的問(wèn)題，通過(guò)分析檔案用戶(hù)與企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與利用的關(guān)系，提出以用戶(hù)為中心的檔案開(kāi)發(fā)與利用模式，提高檔案的利用效率，增強(qiáng)檔案的存在價(jià)值，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

企業(yè)檔案；用戶(hù)：檔案開(kāi)發(fā)與利用

隨著寬帶無(wú)線接入技術(shù)和移動(dòng)終端技術(shù)的飛速發(fā)展，人們迫切希望能夠隨時(shí)隨地乃至在移動(dòng)過(guò)程中都能方便地從互聯(lián)網(wǎng)獲取信息和服務(wù)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)運(yùn)而生并迅猛發(fā)展，掀起全球信息互聯(lián)共享的浪潮，在這個(gè)由無(wú)數(shù)人組成的信息互聯(lián)網(wǎng)中，所有用戶(hù)不但是信息的接受者同時(shí)也是信息的主體，對(duì)于檔案行業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的本質(zhì)即信息，作為信息的重要組成部分，信息用戶(hù)雙重身份的轉(zhuǎn)變對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用既是挑戰(zhàn)亦是機(jī)遇。在具有用戶(hù)體驗(yàn)至上鮮明特點(diǎn)的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，如何開(kāi)展以用戶(hù)為中心的檔案開(kāi)發(fā)利用，理應(yīng)成為所有傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作者面臨轉(zhuǎn)變且需著手解決的問(wèn)題。

一、新時(shí)期檔案用戶(hù)與企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系

企業(yè)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作是以檔案信息資源為前提，以利用者（用戶(hù)）為服務(wù)對(duì)象，以滿(mǎn)足利用者即用戶(hù)需求為目的，通過(guò)多種途徑、形式、渠道和方法開(kāi)發(fā)、傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的過(guò)程。檔案工作的目的是向用戶(hù)提供利用，檔案只有利用了才能使其具有價(jià)值和意義。用戶(hù)是檔案資源及其服務(wù)的使用者。用戶(hù)作為檔案信息開(kāi)發(fā)利用的對(duì)象始終處于中心位置，作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主體，檔案用戶(hù)的基本情況和需求不僅決定了檔案信息資源開(kāi)發(fā)的方式和提供利用服務(wù)的內(nèi)容，同時(shí)決定了檔案信息開(kāi)發(fā)利用的機(jī)制和模式。

（一）檔案用戶(hù)類(lèi)型分析。不同的用戶(hù)對(duì)檔案信息的需求不同，需要開(kāi)發(fā)的檔案信息類(lèi)型、開(kāi)發(fā)及傳播的方法也會(huì)有區(qū)別，因此檔案部門(mén)必須對(duì)其利用者即檔案用戶(hù)進(jìn)行研究分析，從而有目的、有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，真正體現(xiàn)“以人為本”的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用理念。

1.按用戶(hù)來(lái)源劃分。在企業(yè)檔案利用服務(wù)工作中，主要面對(duì)的用戶(hù)從來(lái)源上劃分主要有三類(lèi)：一是企業(yè)外部社會(huì)人員，二是企業(yè)內(nèi)部在職員工，三是企業(yè)離退休員工，四是企業(yè)離職員工。

2.按用戶(hù)工作性質(zhì)分類(lèi)。在企業(yè)檔案利用者中，按其工作所屬范圍性質(zhì)為分為四大類(lèi)：產(chǎn)品研發(fā)類(lèi)用戶(hù)、企業(yè)管理類(lèi)用戶(hù)、財(cái)會(huì)審計(jì)類(lèi)用戶(hù)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)用戶(hù)。

3.按用戶(hù)需求意愿分類(lèi)。用戶(hù)對(duì)檔案信息對(duì)需求意愿通常會(huì)明確表達(dá)出來(lái)，但有時(shí)部分用戶(hù)由于各種主觀或客觀因素，對(duì)檔案利用的愿望沒(méi)有明確表達(dá)出來(lái)，根據(jù)這兩種情況可將檔案用戶(hù)分為兩大類(lèi)：一是正式用戶(hù)，二是潛在用戶(hù)。正式用戶(hù)是企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用的中心與重點(diǎn)，而同時(shí)檔案管理人員也要關(guān)注并適時(shí)地引導(dǎo)潛在用戶(hù)，將他們轉(zhuǎn)化為檔案利用的正式用戶(hù)。

4.按用戶(hù)的利用能力分類(lèi)。不同的用戶(hù)利用獲取檔案信息資源的能力各有不同。在各類(lèi)企業(yè)員工中，有一些員工會(huì)積極主動(dòng)利用各種技術(shù)手段方式通過(guò)各種渠道獲取檔案信息，而一些員工只限于自身崗位條件直接獲取檔案資料，還有部分員工甚至只能依靠檔案管理者間接的獲取自己所需的檔案信息，根據(jù)這些情況可將企業(yè)檔案用戶(hù)分為三大類(lèi)：初級(jí)用戶(hù)、中級(jí)用戶(hù)、高級(jí)用戶(hù)。企業(yè)檔案管理者應(yīng)針對(duì)不同級(jí)別的用戶(hù)有計(jì)劃地定期給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案知識(shí)培訓(xùn)。

5.按用戶(hù)利用方式分類(lèi)。企業(yè)檔案信息用戶(hù)利用方式主要有四大類(lèi)：查閱、復(fù)印、借出、咨詢(xún)。相應(yīng)的用戶(hù)可分為：查閱用戶(hù)、復(fù)印用戶(hù)、借閱用戶(hù)和咨詢(xún)用戶(hù)。

（二）檔案用戶(hù)需求分析。檔案利用者不同的身份、不同的工作性質(zhì)、不同的知識(shí)背景都必然導(dǎo)致對(duì)檔案信息資源需求的不同。企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中形成的原始記錄，利用者來(lái)源廣泛且自身的差異性決定了對(duì)檔案信息資源產(chǎn)生不同的利用需求。概括而言，企業(yè)檔案用戶(hù)的檔案信息需求可從以下三個(gè)層面分析：

1.從需求內(nèi)容層面分析。用戶(hù)對(duì)檔案利用的內(nèi)容主要集中在人事變動(dòng)文件、技改項(xiàng)目文件、財(cái)務(wù)憑證、機(jī)構(gòu)改革變更文件、國(guó)有資產(chǎn)權(quán)證。

2.從需求時(shí)效層面分析。在現(xiàn)今移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代，用戶(hù)希望能夠隨時(shí)隨地利用信息分享信息，其利用檔案需求在時(shí)效上主要體現(xiàn)為便捷、省時(shí)、系統(tǒng)人性化。

3.從需求方式層面分析。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息互聯(lián)共享，更多的用戶(hù)在利用檔案信息資源時(shí)有檔案信息專(zhuān)題性、系統(tǒng)性、個(gè)性化的要求。

二、以用戶(hù)為中心的檔案開(kāi)發(fā)與利用模式

為用戶(hù)著想，積極提供檔案服務(wù)和檔案編研成果服務(wù)，是檔案開(kāi)發(fā)利用的出發(fā)點(diǎn)和著眼點(diǎn)。

（一）圍繞用戶(hù)需求，立足現(xiàn)實(shí)放眼未來(lái)拓展檔案資源開(kāi)發(fā)模式。具體如下：

1.企業(yè)內(nèi)部檔案系統(tǒng)和各企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)及互聯(lián)網(wǎng)利用的相互集成。整合企業(yè)內(nèi)部各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)如：ERP、OA、財(cái)務(wù)等等集成互聯(lián)網(wǎng)信息資源，采購(gòu)?fù)袠I(yè)先進(jìn)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，做到檔案信息系統(tǒng)涵蓋企業(yè)全部業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)，讓用戶(hù)僅需登錄檔案信息系統(tǒng)就能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息一網(wǎng)打盡。

2.文檔一體化，圖檔一體化。將檔案管理系統(tǒng)集成到OA業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，文件從起草、審核到流轉(zhuǎn)結(jié)束，應(yīng)當(dāng)以歸檔到檔案系統(tǒng)作為文件流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)結(jié)束的標(biāo)志，從而實(shí)現(xiàn)OA文件流轉(zhuǎn)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫集成。將企業(yè)的圖書(shū)、情報(bào)及檔案三大資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來(lái)，搭建一個(gè)有機(jī)整體，以互相配合、相互補(bǔ)充為目的，以數(shù)字化資源共建為突破口建立文獻(xiàn)資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和共享化的圖檔信息資源高效整合模式。

3.從精從專(zhuān)開(kāi)展檔案編研工作。迎合不同性質(zhì)用戶(hù)以及用戶(hù)的不同需求深入開(kāi)展專(zhuān)題性資料編研，

同時(shí)結(jié)合企業(yè)工作重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)及企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開(kāi)展檔案信息的深度加工和專(zhuān)題編研工作，形成一批實(shí)用性強(qiáng)的、有行業(yè)特色的更全面更準(zhǔn)確更專(zhuān)業(yè)的編研成果，從而提高檔案信息供給能力，豐富企業(yè)檔案資源。

4.檔案信息資源互動(dòng)及反饋制度。企業(yè)年度文件歸檔整理完成后，檔案館（室）可以將企業(yè)的管理、生產(chǎn)科研及產(chǎn)品銷(xiāo)售等相關(guān)等檔案目錄主動(dòng)印發(fā)給有關(guān)等領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門(mén)，一方面使這些用戶(hù)能夠及時(shí)地了解可利用的檔案信息狀況，同時(shí)也向業(yè)務(wù)部門(mén)征求檔案資料收集是否齊全等方面的意見(jiàn)建議，并將這種信息互動(dòng)及反饋形成制度，營(yíng)造企業(yè)內(nèi)部檔案收集利用的良好氛圍，從而保證資料收集的全面性，豐富檔案資源建設(shè)。

5.完善館藏檔案數(shù)字化工作同時(shí)開(kāi)展數(shù)據(jù)化深加工。本著“存量數(shù)字化，增量電子化”原則全面完善館藏?cái)?shù)字化加強(qiáng)歷史數(shù)據(jù)的積累存貯，在這樣的基礎(chǔ)上對(duì)檔案數(shù)據(jù)開(kāi)展深加工，對(duì)一手?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行深入分析研究、分類(lèi)加工，建立技術(shù)專(zhuān)利數(shù)據(jù)庫(kù)、科技論文數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目建設(shè)案例數(shù)據(jù)庫(kù)等各種類(lèi)型的直接服務(wù)企業(yè)用戶(hù)的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)庫(kù)。

（二）創(chuàng)新用戶(hù)體驗(yàn)至上信息互聯(lián)互通的檔案利用模式。

可分為4個(gè)方面：

1.優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)整體性能。檔案信息管理系統(tǒng)作為用戶(hù)利用檔案資料的一個(gè)重要平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)提供給用戶(hù)一個(gè)方便登錄、操作簡(jiǎn)便、性能優(yōu)越、響應(yīng)快速的電子信息集成系統(tǒng)。優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)可以從三個(gè)定期入手：一是根據(jù)檔案管理者使用經(jīng)驗(yàn)反饋，定期對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部操作流程進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化。二是定期對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器進(jìn)行及時(shí)地升級(jí)，從而保證隨著系統(tǒng)錄入檔案資料的不斷增加而不會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行速度。三是定期與系統(tǒng)利用者檔案用戶(hù)進(jìn)行交流獲取用戶(hù)使用心得，分析用戶(hù)使用行為數(shù)據(jù)了解用戶(hù)操作習(xí)慣，進(jìn)而改善系統(tǒng)操作界面以及優(yōu)化功能模塊。

2.運(yùn)用先進(jìn)搜索技術(shù)，提高利用效率。檔案利用效率是用戶(hù)體驗(yàn)中一個(gè)很關(guān)鍵的指標(biāo)，直接決定用戶(hù)的留存率以及用戶(hù)的滿(mǎn)意度和忠誠(chéng)度，在檔案利用過(guò)程中的搜索技術(shù)包含兩方面：一方面是在查詢(xún)實(shí)體檔案過(guò)程的快速搜索。另一方面是在檔案信息管理系統(tǒng)里查找電子檔案的搜索引擎技術(shù)。在實(shí)體檔案的查找中可以通過(guò)對(duì)每份檔案文件采用二維碼技術(shù)而實(shí)現(xiàn)檔案對(duì)快速查找，給每份歸檔文件形成相應(yīng)的二維碼，通過(guò)機(jī)器掃描二維碼即可迅速定位文件的位置及相關(guān)內(nèi)容摘要；而提高檔案信息管理系統(tǒng)的搜索技術(shù)方面，則可從引入全文檢索技術(shù)、智能搜索以及移動(dòng)搜索等技術(shù)強(qiáng)大系統(tǒng)搜索引擎的功能。

3.在企業(yè)產(chǎn)品銷(xiāo)售、技術(shù)研發(fā)、新產(chǎn)品研制方面開(kāi)創(chuàng)檔案利用新局面。產(chǎn)品銷(xiāo)售、技術(shù)研發(fā)、新產(chǎn)品研制是企業(yè)各項(xiàng)工作中極為重要的三個(gè)方面，相關(guān)這三方面工作的檔案利用者也是企業(yè)檔案的重要用戶(hù)，對(duì)于產(chǎn)品銷(xiāo)售要圍繞產(chǎn)品投放市場(chǎng)初期、高峰期及后期三個(gè)階段，分別做好相關(guān)檔案資料的匯編及信息反饋；對(duì)于技術(shù)研發(fā)、新產(chǎn)品研制方面，檔案館（室）則應(yīng)當(dāng)經(jīng)常收集與本企業(yè)產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的國(guó)內(nèi)外先進(jìn)發(fā)展動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)，將這些最新的科技、產(chǎn)品信息及時(shí)傳送到技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)，同時(shí)要緊跟產(chǎn)品研制過(guò)程，做好新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)各階段的資料收集工作并形成翔實(shí)的匯編文件，為下一步產(chǎn)品的改造技術(shù)研發(fā)者提供史實(shí)依據(jù)。

4.企業(yè)檔案展覽工作的開(kāi)展。檔案館（室）可以按照一定的主題，開(kāi)展長(zhǎng)期或短期檔案展覽，以展出檔案原件或復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容，這樣用戶(hù)就可以從中獲得較為集中系統(tǒng)的檔案信息內(nèi)容與線索，甚至發(fā)現(xiàn)從未見(jiàn)過(guò)的，難得的珍貴史料信息，經(jīng)過(guò)精心挑選和組織展出的有代表性的、典型的檔案信息材料，能給參觀者留下深刻印象，起到生動(dòng)的檔案教育作用，同時(shí)也宣傳企業(yè)檔案工作的重要性與必要性。

三、結(jié)語(yǔ)

勿忘初心，方得始終。新時(shí)期，在信息互聯(lián)互通的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案工作面臨著轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新、提質(zhì)增效，發(fā)揮檔案的效用、實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值始終是我們的工作目標(biāo)，開(kāi)發(fā)利用，做好服務(wù)始終是開(kāi)展檔案工作的“初心”，而時(shí)刻為用戶(hù)著想，提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，才能真正彰顯檔案工作的價(jià)值。

[1]周建軍.顯性知識(shí)服務(wù):檔案管理的有為之路[J].檔案學(xué)通訊,2015(01):51-54.

[2]張宏.互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)給企業(yè)檔案信息化帶來(lái)的新思考[J].蘭臺(tái)世界,2015(S2):76-77.

[3]劉耿生.檔案開(kāi)發(fā)與利用教程(第2版)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2010.