辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分析及實(shí)現(xiàn)

摘要：近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)也隨之興起，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得信息的傳遞更加快捷和便利，以往單一的文字辦公方式已經(jīng)不能夠滿(mǎn)足當(dāng)前辦公自動(dòng)化的需求，有需求就會(huì)有市場(chǎng)，因此基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。目前，很多知名的公司都已經(jīng)根據(jù)自身的實(shí)際需求出品率自動(dòng)化的辦公軟件，這些辦公系統(tǒng)具備基本的消息收發(fā)、日常事務(wù)等功能，但是仍然存在很多不足之處。本文針對(duì)當(dāng)前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并且提出相關(guān)的解決意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：高校；辦公自動(dòng)化；實(shí)現(xiàn)

辦公自動(dòng)化是隨著科技進(jìn)步與互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)發(fā)展而生的一種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，主要是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將辦公室內(nèi)部的部分工作逐步霧化到歌喉只能夠現(xiàn)代化設(shè)備之中，全面體現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、智能化、自動(dòng)化等目標(biāo)。這種迅速、全方位的信息采集和信息處理技術(shù)為高校的自動(dòng)化辦公提供了技術(shù)支持。為了保證高校自動(dòng)化系統(tǒng)的工作效率，應(yīng)該結(jié)合先進(jìn)的一些客觀(guān)情況，提出相關(guān)建議。

1.相關(guān)技術(shù)介紹

1.1 Web技術(shù)介紹

客戶(hù)端利用計(jì)算機(jī)運(yùn)行Web瀏覽器，向客戶(hù)端展示W(wǎng)eb站點(diǎn)上的信息，而Web站點(diǎn)上的信息則是由Web服務(wù)器中程序提供的。通常我們所提及的Web技術(shù)包括Web客戶(hù)端技術(shù)和Web服務(wù)端技術(shù)兩種，客戶(hù)端主要是將圖片、文字等信息展示給客戶(hù)觀(guān)看，包含的技術(shù)分為多種，HTML語(yǔ)言、JAWA語(yǔ)言及腳本程序.CSS樣式表以及動(dòng)態(tài)HTML技術(shù)都被應(yīng)用。而服務(wù)端技術(shù)主要包括ASP、CGI、JSP技術(shù)等，使Web服務(wù)器向Web客戶(hù)端提供信息所采取的技術(shù)。當(dāng)前我國(guó)多數(shù)高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都是基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的，涉及到上述技術(shù)。

1.2 J2EE構(gòu)架

J2EE平臺(tái)適用于程序設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，提供了多層分布式的應(yīng)用模型，還包含組件再用、一體化安全模型以及靈活的事務(wù)控制等。此外，J2EE構(gòu)架還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)就是它可以在不同的服務(wù)器上運(yùn)行，同時(shí)也適用于不同的操作系統(tǒng)，因此更加具有普遍性。

2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能

2.1公文審批

高校的工作包括大量的教學(xué)工作和行政工作，這些內(nèi)容都包含大量的流程化工作，公文處理、收發(fā)以及審批、請(qǐng)示等，為了使工作更加程序化和規(guī)范化，可以建立一個(gè)電子公文交換系統(tǒng)使工作流程自動(dòng)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的規(guī)范，這樣不僅可以高效有序的完成工作內(nèi)容，還可以滿(mǎn)足學(xué)員領(lǐng)導(dǎo)以及各個(gè)部門(mén)、院區(qū)之間的各種公文發(fā)送與接收。辦公、斑紋以及收發(fā)等實(shí)現(xiàn)全過(guò)程自動(dòng)化可以減少公文傳遞中人力資源的浪費(fèi)，同時(shí)還可以提高工作效率，在用較短的時(shí)間完成以往相同的任務(wù)量。

2.2日志管理

為了件事系統(tǒng)運(yùn)行的狀況以及一些詳細(xì)的信息，可以利用系統(tǒng)日志來(lái)記錄相關(guān)的信息，而用戶(hù)的日志可以用來(lái)記錄用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的所有操作，所以如果想要實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶(hù)在此系統(tǒng)中所有行為的監(jiān)控，可以通過(guò)用戶(hù)日志來(lái)實(shí)現(xiàn)。此外，為了便于日后查詢(xún)，還可以更加細(xì)致的利用章日志記錄對(duì)所有印章操作的記錄。

2.3公文發(fā)送

一般行文都是由學(xué)院的相關(guān)部門(mén)起草的，之后相關(guān)部門(mén)會(huì)對(duì)其進(jìn)行審批，最后再指定人員將公文文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)的版式文件，并且發(fā)送到指定的蓋章人處蓋章、加密。經(jīng)過(guò)蓋章程序的文件可以被瀏覽，并且在保障蓋章無(wú)誤之后再選取收發(fā)單位進(jìn)行發(fā)送。只有具備蓋章權(quán)限的人才可以對(duì)版式文件進(jìn)行蓋章加密，這個(gè)步驟是在加密設(shè)備上完成的。經(jīng)過(guò)上述步驟之后，正式的公文才算是形成，可以注意到整個(gè)過(guò)程都受到了加密設(shè)備的安全保護(hù)。此外，文件的發(fā)送人還可以很好的掌握文件的處理狀態(tài)，文件發(fā)送人可以實(shí)現(xiàn)對(duì)公文文件的跟蹤，并且做好回執(zhí)管理。

3.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建議

3.1做好用戶(hù)培訓(xùn)

自動(dòng)化的人、自動(dòng)化的設(shè)備以及自動(dòng)化的系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中包含的三個(gè)重要因素，這三者缺一不可。其中，做到能夠化的是整個(gè)系統(tǒng)可以正常運(yùn)行的前提，而自動(dòng)化的設(shè)備是整個(gè)系統(tǒng)得以運(yùn)行的基礎(chǔ)，換句話(huà)說(shuō)自動(dòng)化系統(tǒng)就是在自動(dòng)化的人和自動(dòng)化的設(shè)備基礎(chǔ)上建立起來(lái)的。由于自動(dòng)化系統(tǒng)是人工設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的，所以人是整個(gè)辦公姿態(tài)的決定因素，想要更好的推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行，就需要提高全體辦公人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，此外，為了使系統(tǒng)運(yùn)行達(dá)到預(yù)期的效果，對(duì)用戶(hù)進(jìn)行培訓(xùn)是關(guān)鍵的內(nèi)容。培訓(xùn)時(shí)可以按照層次分開(kāi)，將系統(tǒng)骨干。專(zhuān)職維護(hù)人員等分開(kāi)培訓(xùn)，這樣培訓(xùn)內(nèi)容可以有所側(cè)重，培訓(xùn)的最終目的是使領(lǐng)導(dǎo)和群眾具有現(xiàn)代化的意識(shí)和觀(guān)念，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也可以因此而保證積極的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。辦公人員也會(huì)因此而對(duì)自動(dòng)化的辦公姿態(tài)更加熟練操作，全面提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

3.2完善安全管理機(jī)制

任何一個(gè)系統(tǒng)安全管理都是其關(guān)鍵內(nèi)容，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校中涉及到教學(xué)、政務(wù)等多個(gè)方面，所以關(guān)于其安全管理更加重要，所以加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化的安全性管理是重要的工作。如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，為人們的生產(chǎn)生活帶來(lái)了很大的便利，但是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直都是人們所關(guān)注的，網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制至今都沒(méi)有得到健全，所以辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的加密措施是非常必要的。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，可以通過(guò)實(shí)行有效的安全策略來(lái)提高系統(tǒng)的安全性，目前最常見(jiàn)的方法是設(shè)置管理權(quán)限，在對(duì)權(quán)限管理時(shí)可以分為基于文檔的權(quán)限管理和基于用戶(hù)組的權(quán)限管理以及基于個(gè)人的權(quán)限管理。

4.結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是高校信息化建設(shè)的基本內(nèi)容，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的火熱發(fā)展，很大程度上也推進(jìn)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涉及到Web技術(shù)與J2EE構(gòu)架，需要實(shí)現(xiàn)公文審批、日志管理、公文發(fā)送等功能，針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題應(yīng)該做好用戶(hù)培訓(xùn)以及完善安全機(jī)制管理。高校管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重視，不斷更新管理理念，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)廣泛的應(yīng)用到管理之中，全面實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化建設(shè)，推薦高校建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：常炎焱（1979.4.4），女，籍貫：吉林省長(zhǎng)春市，學(xué)歷：本科，畢業(yè)院校專(zhuān)業(yè)：吉林大學(xué)辦公自動(dòng)化及公共管理，單位：吉林省衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)項(xiàng)目資金監(jiān)管服務(wù)中心，職稱(chēng)：工程師研究方向：辦公自動(dòng)化及公共管理。endprint