探究法院檔案管理的新模式

于艷艷 吳志曼 牛珊珊

探究法院檔案管理的新模式

于艷艷 吳志曼 牛珊珊

社會(huì)不斷發(fā)展，帶動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，加快我國(guó)人事和戶籍制度改革進(jìn)程。使得與人事和檔案管理相關(guān)的工作出現(xiàn)全新要求，人事和檔案管理工作早已無法滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展需求。其次，由于檔案和人事管理中存在眾多問題，也阻礙了人事和檔案管理工作開展。因此，需要研究和探索出一種滿足人事檔案管理工作全新模式，來彌補(bǔ)人事檔案管理存在弊端和問題。

法院 檔案管理 新模式

一、前言

本文主要就法院檔案管理的新模式進(jìn)程分析，首先分析了當(dāng)下人事管理工作存在問題，在掌握人事管理存在問題后，利于合理舉措和方法解決。提高恩施檔案管理人員工作能力，建立全新人事檔案管理模式，樹立全新理念，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化人事管理目標(biāo)。

二、人事檔案管理存在問題

其一，在受到歷史原因和傳統(tǒng)人事管理理念影響下，盡管法院對(duì)人事檔案管理較為重視，但是法院下級(jí)檔案管理部門，對(duì)檔案管理重視度不高。對(duì)人事檔案管理關(guān)注度不夠，導(dǎo)致法院機(jī)構(gòu)工作人員對(duì)人事管理工作較為忽視。其二，檔案管理工作人員問題，一些工作人員檔案收集能力缺失，沒有互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)收集檔案，檔案收集制度不完善，沒有形成滿足自身管理和發(fā)展實(shí)施細(xì)則等。其三，檔案收集和管理模式較為落后，沒有利用信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)建立全新管理模式，收集檔案材料不全面，材料不準(zhǔn)確等，影響檔案管理工作開展[1]。

三、法院檔案管理的新模式探索

(一)提高級(jí)別，增加管理人員數(shù)量

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，法院在人們生活中發(fā)揮作用越來越大，法院案件數(shù)量增加。在調(diào)查分析后，有數(shù)據(jù)顯示，成都某法院，其工作任務(wù)量已達(dá)到8000余件，構(gòu)成的案件大約有12000多冊(cè)。不僅需要驗(yàn)收檢查，裝盒上架，也需應(yīng)對(duì)頻繁檔案資料借用業(yè)務(wù)。檔案管理任務(wù)量增加，增加管理工作人員壓力，管理人員需求量增加。檔案管理任務(wù)量增加，檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員數(shù)量也應(yīng)該隨之增加，但是實(shí)際情況確是，法院檔案管理人員數(shù)量鮮有增加，檔案機(jī)構(gòu)能力沒有提高。管理人員數(shù)量，已經(jīng)無法滿足當(dāng)下迅速上漲的檔案任務(wù)量。面對(duì)這一發(fā)展形式，首先檔案機(jī)構(gòu)要樹立全新管理目標(biāo)，依據(jù)《規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)，在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部配備充足工作人員，依據(jù)檔案機(jī)構(gòu)級(jí)別，做好檔案人員分配工作。

例如：在檔案管理《規(guī)定》中就明確給出：檔案管理一萬卷，要設(shè)置以一人為基數(shù)管理人員數(shù)量，超過兩萬檔案管理增配一人。這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)，必須是各個(gè)人民法院的中層管理部門，檔案管理人員數(shù)量增加到3人以上，才能提高檔案機(jī)構(gòu)檔案管理效率。其次，為了保證檔案機(jī)構(gòu)管理工作有序開展，不同級(jí)別檔案管理機(jī)構(gòu)，可以相互學(xué)習(xí)，建立檔案信息資料庫，設(shè)置中層部門，安排合理數(shù)量檔案管理工作人員，避免活多人少問題出現(xiàn)，解決掉檔案查閱問題[2]。

(二)倡導(dǎo)檔案信息化建設(shè)

信息化社會(huì)，檔案管理工作必須和信息化結(jié)合發(fā)展，提高檔案管理工作信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案管理工作發(fā)展做保障。檔案信息化建設(shè)可以完善以往檔案管理弊端，把檔案管理工作和計(jì)算機(jī)結(jié)合，使得檔案管理和應(yīng)用更加高效、方便、簡(jiǎn)潔。與此同時(shí)，也避免由于檔案應(yīng)用頻繁，對(duì)紙制實(shí)體帶來危害，利于提高檔案管理保護(hù)能力，最大限度保護(hù)檔案完整性。在我國(guó)《規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)中，第十條給出，法院的檔案機(jī)構(gòu)，需對(duì)本院檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)。

《規(guī)定》為法院檔案管理工作，給出全新發(fā)展方向，使得法院對(duì)檔案機(jī)構(gòu)重新定位，把信息化檔案建設(shè)工作，訴訟檔案信息化管理，歷史檔案數(shù)字化處理等工作與信息技術(shù)結(jié)合，為不同工作提供技術(shù)支持。在現(xiàn)實(shí)檔案管理工作中，受檔案機(jī)構(gòu)工作人員較少、影響力不高、機(jī)構(gòu)級(jí)別較低等影響，導(dǎo)致檔案機(jī)構(gòu)信息化管理工作本末倒置。把信息技術(shù)和檔案管理工作結(jié)合，彌補(bǔ)這一弊端，信息技術(shù)部門在檔案管理工作中，對(duì)檔案管理工作輔助和指揮，提高檔案管理效率，降低工作人員工作難度[3]。

(三)案件辦理與數(shù)字化整合

法院在檔案管理工作期間，尅呀優(yōu)先構(gòu)建一個(gè)管理平臺(tái)，把審判流程和裁判文書、具體執(zhí)行信息公開化在平臺(tái)上展示，明確案件辦理和數(shù)字化同步重要性。詳細(xì)來說，法院案件辦理和數(shù)字化整合，需做好以下幾點(diǎn)工作。

其一，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)處，一體化對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案管理、驗(yàn)收檢查，完美把電子檔案和紙質(zhì)檔案銜接，保證案件歸檔的一致性、及時(shí)性、同步性和完整性。其二，檢查工作交由審管辦，檔案室主要負(fù)責(zé)檔案歸類。如果管理的是電子檔案，在統(tǒng)一結(jié)案后，交由審管辦管理，也就是進(jìn)行形式審查。如果是紙質(zhì)檔案，把紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔檢查，利于提高審判工作人員質(zhì)量，避免重復(fù)勞動(dòng)[4]。

四、結(jié)語

綜上所述，我們可以看出，在法院檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理時(shí)，存在相應(yīng)問題，影響檔案管理工作開展。因此，法院檔案管理機(jī)構(gòu)，要樹立全新管理理念，重新和完善檔案管理模式。提高級(jí)別，增加管理人員數(shù)量，倡導(dǎo)檔案信息化建設(shè)，案件辦理與數(shù)字化整合，發(fā)揮信息技術(shù)和數(shù)字化積極影響，利于我國(guó)檔案管理工作不斷朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

[1]解冰.淺談法院檔案管理的新模式[J].檔案天地,2014(S1):265～267.

[2]田清俊.探究電子文件歸檔新模式 引領(lǐng)檔案管理新局面[J].科技傳播,2014(23):152～153.

[3]徐方.探究新時(shí)期企業(yè)檔案管理新模式[J].泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(02):18～19,32.

[4]吳英.探究建立新形勢(shì)下的干部人事檔案管理模式[J].中國(guó)培訓(xùn),2016(16):87.

高青縣人民法院)