工程項(xiàng)目“四張表”管理模式設(shè)計(jì)與實(shí)踐

文/ 朱紹光 阮明

工程項(xiàng)目“四張表”管理模式設(shè)計(jì)與實(shí)踐

文/ 朱紹光 阮明

工程項(xiàng)目管理是眾多工程總包類經(jīng)濟(jì)組織面臨的一項(xiàng)重要經(jīng)營課題，工程項(xiàng)目從項(xiàng)目信息獲取、立項(xiàng)準(zhǔn)備、標(biāo)書制作、投標(biāo)競標(biāo)，到中標(biāo)執(zhí)行、項(xiàng)目交付、驗(yàn)收結(jié)算，項(xiàng)目經(jīng)營實(shí)施過程一般在六個(gè)月以上，甚至達(dá)到三年，因此，工程項(xiàng)目過程管理顯得尤為重要，是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。

工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，需要解決幾個(gè)問題：（1）消化技術(shù)文件，確定技術(shù)方案，基礎(chǔ)是沒有漏項(xiàng)，亮點(diǎn)是特色優(yōu)勢；（2）審定投標(biāo)方案、確定分項(xiàng)報(bào)價(jià)，目的是評估競爭對手，進(jìn)行預(yù)算編制及毛利預(yù)判，確保中標(biāo)；（3）中標(biāo)后需要規(guī)避執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，包括技術(shù)瓶頸、材料價(jià)格變化、計(jì)劃進(jìn)度、資金占用成本控制等；（4）實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目盈利目標(biāo)，通過項(xiàng)目預(yù)算細(xì)化、執(zhí)行優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)管控等，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目績效的全程可視化管理。

在實(shí)踐中，設(shè)計(jì)提出以“投標(biāo)預(yù)算表、執(zhí)行預(yù)算表、現(xiàn)金流量表、項(xiàng)目決算表”為管理手段的工程項(xiàng)目“四張表”的科學(xué)設(shè)計(jì)，確保實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目績效管理目標(biāo)。

縝密核定工程項(xiàng)目《投標(biāo)預(yù)算表》

評審并通過工程項(xiàng)目《投標(biāo)預(yù)算表》，其必要附件材料包括：（1）經(jīng)技術(shù)評審?fù)ㄟ^的技術(shù)方案及材料清單；（2）各分項(xiàng)材料清單涉及的合格供方《價(jià)格約定》，或項(xiàng)目采購核價(jià)優(yōu)惠報(bào)價(jià)單，或非合格供方臨時(shí)采購的意向報(bào)價(jià)單；（3）依據(jù)項(xiàng)目現(xiàn)場安裝需要的時(shí)間、安裝材料、安裝工具費(fèi)等編制《項(xiàng)目現(xiàn)場安裝費(fèi)用細(xì)目表》等；（4）依據(jù)招標(biāo)文件約定的收款條件和收款方式，結(jié)合合格供方《價(jià)格約定》涉及的付款條件和付款方式、其他供方報(bào)價(jià)單注明的付款條件和付款方式，測算工程項(xiàng)目《資金預(yù)測表》及項(xiàng)目資金成本。

編制工程項(xiàng)目《投標(biāo)預(yù)算表》，核心是通過規(guī)范的預(yù)算表科目設(shè)置，有效促進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)性的管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更好地消化招標(biāo)文件以防止缺項(xiàng)或缺陷、倒逼優(yōu)化技術(shù)方案以降低成本、擴(kuò)大供方（采購）選擇途徑以降低采購成本、全過程測算以減少項(xiàng)目過程環(huán)節(jié)的浪費(fèi)。

評審工程項(xiàng)目《投標(biāo)預(yù)算表》，確保解決并實(shí)現(xiàn)初步測算確定投標(biāo)分項(xiàng)報(bào)價(jià)及材料成本、設(shè)定投標(biāo)項(xiàng)目費(fèi)用（如銷售費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)等）、評估投標(biāo)項(xiàng)目可能成本（如財(cái)務(wù)費(fèi)），最終為決策者設(shè)定項(xiàng)目預(yù)算毛利、審定投標(biāo)價(jià)格或決定是否投標(biāo)，提供最有效的管理依據(jù)，做到工程項(xiàng)目決策心中有數(shù)。

通過工程項(xiàng)目《投標(biāo)預(yù)算表》管理，除實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)成果的管控外，在管理上可以達(dá)到：（1）規(guī)范銷售行為，作為對外投標(biāo)文件蓋章依據(jù)，杜絕隨意報(bào)價(jià)；（2）細(xì)化銷售績效考評，根據(jù)預(yù)算毛利大小核定銷售績效獎(jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)銷售人員做實(shí)做細(xì)營銷工作，提升項(xiàng)目毛利；（3）促進(jìn)銷售人員及時(shí)總結(jié)中標(biāo)項(xiàng)目、落標(biāo)項(xiàng)目，提高下次投標(biāo)行為的成功率。

嚴(yán)格執(zhí)行工程項(xiàng)目《執(zhí)行預(yù)算表》

項(xiàng)目中標(biāo)后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在原工程項(xiàng)目《投標(biāo)預(yù)算表》基礎(chǔ)上，根據(jù)簽署的《銷售合同》及《技術(shù)約定》，再次消化并細(xì)化編制中標(biāo)項(xiàng)目的《執(zhí)行預(yù)算表》。

《執(zhí)行預(yù)算表》是經(jīng)濟(jì)組織對工程項(xiàng)目后端執(zhí)行的管理要求，通過該執(zhí)行預(yù)算表實(shí)現(xiàn)：（1）作為后端項(xiàng)目實(shí)施部門工程項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)，組織進(jìn)行物料采購、生產(chǎn)制造、運(yùn)輸服務(wù)等環(huán)節(jié)的工作；（2）控制各分項(xiàng)預(yù)算執(zhí)行，鼓勵(lì)項(xiàng)目實(shí)施的降本措施，對超預(yù)算的分項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行再評審、加嚴(yán)審批。

通過工程項(xiàng)目《執(zhí)行預(yù)算表》的經(jīng)濟(jì)杠桿，核心是降本增效，控制并減少項(xiàng)目涉及的各種成本占用，包括材料成本占用、資金成本占用、生產(chǎn)場地占用等等，促進(jìn)各環(huán)節(jié)進(jìn)一步的精細(xì)化管理：（1）設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，盡可能地使用標(biāo)準(zhǔn)化的零部件或其他項(xiàng)目多余的零部件，以降低采購時(shí)間和采購成本，消化呆滯物料，提高經(jīng)營效益；（2）采購環(huán)節(jié)，再次實(shí)施采購價(jià)格談判，降本增效；（3）計(jì)劃環(huán)節(jié)，開工前再次同客戶確認(rèn)交貨日期，以提高生產(chǎn)場地利用率，減少倉儲(chǔ)費(fèi)用；（4）制造環(huán)節(jié)，確保一次交付合格率、減少生產(chǎn)輔材消耗、改進(jìn)過程工藝等；（5）收款環(huán)節(jié)，通過對墊付資金收取利息，促進(jìn)按節(jié)點(diǎn)收款，爭取提前收款等。

《執(zhí)行預(yù)算表》是工程項(xiàng)目執(zhí)行的標(biāo)桿，更是對項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)工作績效評估的標(biāo)準(zhǔn)，通過數(shù)據(jù)優(yōu)化管理、提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性，通過數(shù)據(jù)實(shí)施考核、實(shí)現(xiàn)對價(jià)值貢獻(xiàn)者的有效獎(jiǎng)勵(lì)。

過程監(jiān)控工程項(xiàng)目《現(xiàn)金流量表》

工程項(xiàng)目中標(biāo)后，項(xiàng)目團(tuán)體在原《現(xiàn)金預(yù)測表》基礎(chǔ)上，根據(jù)所簽署的《銷售合同》，補(bǔ)充細(xì)化對現(xiàn)金流量的預(yù)測，制定工程項(xiàng)目《現(xiàn)金流量表》，作為工程項(xiàng)目資金風(fēng)險(xiǎn)的過程監(jiān)控依據(jù)。

通過《現(xiàn)金流量表》，實(shí)施對銷售環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)等在資金收支方面的計(jì)劃調(diào)節(jié)，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目“有現(xiàn)金流量”的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)：（1）實(shí)現(xiàn)對工程項(xiàng)目實(shí)施全過程現(xiàn)金流量的評估，確定現(xiàn)金收支時(shí)間節(jié)點(diǎn)，為合理安排資金提供決策與執(zhí)行依據(jù)；（2）提出對項(xiàng)目各團(tuán)隊(duì)現(xiàn)金收支的管理要求，包括對供方采購合同的支付談判、對業(yè)主方合同收款的考核約定，防控現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)；（3）合理評估并優(yōu)化資金成本，作為工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)績效一項(xiàng)重要的KPI指標(biāo)實(shí)施主動(dòng)管理；（4）現(xiàn)金流量表的設(shè)立，改變項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)重工程技術(shù)、重物資保障，輕現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)的工作意識，成為關(guān)注現(xiàn)金流的最直接的第一責(zé)任人。

工程項(xiàng)目現(xiàn)金流量是貫穿項(xiàng)目管理過程的關(guān)鍵經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，是經(jīng)濟(jì)組織特別關(guān)注的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)，有效的項(xiàng)目現(xiàn)金流量管理不僅減緩了資金壓力、保障工程項(xiàng)目對資金的需求，關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)了對工程項(xiàng)目經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的閉環(huán)管理。

及時(shí)發(fā)布工程項(xiàng)目《項(xiàng)目決算表》

工程項(xiàng)目結(jié)束，必須及時(shí)編制發(fā)布《項(xiàng)目決算表》。工程項(xiàng)目決算條件一般包括：（1）工程項(xiàng)目產(chǎn)品交付業(yè)主并現(xiàn)場通氣調(diào)試完畢、運(yùn)行良好，獲得業(yè)主的“工程項(xiàng)目驗(yàn)收單”；（2）工程項(xiàng)目各技術(shù)、制造、采購等方面的產(chǎn)品資料、質(zhì)量資料等整理、歸檔完畢；（3）項(xiàng)目款項(xiàng)按合同約定正常收款，評估沒有收款風(fēng)險(xiǎn)，或已收款至質(zhì)保金款項(xiàng)時(shí)。

《項(xiàng)目決算表》是對工程項(xiàng)目經(jīng)營成果在經(jīng)濟(jì)上的確認(rèn)：（1）比對項(xiàng)目各分項(xiàng)工程內(nèi)容，其技術(shù)狀況是否有變更、有偏離，其原因是什么，為后續(xù)項(xiàng)目積累案例經(jīng)驗(yàn)；（2）比對項(xiàng)目各分項(xiàng)預(yù)算科目，檢查預(yù)算設(shè)置是否合理、作業(yè)執(zhí)行是否受控，評估成本增減環(huán)節(jié)及其原因，評估各執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的工作能力與職業(yè)狀態(tài)；（3）總體上是否實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目預(yù)算確定的項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，工程項(xiàng)目管理過程是否增加或減少了利潤空間；（4）與此同時(shí)，檢查評估項(xiàng)目管理過程各項(xiàng)措施是否合理、有效、受控。

最后，根據(jù)《項(xiàng)目決算表》結(jié)果實(shí)施對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)相關(guān)責(zé)任方的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，使獎(jiǎng)罰有數(shù)據(jù)、有標(biāo)準(zhǔn)，使后續(xù)項(xiàng)目管理有目標(biāo)、有方向。包括但不限于：（1）項(xiàng)目技術(shù)團(tuán)隊(duì)，設(shè)計(jì)質(zhì)量及技術(shù)變更涉及的經(jīng)濟(jì)優(yōu)化或損失所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；（2）項(xiàng)目采購團(tuán)隊(duì)，采購物資質(zhì)量及價(jià)格優(yōu)化或損失所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；（3）項(xiàng)目制造團(tuán)隊(duì)，生產(chǎn)一次合格率或工藝改善涉及的優(yōu)化或損失所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；（4）計(jì)劃營運(yùn)團(tuán)隊(duì)，計(jì)劃安排在工期、人工費(fèi)、資金成本等方面涉及的工作優(yōu)化或損失所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)。

通過實(shí)踐，工程項(xiàng)目投標(biāo)前預(yù)算表、中標(biāo)后執(zhí)行預(yù)算表、過程現(xiàn)金流量表、完工后項(xiàng)目決算表等“四張表”的管理設(shè)計(jì)是合理與有效的，提升了對投標(biāo)項(xiàng)目的市場把控能力、提高了對項(xiàng)目執(zhí)行過程的經(jīng)濟(jì)管理能力，最終實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目績效的全程可視化管理，使工程項(xiàng)目的管理更加具備經(jīng)濟(jì)性、一貫性及可控性，能保障并為經(jīng)濟(jì)組織帶來巨大的管理效益。

（作者就職于上海飛奧燃?xì)庠O(shè)備有限公司）