新形式下職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)

摘 要：新形勢下，為了積極推動高校檔案信息化建設(shè)，促進檔案管理的人性化進程，使得檔案使用者能夠享受到更好的服務(wù)，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)中，應(yīng)規(guī)避當(dāng)前檔案管理存在的缺陷，加強檔案管理信息化平臺建設(shè)、加強檔案管理人員的素養(yǎng)培養(yǎng)、完善檔案管理制度、健全檔案信息化管理安全措施，新形勢下職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理更加規(guī)范化、細(xì)致化、全面化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；職業(yè)技術(shù)；學(xué)院；信息化；新形式

在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛與深入普及的情況下，我國的各大高校逐漸實現(xiàn)了無紙化的辦公條件，辦公系統(tǒng)向著信息化、系統(tǒng)化、自動化方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代人們對于高效率、便捷的工作需求，促使職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理信息化建設(shè)加強，使得檔案信息的共享程度不斷提高。

1 職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 積極推動高校檔案信息化建設(shè)

職業(yè)技術(shù)學(xué)院是我國教育體系中重要的組成部分，是我國培養(yǎng)技術(shù)型、操作能力強人才的重要基地，其辦學(xué)機制與教學(xué)模式對我國高校教育具有很大的促進意義。近年來，我國職業(yè)技術(shù)學(xué)院的規(guī)模與種類不斷增多，其人才技術(shù)的培養(yǎng)逐漸延伸至各個行業(yè)，那么，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理工作也日趨復(fù)雜和重要，在信息技術(shù)快速發(fā)展的新形式下，給職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作者帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案管理信息化建設(shè)與完善也勢在必行[1]。此外，職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)不僅能夠較好地解決傳統(tǒng)的檔案管理中的種種缺陷，更是對我國高等院校檔案管理信息化建設(shè)具有積極推動的意義。

1.2 促進人性化的檔案管理理念

學(xué)生檔案是對學(xué)生的整個教學(xué)歷程中接受教育情況的重要記錄材料，影響著學(xué)生的職業(yè)發(fā)展與前途。但是，由于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的學(xué)生數(shù)量逐漸增多，所包含的檔案資料也十分復(fù)雜，而檔案管理人員有限、能力有限，從而導(dǎo)致一些檔案管理不當(dāng)?shù)膯栴}發(fā)生。例如，檔案管理過度重視資料的存放，沒有提升其應(yīng)用價值；檔案管理服務(wù)中重視領(lǐng)導(dǎo)對檔案的使用，而忽視學(xué)生對檔案資料的需求，從而導(dǎo)致部分學(xué)生對檔案管理人員產(chǎn)生嚴(yán)重的不滿情緒[2]?；诖?，對職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理進行信息化建設(shè)，具有簡化學(xué)生檔案的作用，還可以降低檔案管理人員的工作強度，使得管理者與使用者之間更加和諧，檔案管理工作得到人性化發(fā)展。

1.3 為檔案使用者提供更好的服務(wù)

從學(xué)生的角度出發(fā)，檔案管理信息化建設(shè)能夠便于學(xué)生及時有效地收集和匯總自己在校的各方面檔案，并能夠在自己的考試、升學(xué)、就業(yè)等方面加以合理利用。此外，學(xué)生能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺登錄，進行身份驗證后打印自己需要的檔案，提高檔案的利用率。從檔案管理技術(shù)方面來說，信息化建設(shè)將規(guī)避紙質(zhì)化檔案存在的管理缺陷，還能夠促進電子檔案與文檔之間的相互轉(zhuǎn)換，構(gòu)建更全面、細(xì)致的檔案信息，為學(xué)生與用人單位均提供了很大的方便[3]。

2 職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 紙質(zhì)材料是主要的檔案載體

當(dāng)前，許多高校的學(xué)生檔案仍然以紙質(zhì)為主要的載體，而紙質(zhì)材料的檔案存在保存困難、調(diào)轉(zhuǎn)困難等多種弊端，如果檔案不能得到長期的保存，其資源信息的利用率將會被降低。職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理中，不僅需要服務(wù)于教學(xué)，還需要為科研與管理服務(wù)。由于檔案中的材料多為學(xué)生的考試信息以及其他受教育信息，而這些信息的承載方式主要以紙質(zhì)材質(zhì)為主，所以其信息化程度很低。紙質(zhì)材料的檔案主要存在不易長期保存和占用空間大兩個弊端，其存放時間一般在8年左右，超過10年的檔案就會被銷毀，以減少其占用的空間[4]。而對于學(xué)院來說，每學(xué)期均需要向檔案庫中存入大量的紙質(zhì)檔案，這造成檔案的過度堆積，給管理者帶來很大的工作量，也不便于學(xué)生對其進行查詢和使用。

2.2 軟硬件設(shè)備落后，信息化建設(shè)程度低

受到資金短缺的影響，職業(yè)技術(shù)學(xué)院在進行檔案信息化建設(shè)過程中，其軟硬件均比較落后，導(dǎo)致信息化建設(shè)程度很低。在當(dāng)前的職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理室中的計算機，主要用于打印學(xué)生檔案，而更多的檔案管理硬性設(shè)備如掃描儀、微縮設(shè)備、計算機等均沒有得到較好的健全。

2.3 檔案管理的規(guī)范程度低

職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案的信息化建設(shè)，對于管理人員的素質(zhì)要求有所提高，不僅要求其具備更加專業(yè)的檔案管理知識，還應(yīng)對現(xiàn)代科技信息技術(shù)的相關(guān)技能技巧具有較好的掌握。但是，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案室管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與科技技術(shù)掌握程度均偏低，致使檔案管理規(guī)范化程度被嚴(yán)重拉低。比較明顯的就是紙質(zhì)檔案的體式各不相同，其中既包括手寫材料，也包括打印資料，對于電子檔案的分類又沒有做到科學(xué)劃分和保管，檔案資料的存放位置沒有嚴(yán)格的規(guī)范化。

3 新形勢下職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 加強檔案管理信息化平臺建設(shè)

職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案信息管理中，應(yīng)加強信息化建設(shè)力度，加強對檔案管理信息化平臺的建設(shè)。首先，學(xué)院應(yīng)投入更多的資金來購置硬性設(shè)備，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、檔案信息錄入設(shè)備和信息存儲與管理軟件等，為檔案管理信息化建設(shè)提供充分的硬件基礎(chǔ)。其中最重要的 是提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)與共享功能。其次，職業(yè)技術(shù)學(xué)院還需加強校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，特別是校園網(wǎng)絡(luò)與檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的連接與管理系統(tǒng)建設(shè)，充分發(fā)揮校園網(wǎng)、校際網(wǎng)與數(shù)據(jù)庫之間的共享功能，發(fā)揮檔案信息的服務(wù)功能[5]。

3.2 完善檔案管理制度

檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)充分響應(yīng)國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，促進檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)步進行。首先，應(yīng)制定一套具有較強操作性的檔案管理制度，并制定檔案管理信息化建設(shè)計劃，為學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)提供充分的制度支持。其次，在檔案管理的崗位設(shè)置方面，應(yīng)保證檔案管理工作者具有較高的穩(wěn)定性，對于不同專業(yè)或院系，應(yīng)至少設(shè)置一名檔案收集與整理人員。

3.3 加強檔案管理人員的素養(yǎng)培養(yǎng)

人才是促進職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的重要保障，所以，學(xué)院應(yīng)加強對檔案管理者的技術(shù)與知識培訓(xùn)，建設(shè)一支檔案管理專業(yè)知識全面，對現(xiàn)代科技信息技術(shù)的操作技巧強的檔案管理人才隊伍。

3.4 健全檔案信息化管理安全措施

首先，職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)重視檔案管理設(shè)備、軟件、技術(shù)的安全性審核和建設(shè)，提高檔案信息安全防護力度。其次，建立檔案信息安全管理制度，規(guī)范檔案信息的收集、電子化、整理、歸檔、備份和利用等環(huán)節(jié)，促進信息的完整性得到提高，預(yù)防檔案信息被泄露或篡改。

參考文獻

[1]林燕卿.高校文書檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策研究——以泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017，（01）：48-50.

[2]戴彥.檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策[J].城建檔案，2017，（01）：25-26.

[3]鄭靜.加強學(xué)院檔案信息化管理的舉措[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（03）：52.

[4]朱麗麗.淺談職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)[J/OL].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2015，（11）：194.

[5]常鑫.獨立學(xué)院學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（09）：27+29.

作者簡介

范曉秋（1978-），男，漢，云南墨江，本科，助理館員，研究方向：高職院校檔案管理。endprint