檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析

雷智涵

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人類也有了很大的進(jìn)步，特別是當(dāng)前各個(gè)企業(yè)，為了能夠與時(shí)代同步發(fā)展，都在竭力尋找一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的辦法。要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，單純的從某一方面入手是不可能完成的，必須要從很多方面入手，企業(yè)檔案管理就是其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中所起到的作用非常重要，它可以為企業(yè)收集、提供數(shù)據(jù)和資料。同樣，檔案記憶從一個(gè)全新的角度出發(fā)，使企業(yè)檔案管理工作的指導(dǎo)性更強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：檔案記憶；檔案管理；視野

1 檔案記憶觀的基本屬性

檔案是一個(gè)人一個(gè)企業(yè)甚至是一個(gè)國(guó)家非常重要的歷史資料，它主要記錄一些重要的社會(huì)活動(dòng)以及一些有價(jià)值的歷史信息，因此真實(shí)性是其最為主要的特點(diǎn)之一，同時(shí)它還必須具備還原事件以及記錄事件的性質(zhì)。而檔案記憶觀的提出使檔案管理工作更加完整化系統(tǒng)化，它把檔案與民族的歷史有機(jī)的結(jié)合在一起，使得人們?cè)谑褂眠@些信息的時(shí)候更加方便，檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供更加宏觀更加具體的信息資料，對(duì)其經(jīng)濟(jì)的提供具有積極的推動(dòng)作用。

檔案記憶觀作為基于對(duì)檔案基本屬性——社會(huì)記憶屬性的本質(zhì)性認(rèn)識(shí)，近年來(lái)受到檔案界的重視和探討。檔案記憶研究是從社會(huì)記憶的理論立場(chǎng)出發(fā)，分析檔案在社會(huì)記憶傳承、建構(gòu)和控制中的功能與機(jī)制，以推動(dòng)檔案工作在社會(huì)記憶保護(hù)和建構(gòu)中發(fā)揮更加積極的作用，構(gòu)筑更加全面的社會(huì)記憶。其學(xué)術(shù)旨趣在于：

（1）充分認(rèn)識(shí)和肯定檔案作為社會(huì)記憶的一種形態(tài)，理解檔案在國(guó)家和社會(huì)記憶中所具有的獨(dú)特地位和價(jià)值；

（2）充分認(rèn)識(shí)和肯定檔案工作是社會(huì)記憶的保護(hù)與建構(gòu)性工作，探尋在社會(huì)發(fā)展和社會(huì)變遷的時(shí)代背景下，如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)的使命與價(jià)值；

（3）進(jìn)行深度的理論發(fā)掘和理論創(chuàng)新，建構(gòu)一個(gè)解釋性的理論框架拓展檔案學(xué)理論體系，同時(shí)也為“世界記憶工程”、“城市記憶工程”、“數(shù)字記憶工程”等涉及檔案領(lǐng)域的記憶保存、保護(hù)活動(dòng)尋求理論支撐。

2 構(gòu)筑企業(yè)組織記憶的基石為企業(yè)檔案

對(duì)于企業(yè)來(lái)講，企業(yè)檔案就是一個(gè)載體，它承載了企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息。所以，它在企業(yè)發(fā)展以及組建的過(guò)程中是無(wú)可替代的，在在這樣的環(huán)境下，企業(yè)記憶要想得到更好的發(fā)展，必須要借助相應(yīng)的載體，在企業(yè)中沒(méi)有比企業(yè)檔案再合適的載體了。因此，我們就可以說(shuō)：構(gòu)筑企業(yè)組織記憶的基石就是企業(yè)檔案。我們?cè)谕晟破髽I(yè)檔案的過(guò)程中，企業(yè)的每一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)都是很好的入手口，可以實(shí)行獨(dú)立核算以及統(tǒng)一管理的經(jīng)營(yíng)模式。就目前來(lái)看，我國(guó)的企業(yè)在規(guī)模上還不夠統(tǒng)一，無(wú)論是在企業(yè)性質(zhì)上，還是在企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性上，都是參差不齊的，在這樣的情況下，企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，人才流失現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

企業(yè)的建筑物以及設(shè)備都會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化，如此以來(lái)，企業(yè)的組織以及設(shè)備都無(wú)法被很好的保存下來(lái)以及發(fā)揚(yáng)光大。從以上情況來(lái)看，無(wú)論是集體記憶的載體，還是媒介，要想讓企業(yè)檔案在企業(yè)組織記憶中得以完整的保存以及有效的傳承，那么，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，就必須要全方位、多層次的記錄。這些記錄必須要來(lái)源于相應(yīng)的活動(dòng)或者是目的的內(nèi)在聯(lián)系的組合。這樣的組合能夠科學(xué)有效的反映出企業(yè)的過(guò)去，從而為我們理解企業(yè)組織記憶提供科學(xué)有效的依據(jù)。我們都知道，企業(yè)檔案除了是企業(yè)組織記憶的內(nèi)容與載體以外，還為企業(yè)組織記憶構(gòu)建以及傳承搭建了一個(gè)無(wú)形的框架，進(jìn)而形成了一個(gè)無(wú)形的語(yǔ)境。

3 檔案工作者的角色

檔案工作者的工作態(tài)度、工作原則與工作方法對(duì)于集體記憶的真實(shí)性、完整性產(chǎn)生正面或負(fù)面的影響，檔案工作者有責(zé)任通過(guò)自身的業(yè)務(wù)活動(dòng)積極主動(dòng)地參與集體記憶的建構(gòu)、維護(hù)與傳承。

3.1 保證科學(xué)的檔案鑒定工作

一位南非檔案工作者曾經(jīng)這樣寫道：檔案工作者在真正的形成檔案，決定著什么被記憶什么被忘卻，誰(shuí)能夠聲名遠(yuǎn)播，誰(shuí)最后無(wú)聲無(wú)跡。在這樣的構(gòu)建活動(dòng)中，正是鑒定起著舉足輕重的作用……檔案鑒定直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)。在檔案存儲(chǔ)時(shí)，具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的文件被檔案工作者選中，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理后，形成了未來(lái)要被擁有的新的記憶?！爸饕臍v史診釋行為并非發(fā)生在史學(xué)家打開(kāi)檔案盒之際，而是在檔案工作者裝盒之際”，所以檔案工作者在集體記憶的傳承中是一個(gè)尤為重要的角色。

3.2 保證檔案工作的延續(xù)性

檔案所記錄的記憶的連續(xù)性依靠連續(xù)的工作環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)，所以檔案工作者經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的工作實(shí)踐形成了收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等檔案整理工作環(huán)節(jié)，而來(lái)源原則和全宗原則體現(xiàn)了檔案工作者力求保持所記錄內(nèi)容的連續(xù)性和完整性。在進(jìn)行檔案分類時(shí)，有按機(jī)構(gòu)一事件一年代分類法、機(jī)構(gòu)一年代一事件等方式分類的，根據(jù)具體單位的不同實(shí)際情況有所不同，總體目標(biāo)就是保持檔案記憶的完整和連續(xù)性。檔案記錄在時(shí)間和內(nèi)容上具有連續(xù)性，檔案管理工作也遵循維持所記錄事件的原始面貌的原則，使得檔案記憶建構(gòu)具有連續(xù)性。

4 多維視角的檔案收集工作以及完整的企業(yè)組織記憶

4.1 宏觀把控企業(yè)的活動(dòng)脈絡(luò)

眾所周知，現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)非常激烈，許多企業(yè)為了在激烈的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳，就會(huì)不斷完善自身的發(fā)展策略，例如管理觀念的改變、經(jīng)營(yíng)方向的調(diào)整、企業(yè)不斷研發(fā)新產(chǎn)品等，進(jìn)行一系列的改革。對(duì)于檔案的收集工作來(lái)講，必須要以當(dāng)前企業(yè)的活動(dòng)為主要依據(jù)來(lái)開(kāi)展，通俗地講，就是必須要從現(xiàn)階段活動(dòng)的文檔中進(jìn)行相應(yīng)的選擇。這主要是因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)收集資

料的過(guò)程中，滯后現(xiàn)象十分的嚴(yán)重，例如：在企業(yè)中一些突發(fā)的重大事件檔案，都是組織記憶的關(guān)鍵點(diǎn)，但因多方面因素的影響，在檔案收集的過(guò)程中，沒(méi)有全方位涉獵而導(dǎo)致許多信息散落或者是流失。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，企業(yè)檔案工作規(guī)范的確非常重要，但是，規(guī)范必須要和實(shí)踐相吻合，才能將它的作用發(fā)揮得淋漓盡致。鑒于此，必須要從宏觀上全方位地把控當(dāng)前企業(yè)的活動(dòng)脈絡(luò)以及檔案的收集工作，才能成為完整構(gòu)建企業(yè)組織記憶的基礎(chǔ)。

4.2 數(shù)字檔案收集

從社會(huì)發(fā)展的角度來(lái)講，信息網(wǎng)絡(luò)全球化是社會(huì)發(fā)展的必然。對(duì)于企業(yè)而言，信息化是企業(yè)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、可持續(xù)發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)效益的有效保障。在生產(chǎn)的過(guò)程中，從單純的利用計(jì)算機(jī)開(kāi)始，逐漸發(fā)展為生產(chǎn)過(guò)程的全自動(dòng)控制，再到管理的過(guò)程中出現(xiàn)內(nèi)部管理的系統(tǒng)化，以至于利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展電子商務(wù)。在整個(gè)過(guò)程中，企業(yè)信息都在不斷地深入和發(fā)展，我們都知道，無(wú)論是在設(shè)計(jì)制造的過(guò)程中，還是在生產(chǎn)銷售的過(guò)程中以及經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中都有許多數(shù)字化信息產(chǎn)生，在這樣的環(huán)境下，數(shù)字信息流成了企業(yè)生存以及發(fā)展的有效保證，同樣，它在當(dāng)前也書寫了企業(yè)自身運(yùn)營(yíng)的記憶。那么，在不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中起到關(guān)鍵作用的數(shù)字信息，如果不能夠得到有效的收集，就會(huì)發(fā)生流失，如果出現(xiàn)流失，企業(yè)組織記憶就必然會(huì)出現(xiàn)殘缺。所以，在企業(yè)信息收集的過(guò)程中，要將擁有價(jià)值的數(shù)字信息進(jìn)行及時(shí)的控制以及保存，并對(duì)各種不同的數(shù)字信息進(jìn)行合理的管理。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案記憶觀促使我們探索發(fā)現(xiàn)在以往檔案學(xué)中被忽視的問(wèn)題，從而更積極地去獲得和積累有關(guān)檔案學(xué)研究的新知識(shí)，通過(guò)研究對(duì)于企業(yè)檔案部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)最大限度地發(fā)揮積累和保存企業(yè)各個(gè)階段的組織記憶，力求全面而準(zhǔn)確地反映企業(yè)發(fā)展歷程，還原企業(yè)真實(shí)原貌，對(duì)企業(yè)歷史和未來(lái)負(fù)起應(yīng)有的責(zé)任。

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