淺析新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)問題及有效途徑

摘 要：在當(dāng)前社會(huì)上各個(gè)單位發(fā)展過程中，檔案資源已經(jīng)成為十分重要的資源，在單位發(fā)展過程中占據(jù)十分重要的地位，因而加強(qiáng)檔案管理工作也就具有十分重要的作用及意義。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，為能夠使檔案管理工作得到更加理想的效果，應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，從而使檔案管理水平及質(zhì)量得以提升，促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展，進(jìn)而保證檔案資源得以更好應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；途徑

隨著現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展，社會(huì)上各個(gè)方面對(duì)于檔案資源也越來越重視，實(shí)施檔案管理工作對(duì)單位及部門發(fā)展也具有重要作用及意義。在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，對(duì)于檔案管理要求也不斷提升，因而提升檔案管理效果也就十分必要，而檔案管理信息化建設(shè)可使這一目標(biāo)得以較好實(shí)現(xiàn)。作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，并且應(yīng)當(dāng)通過有效途徑及策略積極實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，進(jìn)而使檔案管理效果得以更好保證。

1 新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的必要性

首先，檔案管理信息化建設(shè)屬于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中，檔案管理有著越來越重要的作用；只有在檔案管理信息化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，才能夠使檔案管理增強(qiáng)便捷性、準(zhǔn)確率。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，很容易導(dǎo)致管理人員在實(shí)際工作過程中出現(xiàn)倦怠情緒，從而可能會(huì)造成文件遺漏、檢索效率低、查詢速度慢等相關(guān)情況存在；而在檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，可使檔案管理質(zhì)量得以提升，使工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度得以很大程度降低，可有效避免出現(xiàn)文檔存積情況出現(xiàn)，可使工作人員在輕松、愉悅狀態(tài)下開展工作，從而在實(shí)際工作中投入更多精力，使檔案管理工作效率能夠得以有效提升。

其次，在新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)屬于必然需求。在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展及政治民主化進(jìn)程不斷加快的新形勢(shì)下，隨著現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展，檔案信息用戶數(shù)量也在不斷增加，同時(shí)檔案類型也越來越復(fù)雜；在實(shí)施檔案管理工作中，人們檔案意識(shí)也不斷提升，檔案信息用戶數(shù)量也在不斷擴(kuò)大，這種情況下必然用戶類型增加，而不同類型檔案用戶需要選擇不同方式實(shí)行管理，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求。在檔案管理信息化建設(shè)得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，可實(shí)現(xiàn)對(duì)不同檔案信息的更好分類管理，可依據(jù)不同檔案類型選擇不同管理模式，可從多個(gè)方面入手實(shí)現(xiàn)檔案高效管理，從而使檔案管理效率能夠得以提高，使檔案管理實(shí)際需求得以更好滿足，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展[1]。

2 新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不充分

就當(dāng)前檔案管理實(shí)際情況而言，很多單位及部門對(duì)于檔案管理工作均未能夠充分重視，對(duì)于檔案管理工作的重要性未能夠充分認(rèn)識(shí)，由于這種錯(cuò)誤理念的存在導(dǎo)致在檔案管理信息化建設(shè)方面的資金支持及政策支持也就比較缺乏，在實(shí)際管理工作過程中也就會(huì)有資金不足問題出現(xiàn)。然而，由于在資金方面缺乏投入，很多檔案管理部門未能夠?qū)吓f設(shè)備及時(shí)進(jìn)行更換，這對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)必然會(huì)造成影響。同時(shí)，由于缺乏資金投入，相關(guān)工作人員的工資待遇也就比較低，導(dǎo)致相關(guān)專業(yè)人才流失情況比較嚴(yán)重，最終對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)造成阻礙，因而對(duì)檔案管理工作缺乏重視已經(jīng)成為影響檔案管理信息化得以較好實(shí)現(xiàn)的重要因素。

2.2 檔案信息化管理水平比較差

在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，大部分的單位及部門內(nèi)雖然已經(jīng)開始實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，然而其信息化程度相對(duì)而言仍舊比較低，導(dǎo)致檔案管理信息化水平比較差。就當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際情況而言，相關(guān)工作人員雖然對(duì)檔案信息在相關(guān)電子存儲(chǔ)設(shè)備中進(jìn)行錄入，然而并未能夠依據(jù)實(shí)際情況變化對(duì)相關(guān)信息內(nèi)容實(shí)行及時(shí)有效更新，導(dǎo)致很多檔案信息資源仍處于原始狀態(tài)。由于這種情況的存在，很多檔案信息并未能夠真實(shí)反映，這對(duì)檔案管理工作質(zhì)量及效率必然會(huì)產(chǎn)生不良影響，從而影響檔案管理信息化建設(shè)的較好實(shí)現(xiàn)。比如，某單位檔案管理部門內(nèi)部的相關(guān)檔案資源仍處于2016年之前相關(guān)信息，對(duì)于近兩年有關(guān)檔案信息未能夠及時(shí)錄入，并且以往所發(fā)生的一些檔案信息變化，并未能夠及時(shí)更新，從而影響了檔案管理信息化管理水平。

2.3 檔案信息化專業(yè)知識(shí)比較差

對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)而言，其屬于現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展及應(yīng)用的具體體現(xiàn)，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。在檔案管理信息化建設(shè)新形勢(shì)下，要求相關(guān)工作人員需要具備較全面檔案管理知識(shí)，并且要掌握相關(guān)現(xiàn)代化信息技術(shù)，在此基礎(chǔ)上才能夠使自身素質(zhì)及能力得以提升，才能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)的較好實(shí)現(xiàn)提供人才支持。然而，面對(duì)新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際情況而言，當(dāng)前大部分檔案管理部門工作人員檔案信息化建設(shè)專業(yè)知識(shí)均比較差，對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)及相關(guān)信息技術(shù)并未能夠較好掌握及應(yīng)用，在實(shí)際工作過程中仍選擇傳統(tǒng)管理方式，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量較差，并且對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的較好實(shí)現(xiàn)十分不利。依據(jù)長(zhǎng)汀檔案部門的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前檔案管理部門內(nèi)部，高級(jí)專業(yè)人員數(shù)量比較少，所占比例仍舊低于10%，而普通專業(yè)人員比例大約為30%，其他管理工作人員均為非專業(yè)人員，因而現(xiàn)代化檔案管理工作人員嚴(yán)重缺乏，影響檔案管理信息化建設(shè)效果及發(fā)展[1-2]。

3 新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)有效途徑

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

在當(dāng)前檔案管理工作過程中，為能夠使檔案管理信息化建設(shè)得以較好實(shí)現(xiàn)，十分重要的一個(gè)方面就是應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)重視。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)已經(jīng)成為必要需求及要求，在檔案管理實(shí)際工作過程中，為能夠使這一目標(biāo)得以較好實(shí)現(xiàn)，檔案管理部門及領(lǐng)導(dǎo)均應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化的重要性加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，在此基礎(chǔ)上才能夠?yàn)闄n案管理信息化的更好實(shí)現(xiàn)奠定理想的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理工作實(shí)際開展過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)宣傳教育，使相關(guān)工作人員均應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)重視，從而使所有工作人員均應(yīng)當(dāng)積極投入檔案管理工作中，同時(shí)在對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，也能夠在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)政策、資金支持，從而使檔案管理信息化建設(shè)能夠更好實(shí)現(xiàn)相關(guān)設(shè)備的更新和維護(hù)，進(jìn)而保證檔案管理信息化建設(shè)更好實(shí)現(xiàn)。endprint

3.2 提升檔案管理信息化水平

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升檔案管理信息化水平，在此基礎(chǔ)上才能夠保證檔案管理信息化得以更好實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際檔案管理工作過程中，檔案管理部門及工作人員應(yīng)當(dāng)積極探索新形勢(shì)下檔案管理工作信息化及現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展途徑，不但要對(duì)檔案管理信息化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施加大建設(shè)力度，并且對(duì)于電子檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)施科學(xué)化及規(guī)范化管理，對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)加大建設(shè)力度，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展，同時(shí)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案信息網(wǎng)上查詢等相關(guān)信息化服務(wù)，建立并健全信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系及相關(guān)安全保障體系，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)及信息化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，為檔案的使用獲取更大收益。另外，還應(yīng)當(dāng)建立檔案信息網(wǎng)站，并且使網(wǎng)站與單位內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)及局域網(wǎng)相連接，從而使檔案信息共享交流能夠得以較好實(shí)現(xiàn)，使檔案信息資源利用范圍能夠得以進(jìn)一步擴(kuò)展，使傳統(tǒng)封閉服務(wù)能夠轉(zhuǎn)變成為開放服務(wù)，從而使檔案信息化水平能夠得以有效提升，進(jìn)而促使檔案信息化建設(shè)能夠得以提升實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)

在檔案管理信息化建設(shè)工程中，除對(duì)以上兩個(gè)方面加強(qiáng)重視，還應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理工作人員素質(zhì)及能力，從而為檔案管理信息化建設(shè)提供更好人才支持。在檔案管理工作過程中，單位及檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作人員加強(qiáng)教育培訓(xùn)，從而使檔案工作人員能夠全面掌握新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)，使其能夠運(yùn)用檔案管理信息化技術(shù)開展好檔案管理工作，使檔案管理工作信息化水平得以提升。另外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員在職業(yè)道德素養(yǎng)方面的培訓(xùn)、教育，使其職業(yè)道德水平能夠得以提升，保證能夠更加積極投入檔案管理工作過程中，這對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的較好實(shí)現(xiàn)十分有利[2-3]。

4 結(jié)語

在新形勢(shì)下檔案管理工作過程中，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然要求及必然趨勢(shì)，因而積極實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)也就十分必要。在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)積極探索有效途徑及策略，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，從而使檔案管理信息化建設(shè)水平及質(zhì)量得以提升，促進(jìn)其更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王曉帆，劉惠，田新贊.新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（24）：79.

[2]楊旭.論新形勢(shì)下檔案管理的信息化建設(shè)與實(shí)踐[J].通訊世界，2016，（21）：212-213.

[3]寧寧，徐秀英，李兆丹.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（07）：46.

作者簡(jiǎn)介

鐘斌輝（1977-），男，漢族，福建省長(zhǎng)汀縣，本科，館員（檔案）研究方向：檔案管理。endprint