油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)研究

封永泰+趙傳玉

油氣地質(zhì)資料“是指在石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)工作中形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式、不同載體的科技文件材料”[1]。其記錄了對(duì)油氣勘探與開發(fā)工作區(qū)域的地質(zhì)認(rèn)識(shí)，是油氣勘探與開發(fā)工作的主要成果之一。歸檔作為油氣地質(zhì)資料進(jìn)館保存的入口環(huán)節(jié)，是確保各級(jí)館藏機(jī)構(gòu)館藏油氣地質(zhì)資料齊全完整、長(zhǎng)期保管與高效利用服務(wù)的基礎(chǔ)。

1 油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 提高油氣地質(zhì)資料歸檔及時(shí)性。建設(shè)并實(shí)施油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系（下文簡(jiǎn)稱歸檔管控體系），通過歸檔協(xié)調(diào)機(jī)制的優(yōu)化，歸檔制度、標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)與完善，歸檔流程的優(yōu)化，以及地質(zhì)資料管理系統(tǒng)的建設(shè)，規(guī)范項(xiàng)目業(yè)務(wù)主管部門的歸檔管理職責(zé)，細(xì)化對(duì)地質(zhì)資料形成單位的歸檔要求，可以大大提高地質(zhì)資料歸檔的及時(shí)性。

1.2 提高油氣地質(zhì)資料歸檔齊全性。建設(shè)并實(shí)施歸檔管控體系，與專業(yè)主管部門保持動(dòng)態(tài)信息溝通，跟蹤油氣勘探與開發(fā)生產(chǎn)科研項(xiàng)目進(jìn)展情況，掌握年度應(yīng)歸檔項(xiàng)目明細(xì)，定期統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)目歸檔情況，并及時(shí)進(jìn)行通報(bào)、催歸，可以提高年度生產(chǎn)科研項(xiàng)目的歸檔率。通過歸檔范圍的細(xì)化與動(dòng)態(tài)調(diào)整，在合同條款中明確約定歸檔內(nèi)容，歸檔前業(yè)務(wù)主管部門內(nèi)容審查、歸檔時(shí)地質(zhì)資料管理部門形式審查等措施，可以提高每一個(gè)生產(chǎn)科研項(xiàng)目地質(zhì)資料的歸檔齊全率。

1.3 提高油氣地質(zhì)資料的歸檔質(zhì)量。建設(shè)并實(shí)施歸檔管控體系，發(fā)布地質(zhì)資料編寫格式標(biāo)準(zhǔn)、地質(zhì)資料電子文件制作標(biāo)準(zhǔn)，通過定期培訓(xùn)，標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容封裝入地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，與油氣勘探與開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成等信息化手段來強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行力度，可以有效提高油氣地質(zhì)資料的歸檔質(zhì)量。

2 油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)的理論基礎(chǔ)

2.1 嵌入理論。1944年匈牙利學(xué)者卡爾·波蘭尼首次提出“嵌入”概念[2]。1985年斯坦福大學(xué)馬克·格蘭諾維特教授發(fā)表了《經(jīng)濟(jì)行動(dòng)與社會(huì)結(jié)構(gòu)：嵌入問題》，提出“嵌入”是普遍社會(huì)現(xiàn)象的觀點(diǎn)。自此，學(xué)術(shù)界正式對(duì)“嵌入”理論進(jìn)行研究[3]，圖書情報(bào)與檔案界也進(jìn)行了相關(guān)研究。嵌入理論強(qiáng)調(diào)關(guān)注嵌入客體和嵌入主體之間的相互影響，對(duì)于油氣地質(zhì)資料歸檔工作具有指導(dǎo)意義，將歸檔工作深度嵌入到油氣勘探與開發(fā)生產(chǎn)科研工作實(shí)際中，必然有利于提高歸檔工作質(zhì)量。

2.2 流程管理理論。流程管理，是一種以規(guī)范化地構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的系統(tǒng)化方法，主要以規(guī)范化、流程化、持續(xù)化、系統(tǒng)化為核心建立管理的過程，近幾年來，美國(guó)、日本以及西歐部分國(guó)家的企業(yè)都先后進(jìn)行了流程管理的探索與實(shí)踐。應(yīng)用流程管理理論，以油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動(dòng)的開始為輸入端，以油氣地質(zhì)資料的移交歸檔為輸出端，在地質(zhì)資料形成單位、地質(zhì)資料管理部門、勘探開發(fā)業(yè)務(wù)主管部門之間建立新的協(xié)作方式，建立規(guī)范的歸檔流程和通暢的信息交流渠道，以此來提高歸檔工作質(zhì)量。

2.3 全程管理理論。全程管理理論是由文件生命周期理論發(fā)展而來的，是對(duì)現(xiàn)行文件、室藏檔案和館藏檔案整個(gè)過程的全面控制和科學(xué)管理[4]?，F(xiàn)代檔案管理理論強(qiáng)調(diào)文件、檔案管理的動(dòng)態(tài)過程，強(qiáng)調(diào)文件材料的將要形成而不是已經(jīng)形成，而全程管理理論正是通過控制過程實(shí)現(xiàn)控制結(jié)果的理念建立起來的。油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動(dòng)具有時(shí)間緊、環(huán)節(jié)多、周期長(zhǎng)、參與單位多等特點(diǎn)，通過實(shí)施全程管理，將油氣地質(zhì)資料歸檔工作與項(xiàng)目立項(xiàng)、中檢、結(jié)項(xiàng)、推廣應(yīng)用等環(huán)節(jié)同步，跟蹤、控制前期、中期、后期各環(huán)節(jié)形成的地質(zhì)資料，確保歸檔油氣地質(zhì)資料的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確。

3 油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系的主要內(nèi)容和具體實(shí)施

3.1 歸檔管控體系的目的和主要內(nèi)容。這是歸檔管控體系建設(shè)的首要內(nèi)容，其目的和主要內(nèi)容，一是通過制度，明確油氣勘探開發(fā)業(yè)務(wù)主管部門、各管理部門的地質(zhì)資料歸檔職責(zé)，以便其在履行相關(guān)管理職責(zé)時(shí)嵌入地質(zhì)資料歸檔管理要求，將“三納入”（地質(zhì)資料的立卷歸檔工作，納入計(jì)劃管理、生產(chǎn)管理和科研管理的責(zé)任范圍）、“四同步”（下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出地質(zhì)資料立卷歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查地質(zhì)資料的形成情況同步，評(píng)審、鑒定、驗(yàn)收項(xiàng)目成果與驗(yàn)收歸檔地質(zhì)資料同步，上報(bào)登記、評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目成果以及生產(chǎn)、科研人員考核與檔案部門出具項(xiàng)目歸檔情況證明材料同步）的管理要求落到實(shí)處。二是明確并細(xì)化對(duì)油氣地質(zhì)資料形成單位的歸檔要求，包括歸檔整理要求，歸檔責(zé)任，歸檔時(shí)間、數(shù)量等，確保歸檔工作規(guī)范有序。三是規(guī)范對(duì)歸檔工作完成情況的監(jiān)督、檢查與考核，對(duì)內(nèi)、外部單位分別提出具體的檢查考核措施與手段，確保歸檔工作情況符合制度要求。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。歸檔標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的目的和主要內(nèi)容，一是制定和定期修訂油氣地質(zhì)資料立卷歸檔方面的標(biāo)準(zhǔn)，厘清油氣地質(zhì)資料的立卷歸檔范圍，劃定保管期限，并根據(jù)油氣勘探開發(fā)工藝、技術(shù)、方法等的更新進(jìn)行定期調(diào)整，確保歸檔油氣地質(zhì)資料的齊全完整，同時(shí)明確立卷歸檔的質(zhì)量要求，確?？刹僮鳌⒖蓤?zhí)行。二是制定有關(guān)油氣地質(zhì)成果報(bào)告編寫格式方面的標(biāo)準(zhǔn)，從報(bào)告的組成、各組成部分的必備項(xiàng)以及編寫具體格式、印制要求等方面規(guī)范歸檔油氣地質(zhì)資料的格式，改變專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)從專業(yè)內(nèi)容角度規(guī)范油氣地質(zhì)成果報(bào)告的現(xiàn)狀，從內(nèi)容編寫格式、印制要求等方面進(jìn)行具體規(guī)范，保障歸檔油氣地質(zhì)資料的質(zhì)量。三是制定有關(guān)地質(zhì)資料電子文件制作方面的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件的分類、命名、格式、制作及其在介質(zhì)中的組織形式，確保歸檔電子文件及其載體符合長(zhǎng)期保管和利用服務(wù)的要求。

在實(shí)際工作中，應(yīng)由石油企業(yè)制定此方面的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，下發(fā)各油氣勘查、開采實(shí)施單位，在油氣地質(zhì)資料歸檔驗(yàn)收工作中統(tǒng)一執(zhí)行，確保歸檔油氣地質(zhì)資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。

3.3 流程優(yōu)化。流程優(yōu)化的目的是利用流程管理的理念，將油氣地質(zhì)資料歸檔工作進(jìn)行梳理，按照不同的責(zé)任主體劃分為若干依次推進(jìn)的工作環(huán)節(jié)，并對(duì)每一環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和要求進(jìn)行規(guī)范。油氣地質(zhì)資料的歸檔工作可劃分為地質(zhì)資料形成、積累、歸檔鑒定、整理與立卷、內(nèi)容審查、格式審查、給予歸檔標(biāo)識(shí)、歸檔入庫(kù)等各環(huán)節(jié)，其中形成、積累由具體的地質(zhì)資料形成者負(fù)責(zé)，歸檔鑒定、整理與立卷由項(xiàng)目組專人負(fù)責(zé)，內(nèi)容審查由相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門專人負(fù)責(zé)，格式審查、給予歸檔標(biāo)識(shí)、歸檔入庫(kù)由地質(zhì)資料管理工作人員負(fù)責(zé)。endprint

在實(shí)際工作中，可將上述各環(huán)節(jié)按照時(shí)間順序進(jìn)行區(qū)分，細(xì)化、明確每一環(huán)節(jié)的工作要求、責(zé)任內(nèi)容。除首末環(huán)節(jié)之外，其他每一環(huán)節(jié)既作為上一環(huán)節(jié)的輸出端，又作為下一環(huán)節(jié)的輸入端，通過端到端的規(guī)范、優(yōu)化，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。

3.4 系統(tǒng)建設(shè)與嵌入。系統(tǒng)建設(shè)與嵌入的目的，就是將相關(guān)管理理念與信息技術(shù)相結(jié)合，利用信息化手段來加強(qiáng)歸檔工作。其內(nèi)容包括兩個(gè)方面，一是油氣地質(zhì)資料管理系統(tǒng)（或系統(tǒng)歸檔模塊）的研發(fā)和實(shí)施。在此過程中，既要嵌入流程管理的思想，以促進(jìn)歸檔相關(guān)管理制度的實(shí)施，也要嵌入歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容，通過信息技術(shù)手段來保障歸檔齊全性，并減少油氣地質(zhì)資料形成者學(xué)習(xí)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)以及管理工作者在內(nèi)容、格式審查方面的時(shí)間投入。二是按照前端控制、全程管理的理念，將油氣地質(zhì)資料管理系統(tǒng)嵌入到相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)級(jí)的嵌入，確保歸檔相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行，以提高歸檔工作的效率以及歸檔資料的質(zhì)量。

隨著信息化建設(shè)的不斷深入，油氣地質(zhì)資料管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用正在有序推進(jìn)之中，而油氣地質(zhì)資料管理系統(tǒng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的嵌入，目前部分單位正在試點(diǎn)，這也正是下一步推進(jìn)油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

3.5 歸檔協(xié)調(diào)機(jī)制建設(shè)。油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系建設(shè)的目的，是通過嵌入、流程化、前端控制以及全程管理的一系列措施、方法，來提高油氣地質(zhì)資料的歸檔率，實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸。這一系列措施、方法的實(shí)施，必須與勘探、開發(fā)等業(yè)務(wù)主管部門，以及計(jì)劃、財(cái)務(wù)、合同、審計(jì)、市場(chǎng)、企管等管理部門聯(lián)合開展。基于此，油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系的建設(shè)還需建設(shè)完善的歸檔協(xié)調(diào)機(jī)制，其目的，一是對(duì)地質(zhì)資料形成單位或部門建立有效的歸檔工作控制、考核措施與手段；二是使地質(zhì)資料管理部門掌握應(yīng)歸檔資料的項(xiàng)目進(jìn)度情況，便于及時(shí)催辦歸檔。

在實(shí)際工作中，歸檔協(xié)調(diào)機(jī)制可以通過定期召開歸檔工作聯(lián)席會(huì)、歸檔工作推進(jìn)會(huì)等形式實(shí)現(xiàn)。會(huì)議一般由油氣地質(zhì)資料主管部門組織，勘探、開發(fā)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、合同、審計(jì)、市場(chǎng)、企管等管理部門參加，主要內(nèi)容可包括：通報(bào)項(xiàng)目設(shè)置、進(jìn)展、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)等情況；通報(bào)已歸檔、應(yīng)歸未歸情況；討論對(duì)地質(zhì)資料形成單位歸檔完成情況的考核與獎(jiǎng)懲方案、市場(chǎng)準(zhǔn)入控制措施等；討論各專業(yè)合同中對(duì)地質(zhì)資料歸檔相關(guān)條款的約定，等等。

4 結(jié)語

電子文件的大規(guī)模應(yīng)用，對(duì)油氣地質(zhì)資料歸檔工作帶來了巨大的影響。在信息化時(shí)代，既要注重對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)地質(zhì)資料歸檔的管控，更要注重對(duì)電子文件歸檔的管控，信息化時(shí)代油氣地質(zhì)資料歸檔管控體系的建設(shè)，仍需不斷完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)土資源部. 國(guó)土資源部關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)資料管理的通知（國(guó)土資規(guī)〔2017〕1號(hào)）[EB/OL]. http：//www.mlr.gov.cn/zwgk/zytz/201702/t20170206_1435322.htm， 2017-01-18.

[2]Karl Polanyi. The Great Transformation： The Political and Economic Origins of Our Times [M]. Boston： Bearcon Press ， 1944.

[3]Granovetter M. Economic Action and Social Structure： the Problem of Embeddedness[J]. American Journal of Sociology， 1985，91（3）：481-510.

[4]黃霄羽.文件、檔案全程管理的理論依據(jù)[J]. 中國(guó)檔案， 2009 （6）： 13～15.

（作者單位：封永泰，中國(guó)石油化工股份有限公司油田勘探開發(fā)事業(yè)部；趙傳玉，中國(guó)石油化工股份有限公司油田勘探開發(fā)研究院 來稿日期：2017-08-18）endprint