信息時(shí)代數(shù)字化檔案館建設(shè)探討

文/鄒平縣檔案局 張倩

信息時(shí)代數(shù)字化檔案館建設(shè)探討

文/鄒平縣檔案局 張倩

我國現(xiàn)階段正處于信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案館管理方式已慢慢落伍，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的特征。基于此，本文主要針對檔案館步入新時(shí)代后所需要作出的改變進(jìn)行分析，從而有效地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

信息時(shí)代；數(shù)字化；檔案館建設(shè)

我國信息化事業(yè)的完成離不開檔案館的建設(shè)，它是對大部分信息的存儲與保留，能夠使信息更好地被運(yùn)用在各個(gè)方面。如今，傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)模式正逐步被時(shí)代所淘汰，信息更新、增加、刪減過慢，難以滿足龐大的信息交流。因此，一種新型的檔案館建設(shè)模式興起——數(shù)字化檔案館。這種模式的檔案館無論是工作模式還是服務(wù)類型都與傳統(tǒng)管理模式有很大的差異，它加大了信息共享程度，增加了功能，同時(shí)利用許多先進(jìn)的技術(shù)來對信息進(jìn)行便捷式的管理。

一、我國現(xiàn)階段數(shù)字化檔案館管理的主要特征

（一）資源數(shù)字化。檔案館信息資源豐富且復(fù)雜，更以多種載體形式來記錄和保存。為了使信息實(shí)現(xiàn)便捷化管理，首先要將館藏內(nèi)容全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，由于技術(shù)、時(shí)間精力等條件的限制，可以先將重要的信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換，涉及到的主要載體包括文本、音像、圖片等。轉(zhuǎn)換過程需要一系列的技術(shù)手段來對文本信息進(jìn)行掃描，再對轉(zhuǎn)換后的數(shù)字信息進(jìn)行整理、分類、歸檔。主要利用的技術(shù)有數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建技術(shù)、掃描和信息壓縮技術(shù)。同時(shí)為了節(jié)約空間，需要對一些大容量的信息進(jìn)行壓縮，以此來提高用戶的檢索速度，也有利于管理員對館藏資源的應(yīng)用。

（二）資源共享化。傳統(tǒng)檔案館模式下，檔案資源的使用率低下，難以發(fā)揮出它的真正價(jià)值。一些資源信息被一人占用，其他人就失去使用它的機(jī)會。這種資源的使用方式存在很大的局限性。而數(shù)字化檔案管理模式下提供網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺，使更多的人能夠不受時(shí)間、地域、行業(yè)市場等客觀因素的限制。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，檔案館的資源信息也越來越豐富，資源得到有效的整合。當(dāng)用戶的需求在這個(gè)檔案館平臺上找不到所需要的資源時(shí)，還能從這個(gè)“檔案館”到其他的“檔案館”查詢，努力滿足用戶的需求，提高他們的滿意度。

（三）空間虛擬化。數(shù)字化檔案館其實(shí)是一個(gè)系統(tǒng)，具有開放化的特征，以分布式形態(tài)呈現(xiàn)在用戶面前。同時(shí)它也作為一個(gè)聯(lián)合體，是由不同的地域或國家中的大多數(shù)檔案館組成。利用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程技術(shù)來進(jìn)行一系列操作，完成查詢和信息傳遞服務(wù)。從根本上改變了檔案館資源使用的方式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行分類。一種類型被稱為信息源檔案館，它是作為源頭來為檔案館的數(shù)字化建設(shè)提供源源不斷的信息，而另一種是終端檔案館。它的主要職能是向用戶提供不同的服務(wù)。一般情況下，后者都應(yīng)該在虛擬的環(huán)境中操作。

二、對數(shù)字化檔案館建設(shè)提供一些措施

（一）優(yōu)化檔案資源數(shù)據(jù)庫。高質(zhì)量的檔案資源數(shù)據(jù)庫能夠?yàn)樾畔①Y源提供許多保障。對于用戶來說，也可以提高獲取信息的速度和質(zhì)量。在檔案館建設(shè)過程中，創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫主要以文件性和檢索性為主。兩者的性質(zhì)和主要功能都有所不同。其中，檢索性數(shù)據(jù)庫一般是通過檔案的標(biāo)題、關(guān)鍵詞、文章的類型等來進(jìn)行檢索，而文字型數(shù)據(jù)庫適用于載入完整文件，然后通過網(wǎng)絡(luò)來獲取全面的信息。數(shù)據(jù)庫是資源以數(shù)字的形式集合而成的檔案存放區(qū)域。信息的組織形式變成以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的網(wǎng)狀的模式。信息是通過自身邏輯關(guān)系而形成的具有相互聯(lián)系的網(wǎng)狀，再利用智能化技術(shù)來對信息進(jìn)行處理，檢索出最符合需求的資源，從而為用戶提供一個(gè)方便的服務(wù)。擁有一個(gè)高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫，要滿足準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性要求。

（二）樹立新觀念。學(xué)會運(yùn)用長遠(yuǎn)的目光來看待數(shù)字化檔案館建設(shè)，樹立新觀念，逐漸摒棄不合時(shí)宜的舊思想。許多檔案館在建設(shè)中存在重保管輕利用的現(xiàn)象，部分領(lǐng)導(dǎo)層也未認(rèn)識到檔案工作的重要性，總是一味地追求經(jīng)濟(jì)利益，將經(jīng)濟(jì)工作擺在首位。目前正處于信息時(shí)代，信息量大且復(fù)雜，存在太多真真假假的信息需要辨別。只有真實(shí)的信息資料才有利于管理層進(jìn)行決策，進(jìn)而提高決策的準(zhǔn)確性。同時(shí)也為員工的工作考察提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，增加公平性。因此，要樹立新觀念，明白檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，將檔案工作提到議程上來，要使它與經(jīng)濟(jì)工作并駕齊驅(qū)，促進(jìn)高效信息交流渠道的建立。

（三）提高檔案工作人員的素質(zhì)和能力。數(shù)字化檔案館是一種新型的建設(shè)模式，必須要有一支高素質(zhì)的精英隊(duì)伍才能更好地發(fā)展它。因此，要對每一個(gè)檔案管理者的素質(zhì)和能力提出更高的要求，主要包括技術(shù)水平、信息素養(yǎng)以及對專業(yè)知識的掌握程度等。首先，檔案工作者要熟悉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作，能夠利用先進(jìn)的技術(shù)來對信息進(jìn)行處理，高效地完成信息管理工作。同時(shí)要擁有豐富的專業(yè)知識底蘊(yùn)，廣闊的知識領(lǐng)域，以此來更好地處理突發(fā)的狀況。其次，具備一定的英語水平。檔案管理主要是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行處理，而互聯(lián)網(wǎng)上大約80%的信息都是以英文的形式來展示。如果沒有良好的英語基礎(chǔ)，很難展開工作，增加了獲取信息的難度，甚至不能滿足用戶的需求。

三、結(jié)束語

綜上所述，伴隨著信息時(shí)代的成熟化發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了重大的改變。尤其是在數(shù)字化檔案管理方面，大大提高資源的利用率。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺，拓寬信息共享渠道。檔案館的數(shù)字化建設(shè)本質(zhì)上是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要很長一段時(shí)間來完成。因此，為了促進(jìn)檔案館實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，要從各個(gè)方面著手來完善，提高人員的能力，加大建設(shè)資金的投入，改變傳統(tǒng)觀念。這些措施都能夠或大或小地影響到數(shù)字化檔案館的建設(shè)，所以各部門要重視檔案工作，推動(dòng)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

[1]付志瓊.關(guān)于數(shù)字化檔案室建設(shè)的研究與思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(05).

[2]朱進(jìn).論圖書館與檔案館數(shù)字化信息共享平臺建設(shè)[J].檔案管理,2017(3).