談?wù)劼糜尉皡^(qū)文書檔案管理工作的要點(diǎn)

文/九寨溝風(fēng)景名勝區(qū)管理局 劉敏

談?wù)劼糜尉皡^(qū)文書檔案管理工作的要點(diǎn)

文/九寨溝風(fēng)景名勝區(qū)管理局 劉敏

文書檔案管理工作在保證旅游景區(qū)管理工作的正常運(yùn)行、促進(jìn)景區(qū)可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。本文從做好旅游景區(qū)文書檔案管理工作的意義出發(fā)，詳細(xì)分析文書檔案的收集、整理、保管幾個(gè)工作要點(diǎn)，旨在保證文書檔案管理的質(zhì)量，提高工作效果，為景區(qū)發(fā)展略盡綿力。

文書檔案管理；旅游景區(qū)；管理要點(diǎn)

一、 做好旅游景區(qū)文書檔案管理工作的意義

旅游景區(qū)事業(yè)活動(dòng)的發(fā)展進(jìn)程，有著其特有的規(guī)律及過程，呈現(xiàn)出連貫性、延續(xù)性的特征，而文書檔案管理工作系統(tǒng)地保存了景區(qū)管理工作全過程的資料，涵蓋了景區(qū)事業(yè)活動(dòng)的發(fā)展歷史、管理活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)等諸多內(nèi)容，是旅游景區(qū)管理部門的基本數(shù)據(jù)，為旅游景區(qū)管理工作得以正常運(yùn)行提供重要保證，其管理工作質(zhì)量直接影響到景區(qū)管理部門資料保持的完整性，關(guān)系到景區(qū)檔案資料的處理質(zhì)量。旅游景區(qū)文書檔案管理工作應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，從基礎(chǔ)做起，做好文書檔案的收集、整理、保管等各項(xiàng)工作，穩(wěn)扎穩(wěn)打，在保證文書檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，進(jìn)一步提高工作的效率，為旅游景區(qū)的持續(xù)發(fā)展提供有力保證。

二 、旅游景區(qū)文書檔案管理工作的幾個(gè)要點(diǎn)

（一）文書檔案的收集。文書檔案的收集是開展文書檔案管理工作的基礎(chǔ)及重要前提，收集工作開展的質(zhì)量及成效直接關(guān)系到文書檔案管理的質(zhì)量。隨著景區(qū)的不斷發(fā)展，各類資料、文件的數(shù)量和種類的不斷增多，文書檔案的收集工作日益繁重，加之當(dāng)前現(xiàn)代化信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，文檔的保持格式更為多樣，進(jìn)一步加大了文書檔案的收集工作。在開展旅游景區(qū)文書檔案收集工作之時(shí)，應(yīng)充分把握景區(qū)管理工作的重點(diǎn)及發(fā)展方向，準(zhǔn)確定位文書檔案收集的主題，并從多方因素全面考慮，使文書檔案的收集真正服務(wù)于景區(qū)發(fā)展大計(jì)劃、戰(zhàn)略目標(biāo)全局發(fā)展。針對(duì)當(dāng)前日益豐富的文書檔案資料，管理人員可采取多樣化的收集辦法，諸如集中收集、日常收集、專題收集、追蹤收集等，增強(qiáng)文書檔案收集的效果。根據(jù)需要定期對(duì)特定時(shí)間段內(nèi)形成的文件材料開展全方位、全過程的收集，在日常工作中養(yǎng)成隨時(shí)收集處理文件材料的習(xí)慣，采取專題的形式，系統(tǒng)、完整地收集專題文檔材料，針對(duì)某一重要問題，以追蹤的形式收集文書檔案，綜合運(yùn)用多種收集辦法，能提高文書檔案收集的全面性、系統(tǒng)性，拓展旅游景區(qū)文書檔案管理的深度及廣度，提高文書檔案資源的利用率，為旅游景區(qū)管理單位提供服務(wù)。

（二）文書檔案的規(guī)范整理。文書檔案的規(guī)范整理是一項(xiàng)漫長(zhǎng)細(xì)致、枯燥乏味的工作，需要工作人員本著服務(wù)于景區(qū)發(fā)展的思想，對(duì)工作傾注較大的熱情及耐心，循序漸進(jìn)有效開展。一是要將文書檔案進(jìn)行分類排序，可采用時(shí)序分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法三種方法對(duì)旅游景區(qū)的文書檔案進(jìn)行分類。時(shí)序分類法，顧名思義，就是根據(jù)文檔形成的年度、準(zhǔn)確時(shí)間予以歸納分類，明確標(biāo)注文書檔案資料的形成時(shí)間，以保證分類的質(zhì)量及效率，組織機(jī)構(gòu)分類法以文檔處理的組織結(jié)構(gòu)為基準(zhǔn)，分別設(shè)置相應(yīng)的文書檔案類目，問題分類法則是根據(jù)文書檔案資料內(nèi)容所反映的問題及事由，將其劃分為不同的類別。二是編目加工，對(duì)已分類好的文件材料進(jìn)行類號(hào)、順序號(hào)和頁號(hào)的編寫工作，并根據(jù)材料順序、類別順序編制相應(yīng)目錄、頁碼，并在文件的右上部位加印檔案號(hào)章，填入檔案號(hào)碼、年份、組織代號(hào)、問題代號(hào)等內(nèi)容，其中檔案號(hào)碼尤為重要，需要根據(jù)分類、保管時(shí)間，依照低級(jí)向高級(jí)的順序進(jìn)行填寫，對(duì)文書檔案進(jìn)行合理有序的編目，能有效提供文書檔案管理工作的效率。通過對(duì)文書檔案進(jìn)行復(fù)制、裁剪、折疊、裱糊、縫紉等一系列加工過程，使之更有利于裝訂。文書檔案的裝訂同樣是規(guī)范整理工作的重要環(huán)節(jié)，具體是將檔案目錄放置在卷首，卷內(nèi)的材料排序要與目錄相符，并將左邊和下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂。對(duì)于普通文件，可以遵照一份文件裝訂一次的原則，也可將一些文書的請(qǐng)示、批復(fù)合并裝訂成一份分揀，對(duì)于頁數(shù)過多的材料，可以酌情分成兩件或多件。裝訂是為了便于保存并閱讀使用，需做到齊整、結(jié)實(shí)、美觀、完整。

（三）文書檔案的保管。文書檔案保管工作的目的在于保護(hù)文書檔案的安全性及完整性，捍衛(wèi)文書檔案的真實(shí)性，最大限度地延長(zhǎng)其利用時(shí)間，這對(duì)保管條件、保管制度、安全措施提出了一定的要求。不同載體的文書檔案，對(duì)保管的條件要求也有所差異，紙質(zhì)文書檔案的保管需調(diào)節(jié)好溫度、濕度，做好防光、防污染、防蟲工作，而諸如照片、膠卷、底片、錄影帶等感光材料和磁性材料的保管，則要做好密封，防光防磁，且還需控制好溫度、濕度，加強(qiáng)檢查，防止損壞。對(duì)于光盤材料，也應(yīng)在控制好溫度、濕度的同時(shí)，保持光盤的清潔，避免損壞。文書檔案的出入、交接需進(jìn)行登記，適時(shí)簽收等一系列嚴(yán)格的手續(xù)，對(duì)檔案的利用行為方式應(yīng)予以規(guī)范，規(guī)避不良文書檔案管理行為的發(fā)生。為便于更好地管理，在利用檔案時(shí)，應(yīng)注意維護(hù)原有的檔案順序，盡可能不隨意打亂，當(dāng)需要利用到大量文書檔案時(shí)，可分多次進(jìn)行使用。為保障文書檔案的安全及有效利用，管理人員還應(yīng)做好檔案利用的指導(dǎo)監(jiān)督工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正利用過程中的不當(dāng)行為，使文書檔案時(shí)刻處于保護(hù)之中。為順應(yīng)時(shí)代需要，旅游景區(qū)文書檔案管理工作還應(yīng)充分應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，輔助文書檔案文件的保管工作，以延遲文書檔案保存期限，提高利用效果。

[1]徐召宏.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[A].西部發(fā)展論壇—中國(guó)船舶工業(yè)行業(yè)協(xié)會(huì)鑄鍛分會(huì)會(huì)議論文集,2016.

[2]梁明淺.談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2016.