PDCA循環(huán)法在醫(yī)院辦公室管理中的應(yīng)用

文/湖南省婦幼保健院 吳良建

PDCA循環(huán)法在醫(yī)院辦公室管理中的應(yīng)用

文/湖南省婦幼保健院 吳良建

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院行政工作中的一個(gè)重要部門，其既要服務(wù)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子，還需要溝通協(xié)調(diào)部門之間、職能部門之間各方面的工作。所以需要對(duì)醫(yī)院辦公室工作特點(diǎn)進(jìn)行分析，并以此為基礎(chǔ)對(duì)醫(yī)院辦公室的工作現(xiàn)狀以及其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，采取有效的辦公室管理方法來(lái)開(kāi)展醫(yī)院辦公室管理工作。本文對(duì)醫(yī)院辦公室管理中PDCA循環(huán)法的應(yīng)用進(jìn)行探討分析。

PDCA循環(huán)法；醫(yī)院辦公室管理；應(yīng)用

PDCA循環(huán)法是由PDS循環(huán)演化來(lái)的，也稱之為戴明環(huán)，因?yàn)槠涫敲绹?guó)質(zhì)量管理專家戴明對(duì)PDS循環(huán)進(jìn)行改進(jìn)產(chǎn)生的模式。PDCA循環(huán)法是指計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處置（Act）。將檢查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)并處理，對(duì)失敗的教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，將沒(méi)有解決好的問(wèn)題規(guī)劃到下一個(gè)PDCA循環(huán)中；同時(shí)給予成功的經(jīng)驗(yàn)以肯定，并對(duì)其進(jìn)行合理的推廣和標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處置這幾個(gè)過(guò)程并不是只運(yùn)行一次就結(jié)束，而是要周而復(fù)始地不斷運(yùn)行。在一個(gè)循環(huán)完成之后，將其中存在的一部分問(wèn)題進(jìn)行解決，沒(méi)有解決的問(wèn)題需要放入下一個(gè)循環(huán)中，成階梯式上升模式。所以有必要對(duì)在醫(yī)院辦公室中應(yīng)用PDCA循環(huán)法進(jìn)行進(jìn)一步的探討分析。

一、醫(yī)院辦公室管理工作的特點(diǎn)

在醫(yī)療改革不斷深入的當(dāng)下，醫(yī)院全面滿足社會(huì)需求，并且能跟上醫(yī)療改革的發(fā)展步伐，需要做好科學(xué)管理，并且從各種角度以及層面學(xué)習(xí)來(lái)對(duì)國(guó)外的績(jī)效管理法、目標(biāo)管理法等先進(jìn)的工作方法以及理念進(jìn)行借鑒和學(xué)習(xí)。醫(yī)院積極引入具體的先進(jìn)管理理念和管理工具的同時(shí)，醫(yī)院辦公室的協(xié)助工作則是較為重要的環(huán)節(jié)。在醫(yī)院管理實(shí)踐中引入先進(jìn)管理理念，醫(yī)院辦公室需要對(duì)醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略、科學(xué)管理方法等的推行等進(jìn)行制定和參謀。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力不斷增強(qiáng)的當(dāng)下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者還需要對(duì)新的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行研究，并且積極適應(yīng)。但是，當(dāng)前的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子因?yàn)槭艿皆懈刹窟x拔培養(yǎng)機(jī)制的影響，很多成員都是從臨床一線提拔而來(lái)的，所以欠缺先進(jìn)管理理念以及先進(jìn)管理方法的認(rèn)識(shí)，也不能對(duì)其進(jìn)行較好的應(yīng)用。這樣的情況下，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子參謀的醫(yī)院辦公室，應(yīng)該突破視野格局，改變以往簡(jiǎn)單的辦文、辦事以及辦會(huì)等辦公模式，需要加強(qiáng)對(duì)形勢(shì)信息的收集和獲取，對(duì)改革趨勢(shì)以及同行工作情況進(jìn)行了解，以此提供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可靠的參謀信息，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行參謀。

二、辦公室管理工作中PDCA循環(huán)法的應(yīng)用分析

（一）對(duì)管理目標(biāo)、管理方針以及管理活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃。計(jì)劃（Plan）階段在醫(yī)院辦公室管理中處于制定管理目標(biāo)以及管理方針的階段。所以，醫(yī)院辦公室需要成立一個(gè)辦公室管理提升小組，在這一小組中的直接負(fù)責(zé)人是醫(yī)院辦公室主任，而首要責(zé)任人是醫(yī)院辦公室的每個(gè)工作人員。以辦公室之前的實(shí)際工作和工作安排為基礎(chǔ)，進(jìn)行近期、中期和遠(yuǎn)期辦公室所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)以及活動(dòng)計(jì)劃的制定，同時(shí)將總體的工作目標(biāo)以及活動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行細(xì)化，將其細(xì)化為每個(gè)人的工作內(nèi)容，并對(duì)各個(gè)工作中的直接負(fù)責(zé)人以及具體操作人進(jìn)行確定，以此保證能順利開(kāi)展實(shí)際操作。比如，在進(jìn)行近期規(guī)劃的時(shí)候，其具體的工作目標(biāo)主要涉及到收文處理及時(shí)率、發(fā)文處理及時(shí)率以及印章管理差錯(cuò)率、辦會(huì)流程化、宣傳見(jiàn)刊率以及危機(jī)事件處理。其中收文處理及時(shí)率需要高于等于95%，需要對(duì)醫(yī)院收文進(jìn)行及時(shí)處理，并且向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)傳送文件，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示結(jié)果將其按時(shí)傳導(dǎo)給各個(gè)相關(guān)部門，每份文件在醫(yī)院辦公室的流通時(shí)間不應(yīng)該超過(guò)3天；發(fā)文處理及時(shí)率，要求其及時(shí)率也要高于等于95%，對(duì)各個(gè)科室需要發(fā)文的文件進(jìn)行發(fā)文，文件的辦結(jié)不能超過(guò)3天；印章管理差錯(cuò)率需要低于1%，在進(jìn)行醫(yī)院印章管理的時(shí)候，需要嚴(yán)格根據(jù)登記、留底的原則來(lái)使用；辦會(huì)流程化，主要是對(duì)醫(yī)院回憶的計(jì)劃、組織、執(zhí)行以及反饋等進(jìn)行梳理，然后將各個(gè)流程告知醫(yī)院的相關(guān)部門，以此來(lái)促使各部門會(huì)議開(kāi)展效率得到提高；院刊出版率需要以1期/月的頻率來(lái)出版；宣傳見(jiàn)刊率，需要在當(dāng)?shù)氐闹髁髅襟w以2篇/月的幾率進(jìn)行醫(yī)院宣傳稿件的刊登；危機(jī)事件處理，需要直接負(fù)責(zé)人來(lái)對(duì)危機(jī)進(jìn)行處理，并對(duì)其做出快速的反映，提高工作效率。

（二）執(zhí)行階段。在執(zhí)行階段需要做的工作就是對(duì)上一階段的技術(shù)進(jìn)行執(zhí)行的過(guò)程，全體辦公室工作人員在醫(yī)院辦公室管理提升小組的帶領(lǐng)下，需要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行認(rèn)真的執(zhí)行，并其執(zhí)行情況向辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行定期匯報(bào)。主要涉及到收發(fā)文管理、印章管理、會(huì)議管理以及宣傳管理。其中，收發(fā)文管理，需要對(duì)收發(fā)文流程進(jìn)行整理，然后總結(jié)收發(fā)文過(guò)程中所存在的錯(cuò)漏以及貽誤等各種現(xiàn)象，將其中存在的問(wèn)題找出來(lái)，并且根據(jù)問(wèn)題，提出有針對(duì)性的流程修改，對(duì)日常收發(fā)文管理進(jìn)行改進(jìn)；印章管理，主要是對(duì)印章管理的相關(guān)制度進(jìn)行修訂，并且向全院的工作人員傳達(dá)所修改的制度，讓各個(gè)部門都能在使用印章的時(shí)候嚴(yán)格按照相關(guān)制度來(lái)進(jìn)行。當(dāng)印章和全院的O A系統(tǒng)聯(lián)合使用的時(shí)候，需要流程化和信息化印章的申請(qǐng)、引導(dǎo)審批、印章加蓋等所有的過(guò)程；會(huì)議管理，主要是將醫(yī)院的辦會(huì)流程劃分為會(huì)前申請(qǐng)和準(zhǔn)備、會(huì)中協(xié)作以及會(huì)后總結(jié)等階段，并且規(guī)定專門的負(fù)責(zé)人來(lái)舉行會(huì)議，做到責(zé)任到人。另外，通過(guò)全院的O A系統(tǒng)，能規(guī)范化和程序化醫(yī)院會(huì)議的組織流程，同時(shí)公示醫(yī)院會(huì)議室的使用情況，這對(duì)醫(yī)院辦公室的使用情況以及會(huì)議室的使用情況能更好地掌握，進(jìn)而合理安排會(huì)議舉辦時(shí)間和地點(diǎn)；醫(yī)院辦公室宣傳管理工作，主要涉及院內(nèi)宣傳和大眾媒體宣傳兩個(gè)部分。如院刊、內(nèi)部網(wǎng)站以及宣傳欄等都屬于內(nèi)部宣傳，需要對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新，同時(shí)緊跟時(shí)代主題，進(jìn)行職工文體生活的展示。另外，電視、傳統(tǒng)媒體以及網(wǎng)絡(luò)等都屬于大眾媒體宣傳，能使醫(yī)院的知名度在一定范圍之內(nèi)得到擴(kuò)大，并且?guī)椭藗內(nèi)罕妼?duì)疾病的防治信息進(jìn)行了解和掌握。宣傳工作需要專門的負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行，并且收集和整理各種稿件，做到按時(shí)出刊和周期化宣傳。

（三）檢查階段。在檢查階段主要是根據(jù)第一階段所指定的相關(guān)方針、目標(biāo)等，對(duì)具體的落實(shí)情況進(jìn)行檢查，然后在執(zhí)行過(guò)程中將各項(xiàng)制度所存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)總結(jié)。對(duì)反饋階段進(jìn)行檢查，然后科主任和相關(guān)的工作人員需要根據(jù)檢查結(jié)果，對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行溝通，在達(dá)成共識(shí)的基礎(chǔ)之上，對(duì)產(chǎn)生問(wèn)題的根本原因進(jìn)行總結(jié)，以此采取更加有效可行的管理措施。首先，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)該組織科室內(nèi)部員工定期召開(kāi)工作討論會(huì)，并且對(duì)辦公室內(nèi)工作人員的工作意見(jiàn)和建議進(jìn)行篩選采納。其次，辦公室中每個(gè)月的工作完成計(jì)劃，需要辦公室各項(xiàng)工作的具體執(zhí)行人員來(lái)進(jìn)行總結(jié)整理，并劃分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)情況進(jìn)行監(jiān)督，在每次的內(nèi)部工作討論會(huì)上對(duì)工作完成情況進(jìn)行公布，同時(shí)共同討論相關(guān)問(wèn)題。第三，在每個(gè)月月底，都需要整理和計(jì)算這個(gè)月每項(xiàng)工作的完成率，然后將其匯編成工作計(jì)劃來(lái)完成報(bào)表，對(duì)收發(fā)文及時(shí)處理率，院刊出刊情況，印章管理差錯(cuò)率以及宣傳見(jiàn)刊率等有沒(méi)有達(dá)到目標(biāo)進(jìn)行檢查，同時(shí)需要與上月的工作完成情況進(jìn)行對(duì)比，對(duì)工作的改進(jìn)程度進(jìn)行分析。

（四）處置階段。在醫(yī)院辦公室管理工作中的處置階段，主要是處理檢查階段的結(jié)果。提取和推廣成功的管理經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)總結(jié)其中存在的問(wèn)題，然后提出相應(yīng)的整改措施以及整改方案，做到持續(xù)優(yōu)化。如果在這一階段中存在沒(méi)有解決的問(wèn)題，可以將其放入下一PDCA循環(huán)中去進(jìn)行解決。

三、總結(jié)

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院行政工作中的一個(gè)重要部門，醫(yī)院辦公室需要對(duì)醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略、科學(xué)管理方法等的推行等進(jìn)行制定和參謀。將PDCA循環(huán)法應(yīng)用在醫(yī)院辦公室管理中，能有效改進(jìn)和優(yōu)化醫(yī)院辦公室工作，使醫(yī)院辦公室的管理水平得到提高。

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