秘書如何體現(xiàn)細(xì)致

孫苗+楊碩林

【摘 要】細(xì)致是秘書做好工作的基本要求。秘書的細(xì)致表現(xiàn)在信息的獲取、問題的分析、服務(wù)的努力三個(gè)方面。

【關(guān)鍵詞】秘書；體現(xiàn)；細(xì)致；信息；服務(wù)；分寸

細(xì)節(jié)決定成敗，細(xì)致解決細(xì)節(jié)。細(xì)致是秘書必須具備的工作品質(zhì)之一。秘書工作千頭萬緒，在組織中承上啟下，所涉事務(wù)至關(guān)重要，稍有疏忽就會(huì)帶來嚴(yán)重后果。所以，秘書必須細(xì)致。具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

一、表現(xiàn)在信息的獲取上

（一）眼明，明察秋毫

1.能細(xì)致觀察景象。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)人最主要的活動(dòng)場(chǎng)所，秘書要對(duì)辦公室及周邊環(huán)境特別留意。比如，要看得到陌生人的進(jìn)進(jìn)出出，看得到文件夾被擅自取用過，看得到辦公桌椅下安有竊聽器，看得到辦公設(shè)備上有冒煙等現(xiàn)象。

2.能細(xì)致觀察表情。人的表情是極其細(xì)微的，它能透露一個(gè)人的真實(shí)的內(nèi)心世界。秘書若要掌握交往的主動(dòng)權(quán)，必須善于察顏觀色，并進(jìn)行科學(xué)判斷。比如：笑時(shí)眼角沒有皺紋，是假笑；說話時(shí)擦鼻尖，是撒謊；說話時(shí)眼球向右上方轉(zhuǎn)動(dòng)，是撒謊。

3.能細(xì)致觀察圖文。秘書看重要文書時(shí)，要看得出文書是否有被涂改痕跡；文章校對(duì)時(shí)，要看得到原稿與打印稿的差別；拆開信件時(shí)，要看得出信件是否被偷看過；看領(lǐng)導(dǎo)手跡時(shí)，要看得出筆跡是否偽造；看證據(jù)性圖片時(shí)，要看得出照片是否有PS痕跡。

（二）耳尖，聲聲入耳

1.能聽到細(xì)微聲音。秘書要密切關(guān)注各方情況。比如開會(huì)時(shí)，有些人可能會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的講話低聲嘀咕。這種嘀咕反映了他們的意見。秘書有必要將這些“悄悄話”聽到耳中。

2.能在嘈雜中聽到。外界聲音千千萬，幾乎都是好幾種甚至幾十咱聲音混雜在一起。秘書的傾聽細(xì)致還應(yīng)表現(xiàn)在善于辨析出某個(gè)需要關(guān)注的聲音。比如在接站時(shí)，要在眾多旅客中聽得出自己所接客人對(duì)自己的召喚。

3.能聽出聲音的細(xì)微變化。秘書要聽得出語調(diào)的變化。柔和的語調(diào)表示坦率或友善，顫抖的音調(diào)表示激動(dòng)，低沉的音調(diào)表示同情，若果是陰陽怪氣那就是嘲諷了。秘書還應(yīng)注意到座機(jī)電話的突然變?nèi)?。那很有可能是被人接線竊聽。

（三）嘴勤，周到問詢

1.能在調(diào)查中問明情況細(xì)節(jié)。秘書的調(diào)查結(jié)果有可能會(huì)直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策，因此一定要保證調(diào)查的全面性和正確性。這就要求秘書要有耐心、有細(xì)心，在調(diào)查的時(shí)候?qū)⒃搯柕膯柷宄环胚^一些特征性細(xì)節(jié)。在可能的情況下，還應(yīng)該多問幾個(gè)不同的人。

2.能在受命時(shí)問明要求細(xì)節(jié)。秘書做事最忌諱的就是自以為是，將自己的的主觀臆測(cè)實(shí)施到工作中去。在接受到上級(jí)命令時(shí)，如果有不清楚、不明白的地方，要敢于去問，并問明實(shí)施中某些具體的要求。

3.能在協(xié)調(diào)時(shí)問明糾紛細(xì)節(jié)。秘書要經(jīng)常做協(xié)調(diào)工作。毛主席說：“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)?！泵貢趨f(xié)調(diào)雙方關(guān)系時(shí)，要先全面了解情況，問清事情的來龍去脈，問清各方的動(dòng)機(jī)及情緒，然后設(shè)計(jì)出雙方都能接受的協(xié)調(diào)方案。

二、表現(xiàn)在問題的分析上

（一）能在欠缺性上作排查

1.能排查出細(xì)微事物的遺漏。成功的行動(dòng)方案必定由很多事物組成，它們成為一個(gè)有機(jī)整體，缺一不可。秘書的細(xì)致必須體現(xiàn)在對(duì)問題分析的完備性上。比如，秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)出差，要帶的文件和物品很多，秘書必須在上車前考慮周全。又如，寫一則合同，要考慮到標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、交付方式等款項(xiàng)。少寫一個(gè)日期也許就要損失上千萬。

2.能推斷出細(xì)微的質(zhì)量欠缺。秘書要對(duì)事物質(zhì)量上的細(xì)微差別要有敏感性。語言質(zhì)量是最先要考慮的。在接待賓客時(shí)不得體的話不說，在寫規(guī)章制度時(shí)模棱兩可的話不寫，在寫請(qǐng)示報(bào)告時(shí)呆滯羅嗦的句子不寫。辦事也有質(zhì)量，比如，優(yōu)秀秘書在給人打電話時(shí)一定要考慮對(duì)方接聽電話在時(shí)間上的合宜性。

3.能體察到細(xì)微情感的缺憾。秘書要善解人意，在乎別人的情感感受。別人有些許疑惑、些許反感、些許猶豫、些許驚異、些許口是心非，都要放在心上，采取相應(yīng)的措施解除其不良情緒，如果條件許可，就不強(qiáng)人所難。秘書還要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)輿情，并及時(shí)反映給領(lǐng)導(dǎo)。

（二）能在完美性上作考慮

1.能通過細(xì)微考慮促進(jìn)效率。做事提前考察并制定好計(jì)劃，這樣可避免行動(dòng)時(shí)茫然無序。如領(lǐng)導(dǎo)出訪時(shí)，要合理安排好路線，走最短的路、最快的路，不走彎路，不走回頭路。在安排事務(wù)時(shí)，以多快好省為目標(biāo)，該連續(xù)的連續(xù)做，該合并的合并做，該套疊的套疊做。

2.能通過細(xì)微考慮防范風(fēng)險(xiǎn)。千里之堤潰于蟻穴，做事要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，有些風(fēng)險(xiǎn)就存在在細(xì)節(jié)中。比如會(huì)務(wù)工作時(shí)，秘書要對(duì)可能出現(xiàn)的意外情況制訂應(yīng)急方案：如萬一露天廣場(chǎng)下雨了怎么辦，萬一重要嘉賓不來怎么辦，萬一會(huì)議中停電了怎么辦，萬一出現(xiàn)食品中毒怎么辦，萬一客運(yùn)車輛拋錨了怎么辦，等等。

三、表現(xiàn)在服務(wù)的努力上

（一）能在多做一點(diǎn)上努力

1.能多提醒一句看似啰嗦的話。不管是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)還是對(duì)其他人，秘書在必要的時(shí)候須提醒一句有助于對(duì)方的話，比如：別忘了明天的會(huì)，別忘了帶上合同章，別忘了帶高血壓藥。

2.能多留存一張看似沒用的紙。秘書要敬惜字紙，要有憑證意識(shí)和紀(jì)念意識(shí)。不要隨意丟棄有領(lǐng)導(dǎo)筆跡的紙張，因?yàn)槟呛芸赡苁菍淼奈奈?；也不要隨意丟棄生意過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)材料，因?yàn)槟呛芸赡苁菍泶蚬偎镜膽{據(jù)。

3.能多攜帶一點(diǎn)看似累贅的小東西。秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)時(shí)，有些備用性小東西須帶上。如：紙筆、優(yōu)盤、充電寶、清涼油、十滴水、創(chuàng)可貼等。

（二）能在溝通技巧上努力

1.努力在語言上表述得周密點(diǎn)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)命令的執(zhí)行者，說話時(shí)應(yīng)注意措辭的準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性。準(zhǔn)確性是指沒有歧義，嚴(yán)密性是指不泄露機(jī)密，不給人留有把柄。

2.努力在語言上表現(xiàn)得委婉點(diǎn)。秘書在很多場(chǎng)合不宜直白表述。在批評(píng)時(shí)、拒絕時(shí)、乞求時(shí)、告訴負(fù)面信息時(shí)，甚至奉承領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，都應(yīng)該把話說得婉轉(zhuǎn)些、策略些。

3.努力在語言上表現(xiàn)得熱情點(diǎn)。秘書要多與人打招呼，見人有好表現(xiàn)就熱情贊揚(yáng)，見人遇到挫折時(shí)就熱情鼓勵(lì)，見人遭遇不幸時(shí)就溫情安慰，受人幫助后就多說感恩戴德的話。

海不擇細(xì)流，故能成其大，山不拒細(xì)壤，方能就其高。秘書工作中保持細(xì)致作風(fēng)，就能成為領(lǐng)導(dǎo)稱心如意的助手。

參考文獻(xiàn)：

[1]董巖.秘書工作貴在培養(yǎng)細(xì)致作風(fēng).秘書工作》.2005.12.

[2]袁秉辰.青年秘書要培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的好作風(fēng).秘書工作》2006.