醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

文/石家莊市第一醫(yī)院 許鑫

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

文/石家莊市第一醫(yī)院 許鑫

隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式發(fā)生變革，醫(yī)院檔案信息化成為一種必行的趨勢。本文通過對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的存在問題進(jìn)行分析與討論，針對各種問題提出優(yōu)化實踐措施，推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。

醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)

一、前言

醫(yī)院檔案指的是在醫(yī)院管理與臨床實踐過程中，所形成的記錄資料，如音視頻檔案、基建檔案、病案、財務(wù)檔案、文書檔案、照片檔案、設(shè)備檔案、教科研檔案、人事檔案等，具有一定的保存價值。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展使得醫(yī)院檔案管理信息量越來越大，應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，已無法滿足現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的需求。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）對檔案信息化建設(shè)重視程度不足。當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)院對于醫(yī)院檔案管理認(rèn)識程度不足，沒有意識到檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，醫(yī)院檔案管理沒有作為重點工作納入醫(yī)院日常管理體系，醫(yī)院管理者往往以醫(yī)療技術(shù)為中心，對于各種檔案的保管、利用等重要作用認(rèn)識不足，使得檔案管理信息化建設(shè)水平較低，管理水平與其他單位相比差距較大。

（二）檔案信息化建設(shè)與管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要前提，也是關(guān)鍵性因素。在醫(yī)院檔案管理工作中，建立一套管理流程、操作規(guī)范及工作制度，貫穿于醫(yī)院檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、編研、利用等管理環(huán)節(jié)中，使檔案管理有章可循，有法可依，是保證醫(yī)院檔案安全性與完整性的重要前提，這就是標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理。目前醫(yī)院檔案管理大多采用分散式管理，即各部門分別對各自管轄范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行保管。分散式的檔案管理很容易導(dǎo)致家底不清、各自為政、雜亂無章、管理工作脫節(jié)、丟失損壞等一系列問題，同時也與檔案管理集中統(tǒng)一的原則背道而馳。

（三）檔案管理系統(tǒng)和軟件不統(tǒng)一。當(dāng)下，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院信息化建設(shè)得到了進(jìn)一步發(fā)展，開始應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)、醫(yī)院局域網(wǎng)、電子病歷系統(tǒng)、影像存儲系統(tǒng)、遠(yuǎn)程會診系統(tǒng)等進(jìn)行檔案管理。但醫(yī)院檔案管理軟件應(yīng)用水平較低，開發(fā)落后，很多醫(yī)院仍然采用單機版系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，管理系統(tǒng)和軟件不統(tǒng)一，難以進(jìn)行系統(tǒng)更新和升級，不利于管理系統(tǒng)維護(hù)。

（四）檔案管理人員素質(zhì)較低。醫(yī)院檔案管理采用兼職人員負(fù)責(zé)，投入的時間和精力不足，沒有或很少受到規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，降低了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平，也在一定程度上阻礙了信息化的進(jìn)程。

三、加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）完善檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。為了確保檔案室的管理功能，應(yīng)完善其基礎(chǔ)設(shè)施，配置專業(yè)設(shè)備，如打印機、掃描儀、自動密集架、數(shù)碼相機及計算機等，提高檔案管理數(shù)字化水平，使檔案綜合室具備大量數(shù)據(jù)存儲功能，提高其數(shù)據(jù)處理能力。完善醫(yī)院局域網(wǎng)升級改造，開發(fā)與醫(yī)院局域網(wǎng)等軟件系統(tǒng)相對接兼容的檔案管理軟件系統(tǒng)，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理子系統(tǒng)之間的對接，采用計算機進(jìn)行檔案與文件的收集、分類、整理、存儲與查閱等管理，提高醫(yī)院檔案管理自動化水平。

（二）重視紙質(zhì)與電子檔案的雙重保管。電子文檔仍難以取代實物檔案和紙質(zhì)文件，除了要進(jìn)一步加強信息化建設(shè)外，還應(yīng)重視傳統(tǒng)文件保管工作，注意保管好紙質(zhì)檔案文件。因考慮到電子文檔仍不具備憑證作用與法律作用，應(yīng)確保紙質(zhì)與電子檔案的雙重保管，保證紙質(zhì)文件的憑證和法律作用。

（三）加強電子檔案安全保障體系建設(shè)。加強醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，實現(xiàn)即時信息反饋。在強調(diào)檔案管理信息化建設(shè)的同時，應(yīng)加強信息安全管理，確保檔案網(wǎng)絡(luò)化的安全性。制定安全防范措施，采用防火墻、網(wǎng)關(guān)等技術(shù)，保護(hù)檔案，避免網(wǎng)絡(luò)攻擊，防止黑客入侵。實現(xiàn)局域網(wǎng)與外網(wǎng)的隔離、設(shè)置嚴(yán)密防火墻攔截。檔案工作人員要遵守國家保密制度，防止失密、泄密事件的發(fā)生，力保檔案信息安全。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)水平。要注重人才培養(yǎng)，加強檔案管理人員的培訓(xùn)，合理規(guī)劃人才隊伍的整體建設(shè)，邀請檔案專家來院指導(dǎo)，或組織檔案人員到先進(jìn)的兄弟醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，培養(yǎng)專門的電子檔案管理人員，建設(shè)一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理工作隊伍。另外，還應(yīng)提高管理人員的責(zé)任意識、管理意識和信息意識，確保檔案管理工作的有序開展。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)是順應(yīng)歷史發(fā)展的，是檔案管理的必經(jīng)之路。雖然醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)仍處在初級階段，應(yīng)提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，做好雙重檔案的保管工作，保證文件安全性，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平，才能滿足現(xiàn)代醫(yī)療體系的發(fā)展需要。

[1]胡敏.基于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].中外健康文摘,2014,31(16):250-251.

[2]胡瓊.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2014,10(07):162-163.

[3]王晶,李曉華.檔案管理工作必須為檔案信息資源的開發(fā)和利用服務(wù)[J].黑龍江科技信息,2010,04(11):208-209.

[4]安小輝.論檔案信息化管理的重要性[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版),2010,22(01):114-115.

[5]程妍,李曉濤.新時期醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考與創(chuàng)新[J].內(nèi)蒙古教育,2016(11):66-67.