立足檔案收集做好事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作

文/新華報業(yè)傳媒集團(tuán)人力資源部 賀武征

立足檔案收集做好事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作

文/新華報業(yè)傳媒集團(tuán)人力資源部 賀武征

新形勢下事業(yè)單位各項(xiàng)改革措施的深度推進(jìn)對干部人事檔案管理工作提出了更高的要求。雖然檔案管理工作涉及收集、審核、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、利用等多個環(huán)節(jié)。但檔案收集環(huán)節(jié)無疑是整個檔案管理工作的起點(diǎn)、重點(diǎn)和難點(diǎn)，也是干部人事檔案能否有效服務(wù)于事業(yè)單位改革的關(guān)鍵。本文以國家印發(fā)的相關(guān)法規(guī)為依據(jù)，針對檔案收集實(shí)際工作中存在的難題，探討嚴(yán)把檔案收集關(guān)口、夯實(shí)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性，從而切實(shí)推動檔案管理工作的發(fā)展。

干部人事檔案；檔案收集歸檔；開發(fā)；利用

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理和收集工作的相關(guān)規(guī)定

根據(jù)新形勢、新任務(wù)的需要，為繼續(xù)充實(shí)、完善干部人事檔案內(nèi)容，中組部于2009年7月再次印發(fā)了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號，以下簡稱《新規(guī)定》）。《新規(guī)定》共分五章四十二條，提出干部人事檔案的歸檔工作應(yīng)遵循真實(shí)、全面、及時、規(guī)范的原則，明確本法規(guī)的適用范圍，國有企業(yè)和事業(yè)單位的干部人事檔案材料歸檔工作需參照執(zhí)行?！缎乱?guī)定》進(jìn)一步明確了對各種材料進(jìn)行歸類、鑒別、審核的程序，為確保公道正派地選人用人提供全面真實(shí)可靠的檔案信息，為維護(hù)干部合法權(quán)益提供了可靠依據(jù)。

二、事業(yè)單位規(guī)范開展檔案材料收集工作的困境

（一）干部人事檔案材料收集不完整，真實(shí)性和完整性不強(qiáng)。外部社會環(huán)境的劇烈變化和各種改革制度的試行，以及工作人員流動加大給檔案收集工作帶來了很多難題，很容易導(dǎo)致收集不全。就事業(yè)單位內(nèi)部而言，和國家規(guī)定接軌的相關(guān)人事檔案收集歸檔制度顯然有些滯后，難以按照《新規(guī)定》的要求實(shí)施。在現(xiàn)存的干部人事檔案材料中，反映個人初始學(xué)歷、工資變動、職稱評聘、黨團(tuán)組織等材料比較齊全，而反映個人培訓(xùn)經(jīng)歷、工作能力、技術(shù)專長、健康狀況等方面的材料較少，評價材料形式雷同、套話空話較多，滿足不了選拔使用人才的實(shí)際要求。

（二）干部人事檔案材料收集時效弱，現(xiàn)實(shí)性和動態(tài)性難以維護(hù)。要維護(hù)干部人事檔案的現(xiàn)實(shí)性，就要求盡可能全面地收集多方面的人事檔案材料，使得檔案能夠綜合反映干部的各方面情況。事實(shí)上，每份干部人事檔案是始終處于運(yùn)動變化狀態(tài)的，即使已經(jīng)建立了干部人事檔案，但這并不代表收集整理歸檔工作的結(jié)束。

（三）工作人員專業(yè)性不強(qiáng)、檔案收集工作缺乏延續(xù)性。由于干部人事檔案工作的基礎(chǔ)性和瑣碎性，使得工作人員往往努力很長時間卻看不見工作成果，再加上事業(yè)單位對人事檔案管理的重要性缺乏足夠的重視，造成檔案工作職責(zé)不明確、推諉扯皮現(xiàn)象明顯?，F(xiàn)實(shí)中，檔案工作人員的變動也比較大，大部分工作人員屬于兼職，檔案工作被當(dāng)作副業(yè)，面對繁瑣而時效性強(qiáng)的檔案收集相關(guān)具體催收工作，常常難以應(yīng)付，有的只好敷衍了事。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案收集工作的幾點(diǎn)思考

從以上具體規(guī)定和實(shí)踐困境來看，干部人事檔案的建立是一個循序漸進(jìn)的過程，非?，嵥椤Ｈ绻趯?shí)際工作中，不能按照《新規(guī)定》中界定的檔案材料歸檔范圍和要求來完整地收集文件資料，就不能形成完整、科學(xué)、系統(tǒng)的干部人事檔案。

（一）健全收集制度、加強(qiáng)收集意識、建立收集網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)《新規(guī)定》的要求，單位必須根據(jù)自身機(jī)構(gòu)和工作特點(diǎn)，健全干部人事檔案材料收集歸檔制度。干部人事檔案的管理部門應(yīng)健全各類材料的移交和轉(zhuǎn)遞制度，根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)制定出具歸檔時間要求和所履行手續(xù)，并通知相關(guān)材料生成單位嚴(yán)格執(zhí)行，任何組織與個人不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔材料。各級分管領(lǐng)導(dǎo)必須對檔案收集工作的高難度予以重視，加強(qiáng)指導(dǎo)和督促。

（二）重視檔案的利用反饋信息，持續(xù)循環(huán)改進(jìn)收集方式。干部人事檔案的價值要在利用中才能體現(xiàn)，也是檔案管理中最富有活力的環(huán)節(jié)，但是，過分強(qiáng)調(diào)檔案的利用而忽視基礎(chǔ)，又會使檔案管理工作沒有后勁。其實(shí)，兩者是相輔相成的關(guān)系，檔案的收集作為基礎(chǔ)工作可在利用過程中得以不斷發(fā)展完善。人事檔案的管理部門可以面對外部受眾開放檔案的利用，為他們提供積極互動、熱情互助的查閱服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的穩(wěn)定與培養(yǎng)。檔案工作人員是檔案管理和服務(wù)工作的主體，所有檔案收集和管理工作都要靠檔案管理人員來完成，這是一項(xiàng)專業(yè)技能很強(qiáng)的工作，需要穩(wěn)定的專業(yè)人才來支撐。檔案材料的收集歸檔工作就是基礎(chǔ)起點(diǎn)和技術(shù)難點(diǎn)、重點(diǎn)所在。因此，只有堅(jiān)持立足檔案收集，打好基礎(chǔ)、練好內(nèi)功，才能富有成效地做好干部人事檔案的管理工作，從而為單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供積極準(zhǔn)確的信息服務(wù)，推動各項(xiàng)改革的順利實(shí)施。

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