醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及解決對策探討

文/廣東省梅州市嘉應(yīng)學院醫(yī)學院附屬醫(yī)院 鄒璐斐

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及解決對策探討

文/廣東省梅州市嘉應(yīng)學院醫(yī)學院附屬醫(yī)院 鄒璐斐

目前階段，醫(yī)院的檔案管理還存在不少的問題，其主要缺陷在于沒有一個完整的體系。本文通過分析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀來反映出加強檔案管理工作的重要性，最后，再針對醫(yī)院檔案管理過程中存在問題給出相對應(yīng)的解決方法。

醫(yī)院；檔案管理；解決方法

如今是信息化的社會，不僅在外界交流上要注重信息化的形式，在企業(yè)管理過程中，企業(yè)的檔案信息也需要保管妥善，而醫(yī)院中的檔案管理信息顯得尤為重要，改善傳統(tǒng)的檔案管理方案，對醫(yī)院的資源建設(shè)有著很大的意義，同時這種管理模式也可以運用到醫(yī)院的其他建設(shè)過程中，符合社會主義市場經(jīng)濟體制的發(fā)展，是實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)學研究的重要基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

醫(yī)院在各部門的規(guī)劃上還算比較清晰，但是有少數(shù)醫(yī)院并沒有設(shè)立專門的檔案管理制度，因此在制度不健全的情況下，實際實行檔案管理會增加不少的困難性。不僅在管理制度上如此，檔案管理部門的劃分也顯得模糊不清，很多醫(yī)院員工不知道檔案管理的工作是否與自己有關(guān)，這一概念得不到充分的劃分，很有可能導致本該參與檔案管理工作的人員疏忽這項職能，因此在檔案管理上還需要醫(yī)院管理層對各部門的職能工作進行詳細說明。還有部分醫(yī)院員工對《檔案法》的理解不夠透徹，在他們的思想觀念中，檔案管理這一項工作的進行并不是那么重要，他們對醫(yī)院信息的保管制度還不夠了解，最后造成的是檔案管理沒有人去重視。有部分醫(yī)院涉及多個部門對檔案管理的執(zhí)行，這種做法是不妥的，多個部門的管理很有可能導致各科室的分散性，沒有統(tǒng)一綜合的管理性是不能夠把一項工作做好的。同時分配檔案管理的工作人員專業(yè)性水平不夠，沒有一個科學的管理理念，在實際管理中缺少規(guī)律性，對以后需要的時候查閱醫(yī)院檔案帶來了不便，醫(yī)院對這一塊人員的培養(yǎng)也不夠重視，它們更愿意投入更多的資金到醫(yī)療人才的培養(yǎng)中。最后，如今醫(yī)院檔案管理存在的問題是硬件設(shè)備的投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高，在對檔案室的配置上各種壓縮，另外檔案室里的設(shè)備常年沒有得到更新，這樣是不利于檔案的收集和利用的。

二、加強醫(yī)院檔案管理工作的方法

（一）加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。首先是加強學習《檔案法》，由于《檔案法》中明確地說明了檔案管理過程中應(yīng)該執(zhí)行的標準，學習《檔案法》其實也就是提高依法歸檔的自覺性，然后更加科學地安排人員進行檔案的管理，同時管理經(jīng)費問題法則也有提出經(jīng)費的分配運用關(guān)系。在醫(yī)院里安排一定的時間宣傳《檔案法》，有利于讓醫(yī)院管理層和普通員工都可以認識到檔案管理的重要性，在日后的工作過程中，每個人都能夠用心地去做好這一項工作。

（二）集中統(tǒng)一管理，不能分散管理。上一章也有提到檔案的管理過程中不便過于分散，當沒有一個明確的規(guī)定哪一個部門或者安排哪一個職員進行檔案管理工作，那最后的結(jié)果很有可能沒有一個人在具體負責這項事務(wù)。統(tǒng)一管理的模式能大大提高檔案管理的效率性，同時這種標準化的工作模式也能夠讓執(zhí)行這一項事務(wù)的工作人員在潛意識上能有一個歸屬感。

（三）建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。制定一套科學的檔案管理體系對檔案管理的有序進行有著重要的意義，這一項工作的執(zhí)行者是醫(yī)院的領(lǐng)導，在制定體系的過程中，可以充分參照《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》，在統(tǒng)一管理各參與管理部門的同時也可以科學地制定一套考核標準，制度的約束往往能有很好的效果。最后科學的檔案管理體系還能夠?qū)n案管理工作的有序性帶到醫(yī)療工作中，實現(xiàn)檔案管理和醫(yī)療的共同進步。

（四）加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)對日常檔案管理效果影響很大，只有在具備一定的管理知識后科學地加以運用才能夠很好地實現(xiàn)這一項職能。因此醫(yī)院需要做的就是加強管理人員的培訓工作，而培訓的進行主要由兩部分組成：一項是醫(yī)院通過開展管理課程的模式對相關(guān)部門進行專業(yè)指導，在灌輸一定的管理知識后便于系統(tǒng)的管理歸納。第二項是在檔案管理的工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，實踐是檢驗真理的最好方式，在實際檔案中根據(jù)出現(xiàn)的問題進行歸納總結(jié)，其效果性是非常顯著的。

（五）加大設(shè)備投入，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。引入現(xiàn)代化設(shè)備對醫(yī)院檔案管理的效率增強是有明顯效果的，效果的體現(xiàn)方面主要有兩點：第一是先進的設(shè)備可以對檔案室有很好的保護作用，例如對檔案書籍除濕、空調(diào)設(shè)備、滅火設(shè)備都是對檔案室的信息安全作出了保障性作用。另外一方面是計算機技術(shù)的引入，在信息化的檔案設(shè)備管理后能夠更好地統(tǒng)計出每個檔案的信息，在日后查閱檔案也會更加方便。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用，在加強系統(tǒng)化的檔案管理之前必須要制定一個有效的方針，而一個科學化的管理模式更是檔案信息的保障來源。雖然醫(yī)院檔案信息管理過程中還存在很多不足，但是只要醫(yī)院管理層重視起來，每個職員積極參與，那這一項工作必然會變得輕松而有效。

[1]曹偉.檔案電子化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討[J].世界最新醫(yī)學信息文摘,2017(55).

[2]葉芹弟.醫(yī)院檔案管理的重要性探討[J].企業(yè)改革與管理,2017(04).

[3]寧雪松.淺談如何提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量[J].黑龍江檔案,2016(05).