做好“三工作”，促進檔案管理上臺階

陳吉良

(隆昌市公共資源交易服務中心 四川 內江 642150)

做好“三工作”，促進檔案管理上臺階

陳吉良

(隆昌市公共資源交易服務中心 四川 內江 642150)

隨著執(zhí)政為民理念的深入人心，檔案管理工作也體現(xiàn)出新的形態(tài)，要求有全新的觀念、理論和思維。本文以此切入，從“暢通收集渠道，認真把好收集關口”“拓寬知識層面，盡快實現(xiàn)管理現(xiàn)代化”和“創(chuàng)新工作思路，有效利用存貯檔案”三項工作進行闡述，對促進檔案工作邁上新臺階有一定是借鑒作用。

檔案管理;暢通渠道;拓寬知識;創(chuàng)新思路

當前，是執(zhí)政為民理念指導下的服務型社會，作為檔案管理工作，怎樣科學有效地開發(fā)和利用檔案資源，最大限度地服務于工作實際，是不可回避的新課題。從現(xiàn)實需要和未來發(fā)展角度去考量，我們應該從以下三方面去努力：

一是暢通收集渠道，認真把好收集關口。檔案的名目和種類繁多，形式紛呈。作為管理者，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，厘訂文件材料的歸檔范圍和收集重點，嚴格做到把有價值的文件收集齊全。健全管理體制，發(fā)揮網絡作用，可以更好地促進工作。檔案管理，要結合單位管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成規(guī)律，建立立體的網絡管理體系，協(xié)調各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下、層層負責、上下配合、左右協(xié)作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案管理人員應與各部門信息員經常聯(lián)系，加強對平時收集工作的督查和指導，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做，不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。文件材料的收集工作，除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領導重視和各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”——腦勤、手勤和腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。檔案管理人員應根據檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，把握文件收集的主動權，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強與各部門的溝通，避免歸檔過程中的遺漏。階段工作結束或年度工作完結，專職檔案管理人員應主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別和歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據，變死材料為活信息，為有序管理服務，為各項管理工作提供齊全、完整、準確和可靠的檔案信息資源。同時，加強檔案管理宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二是拓寬知識層面，盡快實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合崗位實際，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才，使整理檔案收集管理工作收達到事半功倍之效。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

三是創(chuàng)新工作思路，有效利用存貯檔案。檔案保管，是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。要搞好檔案編研就要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合和摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統(tǒng)、更精練。因此，要從實際出發(fā)，有針對性的編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面。作為檔案管理人員，要從思想上樹立服務觀念，克服“守攤式”被動服務觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務，當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。嚴格執(zhí)行國家的保密政策，嚴防泄密。建立科學的管理制度，為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。

觀念的改變，催生工作方式的改變。對于檔案管理，我們只要能夠在自身重視基礎上，適時適宜地創(chuàng)新思維，不斷提升科技含量，就一定能夠開創(chuàng)檔案工作新局面！

[1] 李新梅.試論檔案工作中的保密.榆林科技.2014.3；

[2] 張夢源.對遠程教育學籍檔案網絡化管理的探索.信息通信.2014.6。

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1672-5832(2017)11-0263-01