探究檔案數(shù)字與數(shù)字化檔案管理

王艷麗

探究檔案數(shù)字與數(shù)字化檔案管理

王艷麗

科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)人們有目共睹，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺的核心及基礎(chǔ)是數(shù)字技術(shù)，在社會的多方面得到了發(fā)展及應(yīng)用，改變了原本的工作、生活、思維方式，對傳統(tǒng)的檔案管理產(chǎn)生了強(qiáng)有力的沖擊，各種紛繁的信息采用計算機(jī)進(jìn)行管理是適應(yīng)時代的必然要求。檔案數(shù)字化能有效提高工作效率，利于成本的節(jié)約，并在一定程度上提高服務(wù)水平。

檔案數(shù)字 數(shù)字化檔案管理 建議

一、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理

（一）檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化是在電腦技術(shù)、打印技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體信息技術(shù)等一系列互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅速發(fā)展的基礎(chǔ)上，應(yīng)運(yùn)而生的一種新型檔案信息儲存和管理方式，它帶有科學(xué)計算、數(shù)據(jù)處理、輔助設(shè)計、智能模擬等多項特殊功能。

（二）數(shù)字化檔案概述

（1）數(shù)字化檔案依托于數(shù)字化設(shè)備。提及數(shù)字化檔案就離不開電腦軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)互連網(wǎng)。一旦沒有了電腦和相應(yīng)的軟件程序，數(shù)字化檔案就不能進(jìn)行儲存、傳輸和識別工作。

（2）數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性。由于數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。

（3）數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。因為數(shù)字化檔案由文字、圖形、聲音、影像多媒體信息單獨或相互搭配構(gòu)成的。

二、數(shù)字檔案的收集

檔案信息化建設(shè)的源頭工作是收集數(shù)字檔案的工作，數(shù)字檔案的質(zhì)量和數(shù)量是數(shù)字檔案館存在的前提條件?，F(xiàn)代化和無紙化的辦公使得電子文件的數(shù)量劇增，與此同時數(shù)字檔案收集工作的重要性同比上升，但應(yīng)以實用豐富、品質(zhì)優(yōu)良、合理結(jié)構(gòu)限定收集范圍。收集數(shù)字檔案可以采用網(wǎng)絡(luò)存儲轉(zhuǎn)發(fā)等方式進(jìn)行實時接收、存儲電子文件，并適當(dāng)擴(kuò)大收集范圍，不能限于以前實體檔案的歸檔范圍，超出歸檔范圍之外有價值的信息也應(yīng)保留，以便日后有需要時還能查到相關(guān)的記錄，為社會服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。

三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)

（一）防止資源的浪費

電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管易造成資源浪費，有些電子文件的檔案已被廣泛傳播，沒有必要再轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔保存。因此，除了對現(xiàn)存的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和儲存外，后續(xù)檔案的管理一定要注意防止資源浪費的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）提高數(shù)字化檔案利用率

數(shù)字化檔案方便快捷的優(yōu)勢是紙質(zhì)檔案無法比的。依托傳播、使用、查閱便捷的功能，人們完全有必要提高數(shù)字化檔案的利用率，將其功能更好的服務(wù)大眾。但事與愿違，對于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源人們往往利用的僅20%，那么，如何提高數(shù)字化檔案的利用率迫在眉睫，首先，建立屬于檔案電子化的專有系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和使用，檔案匯總和錄入，備份和安全措施更要同步落實到位。檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備要優(yōu)選雙服務(wù)器的設(shè)施，在雙備份的基礎(chǔ)上設(shè)置查詢系統(tǒng)，以便從容面對大量的查詢與共享。

（三）提高檔案管理人員隊伍水平

檔案管理要進(jìn)行數(shù)字化管理，如今檔案管理工作也由傳統(tǒng)的勞動密集型工作向知識技能型工作進(jìn)行了轉(zhuǎn)換。這就要求提高檔案管理人員的知識技能水平，主要包括檔案整理者對整體的分析能力，能對有效檔案精準(zhǔn)辨別并清晰歸檔；再通過大量使用人員的需求提供出完整正確的檔案。這些條件就需要培養(yǎng)高素質(zhì)技能的信息化人才以適應(yīng)工作。所以，管理部門對檔案管理人員要多開展培訓(xùn)，培養(yǎng)且對電子文件管理的意識，加速工作轉(zhuǎn)型，從而將檔案管理水平提升到一個新的高度。

四、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（一）培養(yǎng)檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識

在互聯(lián)網(wǎng)信息爆炸的今天，檔案管理人員要對到檔案數(shù)字化管理工作中面臨的巨大挑戰(zhàn)和新局面形成了一個全面的認(rèn)識，要不斷對檔案管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行提升，豐富其專業(yè)知識，還要從意識上著重培養(yǎng)對檔案管理的主觀能動性，形成對檔案管理工作創(chuàng)新意識和服務(wù)意識。

（二）提高檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平

檔案管理者應(yīng)該提高職業(yè)技能，不斷加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，并且鼓勵檔案管理者積極參加以計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的精神和物質(zhì)方面的支持。檔案管理者熟練掌握檔案專業(yè)知識是對作為檔案管理工作者的必然要求。

（三）加速檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案室之間、檔案管理主管部門之間的協(xié)同努力。并不是其中某一個單獨完成的，真正實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的管理，即要保證信息資源能得到充分共享，而且每一級檔案管理的直屬單位都要第一時間建立和完善檔案管理的規(guī)章制度，有效實施檔案數(shù)字化管理工作，不斷加快檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化制度制定的節(jié)奏，真正達(dá)到檔案管理、時代、信息科技三方面協(xié)同進(jìn)步、均衡發(fā)展。

檔案管理數(shù)字化是未來檔案管理方式發(fā)展的大勢所趨，如果能準(zhǔn)確地對檔案管理進(jìn)行準(zhǔn)確全面的掌握，即能帶來方便快捷的生活，又能夠有效地提高工作效率。檔案管理工作人員要全身心投入到檔案數(shù)字化工作的創(chuàng)新和發(fā)展中來，檔案管理數(shù)字化水平的高低也對檔案管理工作是最直接體現(xiàn)，要一絲不茍地對待，不容小覷，將電腦互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化作為檔案工作的核心目標(biāo)。

[1]劉云霞.淺談檔案管理的數(shù)字化[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011(2):21.

[2]吳化.當(dāng)前我國檔案信息網(wǎng)站建設(shè)狀況分析與思考[J].檔案學(xué)研究,2001(6).

（作者單位：吉林省松原市前郭縣檔案局）