當(dāng)代人事檔案管理弊端及解決對(duì)策分析

高 霞

當(dāng)代人事檔案管理弊端及解決對(duì)策分析

高 霞

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，許多企業(yè)為了生存和盈利，不僅從根本上改革、優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理制度，還對(duì)人事檔案管理加以創(chuàng)新和完善。這主要是因?yàn)槿耸聶n案管理狀況直接影響著企業(yè)人才資源的開(kāi)發(fā)與利用效率，還在一定程度上代表著企業(yè)的實(shí)力，并與企業(yè)的發(fā)展前景息息相關(guān)。然而，當(dāng)代人事檔案管理存在諸多問(wèn)題，而且解決人事檔案管理問(wèn)題的難度較大。因此，本文就人事檔案管理存在的弊端入手分析，并研究了相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能借此提高我國(guó)人事檔案管理的質(zhì)量和效率，助企業(yè)發(fā)展一臂之力。

人事檔案管理 弊端 解決對(duì)策 分析

一般來(lái)說(shuō)，人事檔案由人事、勞資等部門(mén)負(fù)責(zé)，它記錄著人員的學(xué)歷、資歷等信息，影響著人員的工資待遇、組織關(guān)系等，并受法律保護(hù)。其實(shí)，對(duì)企業(yè)而言，人事檔案具有重要意義，一方面它是企業(yè)招聘人才的重要參考，培養(yǎng)、提拔人才的重要依據(jù)，另一方面人事檔案的全面、真實(shí)性、機(jī)密性等，影響著企業(yè)決策的科學(xué)性，決定著企業(yè)的發(fā)展前景?？墒牵瑥哪壳扒闆r看，我國(guó)人事檔案管理存在諸多不足之處，促進(jìn)其發(fā)展可謂是困難重重，但提高其管理水準(zhǔn)并非不可能之事，因此相關(guān)人員應(yīng)再接再厲，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，借鑒有效的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，參考一些理論書(shū)籍，加大對(duì)人事檔案管理解決對(duì)策的探究力度。

一、當(dāng)代人事檔案管理的弊端

（一）隨著人員流動(dòng)，人事檔案質(zhì)量低下

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，在此背景下人們的就業(yè)觀念逐漸發(fā)生變化，人員流動(dòng)頻率也更快速，而這就給人事檔案管理造成諸多問(wèn)題。其實(shí)，人員流動(dòng)并非完全按照人們的意愿進(jìn)行，而是在現(xiàn)實(shí)面前做出的可行性選擇。因此，就人事檔案管理來(lái)說(shuō)，會(huì)出現(xiàn)擅自扣檔、擅自帶檔、重新建檔、檔案丟失以及無(wú)頭檔案等現(xiàn)象。其中擅自扣檔是指就業(yè)人員在跳槽或者發(fā)生其他人員流動(dòng)時(shí)，用人單位為了留住人才，減少自身?yè)p失，用檔案來(lái)卡人才的現(xiàn)象。其實(shí)，用擅自扣檔來(lái)挽留人才，不僅違背了現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中資源配置的市場(chǎng)原則，還會(huì)在一定程度上限制人力資源流動(dòng)的自由性和靈活性，甚至?xí)绊懭肆Y源市場(chǎng)的活力，致使人力資源市場(chǎng)低效化。而無(wú)頭檔案的出現(xiàn)，主要是因?yàn)槿藛T在個(gè)人、單位的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)出現(xiàn)某些問(wèn)題。比如，在檔案轉(zhuǎn)遞中，接收單位書(shū)寫(xiě)不明確或者書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤，而且無(wú)人過(guò)問(wèn)，那么極易造成人檔脫節(jié)，形成無(wú)頭檔案。

（二）存在多頭管理，人事檔案管理低效

其實(shí)，人事檔案多頭管理是一個(gè)普遍現(xiàn)象，而且無(wú)論是出于體制原因，還是歷史原因，現(xiàn)今許多部門(mén)都會(huì)涉入人事檔案管理，比如科研處、勞動(dòng)部門(mén)、學(xué)生工作處等。雖然從表面上看，多頭管理下的人事檔案管理質(zhì)量更高，但事實(shí)并非如此。一方面，在多頭管理下，各部門(mén)的職責(zé)劃分不明確，各部門(mén)為了減輕自身工作負(fù)擔(dān)，減少責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)相互推脫工作，使得人事檔案流轉(zhuǎn)低效化，還容易出現(xiàn)誰(shuí)都不管的現(xiàn)象。另一方面，有的部門(mén)缺乏人事檔案管理?xiàng)l件，卻依舊進(jìn)行人事檔案管理工作，而這就容易致使人事檔案丟失、損壞。

（三）管理手段落后，檔案管理成效受限

從目前情況看，我國(guó)部分企業(yè)和單位缺乏基本的管理設(shè)施，管理手段也相對(duì)單一，其人事檔案管理依舊停留于手工運(yùn)作，這不僅容易造成檔案缺失、破損，影響人事檔案信息的全面性、真實(shí)性、機(jī)密性，還會(huì)阻礙到企業(yè)和單位的發(fā)展前景。其實(shí)，我國(guó)部分企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始實(shí)行信息化管理，但有些企業(yè)只是借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)人事檔案的輸入、輸出以及檢索，沒(méi)有從根本上解決管理低效，質(zhì)量較差等問(wèn)題。另外，企業(yè)建立信息化管理需要計(jì)算機(jī)操作技術(shù)強(qiáng)的優(yōu)秀人才和專業(yè)化設(shè)施加以輔助，但這兩種資源比較匱乏。

二、人事檔案管理的解決對(duì)策

（一）嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度

其實(shí)，建立轉(zhuǎn)遞制度是為了防止在人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該轉(zhuǎn)入或者轉(zhuǎn)出相應(yīng)人員的檔案資料時(shí)，出于自身利益考慮，不配合相關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)入或者轉(zhuǎn)出，避免出現(xiàn)人檔脫節(jié)的現(xiàn)象。而從實(shí)際情況出發(fā)，人檔脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在，因此嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度勢(shì)在必行。嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度需要相關(guān)人員在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中確保轉(zhuǎn)遞的安全性、及時(shí)性以及準(zhǔn)確性。具體而言，有關(guān)人員不僅要熟悉轉(zhuǎn)遞的流程、原則，增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，工作時(shí)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，互相監(jiān)督，還應(yīng)具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，較強(qiáng)的工作能力、交際能力等，以此確保與相關(guān)單位的溝通、交流效果。另外，相關(guān)人員在轉(zhuǎn)出或者接收時(shí)，必須確保檔案的完整性、檔案信息的全面性，而且材料還要密封。除此之外，如果文件內(nèi)容比較機(jī)密，那么必須派遣專人或者通過(guò)機(jī)要渠道送取，并按要求簽字注冊(cè)。值得注意的是，明令禁止自帶個(gè)人人事檔案以及公開(kāi)傳遞的郵件信息。

（二）優(yōu)化完善管理體制

為了解決人事檔案管理分散化，多頭化帶來(lái)的弊端，相關(guān)人員應(yīng)遵循節(jié)約人力、物力、財(cái)力、增強(qiáng)管理質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)資源配置最優(yōu)化等原則，創(chuàng)新、完善人事檔案管理體制。這也就是說(shuō)，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)人事檔案管理工作量以及難易程度，將其合理地分配給有關(guān)部門(mén)，實(shí)行統(tǒng)一、集中、全面的管理。例如，省級(jí)機(jī)構(gòu)及其以上的人事檔案管理工作應(yīng)相對(duì)集中、統(tǒng)一地交給某些部門(mén)管理，而不應(yīng)由多個(gè)部門(mén)分散管理。而縣級(jí)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作應(yīng)直接由縣檔案館接手，而不應(yīng)讓其他部門(mén)參與管理。另外，還應(yīng)適度調(diào)整分級(jí)管理程度，并根據(jù)實(shí)際情況判斷分級(jí)或者不分級(jí)。例如，企業(yè)人事檔案管理不應(yīng)采取分級(jí)管理模式。這是因?yàn)槠髽I(yè)人員變動(dòng)頻率較快，干部級(jí)人員流動(dòng)性較強(qiáng)，穩(wěn)定性較弱，所以沒(méi)有實(shí)行分級(jí)管理的必要性。而黨政機(jī)構(gòu)不同于企業(yè)，應(yīng)實(shí)行分級(jí)管理制度。這是因?yàn)辄h政機(jī)構(gòu)人事檔案管理較以往更靈活，更不穩(wěn)定，工作人員變動(dòng)性也更強(qiáng)，而且隨著檔案透明化，干部轉(zhuǎn)崗分流等人事政策的施行等，分級(jí)管理更能確保人事檔案管理的質(zhì)量以及效率。

（三）努力實(shí)現(xiàn)信息化管理

為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，相關(guān)人員應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并重視密保工作。其中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，其核心在于信息網(wǎng)絡(luò)，而建設(shè)必須配置有成套的計(jì)算機(jī)設(shè)備，以此為相關(guān)工作提供高效的處理工具。完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)還應(yīng)及時(shí)收集并更新相關(guān)數(shù)據(jù)，而且如果條件允許，相關(guān)人員還應(yīng)創(chuàng)建動(dòng)態(tài)的信息收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以此確保信息的時(shí)效性、全面性，確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的科學(xué)性。而人事檔案管理工作的保密工作是重中之重，也正如此，在招聘相關(guān)工作人員時(shí)一定要注意考察他們的職業(yè)道德、計(jì)算機(jī)技能等，并借助培訓(xùn)增強(qiáng)他們的安全、保密意識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文的分析可知，探究人事檔案管理的弊端以及解決對(duì)策具有重大意義。一方面，只有在知曉人事檔案管理存在的不足之處后，才能對(duì)癥下藥，才能從根本上提高管理質(zhì)量和管理效率。另一方面，解決人事檔案管理存在的問(wèn)題，有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)人才資源利用最優(yōu)化，有利于企業(yè)的發(fā)展、前進(jìn)，而且建立符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的人事檔案管理制度、管理模式，有助于人事檔案充分發(fā)揮自身作用，更好地為社會(huì)服務(wù)。然而，徹底解決人事檔案管理問(wèn)題并非易事，這不僅需要眾多能力強(qiáng)，經(jīng)驗(yàn)豐富、素質(zhì)高的人才合作配合，還需要相關(guān)部門(mén)給予財(cái)力和物力支持，更需要社會(huì)給予相應(yīng)的幫助。

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高霞（1978-），女，山東長(zhǎng)島人，山東青年政治學(xué)院人事處，研究方向：人事檔案管理。