實(shí)施文檔一體化管理 推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

文/長(zhǎng)春大學(xué)旅游學(xué)院 張榮

實(shí)施文檔一體化管理 推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

文/長(zhǎng)春大學(xué)旅游學(xué)院 張榮

當(dāng)代社會(huì)，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校在自身的建設(shè)與發(fā)展中，實(shí)施文檔一體化，推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)是高校適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求與必定趨勢(shì)。本文從文檔一體化、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，以及高校在檔案管理建設(shè)方面存在的問(wèn)題進(jìn)行論述，并提出高校實(shí)施文檔一體化推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的措施。

文檔一體化；檔案信息化；管理

一、文檔一體化與檔案信息化的科學(xué)內(nèi)涵

文檔一體化是從文檔管理和文書(shū)管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過(guò)程管理。通俗來(lái)講，就是把檔案工作現(xiàn)實(shí)中各部門(mén)相對(duì)分散獨(dú)立的文件和檔案統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)的整體來(lái)籌劃管理，形成一文一檔的管理模式。通過(guò)文檔的一體化可以保證文檔內(nèi)容的完整性、原數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性以及準(zhǔn)確性。現(xiàn)在隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文檔一體化管理更是獲得了前所未有的技術(shù)支持，文檔一體化管理已成為信息化管理的一種管理模式。而所謂檔案信息化建設(shè)就是運(yùn)用現(xiàn)在信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，保護(hù)檔案資料，提高檔案信息利用率，以及延長(zhǎng)檔案信息壽命和保證其質(zhì)量的檔案管理方式。實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，是提高檔案信息管理和服務(wù)水平的有力保證。

二、高校檔案管理建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校對(duì)檔案工作的重視程度不夠高?，F(xiàn)在高校在學(xué)校的管理過(guò)程中，往往把提高學(xué)校的軟硬件設(shè)施，提高學(xué)校的教學(xué)水平和質(zhì)量，以及提高學(xué)校的科研水平，擴(kuò)大學(xué)校的影響力作為學(xué)校管理的主要任務(wù)。檔案管理作為一種不放在表面的，不影響實(shí)力的工作，被放在了非常次要的地位，大多數(shù)高校都對(duì)檔案工作的重視程度不高，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理的真正作用及其意義，也未能充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理可以為學(xué)校的科研工作和教學(xué)工作提供便利。正是因?yàn)檫@種對(duì)檔案管理工作不重視甚至輕視的心態(tài)，使得學(xué)校的檔案管理工作出現(xiàn)了很多問(wèn)題。比如說(shuō)對(duì)一些資料歸檔立卷不及時(shí)，導(dǎo)致一些資料材料擠壓，或者說(shuō)檔案存放的質(zhì)量低下，歸類不明確，導(dǎo)致查詢不便利等。同時(shí)，也由于高校對(duì)檔案工作的重視程度不夠，所以高校沒(méi)有形成完備的檔案工作的管理體系和相關(guān)的制度，也沒(méi)有在檔案工作上投入足夠的經(jīng)費(fèi)。

（二）檔案工作人員管理意識(shí)不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案工作人員是進(jìn)行檔案工作計(jì)劃、安排和管理的工作人員，是檔案信息資源存儲(chǔ)的重要人員，但是檔案工作人員在檔案管理工作方面也存在一些問(wèn)題。部分高校檔案管理的工作人員可能以為自己所在高校的主要任務(wù)是學(xué)校的教學(xué)工作以及科研工作，因此會(huì)在心理上覺(jué)得自己的檔案管理工作不重要，會(huì)把自己放在一個(gè)比普通教師低的位置上，心理上的落差會(huì)導(dǎo)致他們管理的懈怠。另外，我們知道，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程尤為重要，因此熟練地掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地使用計(jì)算機(jī)，是檔案管理人員的一項(xiàng)必備技能。但是有很多檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠高，不能很好地應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，這也使得某些高校的檔案管理方式比較落后，檔案信息存儲(chǔ)質(zhì)量差，利用率不高。

三、實(shí)施文檔一體化管理，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）建立健全檔案管理規(guī)范。高校加強(qiáng)文檔一體化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，必須要建立健全檔案管理的規(guī)范。建立檔案管理的規(guī)范，首先要確保數(shù)據(jù)的規(guī)范，而數(shù)據(jù)來(lái)源于文件文檔，因此高校要對(duì)自己的檔案管理室進(jìn)行科學(xué)化管理，保證檔案管理機(jī)構(gòu)能夠按相關(guān)規(guī)定科學(xué)分類文檔文件，要注重把文件管理與檔案管理放在一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)中，密切兩者之間的有機(jī)聯(lián)系，認(rèn)識(shí)到檔案管理與文件管理前后相承的關(guān)系，同時(shí)也要建立文檔一體化管理的組織機(jī)構(gòu)，明確文件管理和檔案管理的規(guī)范，要加強(qiáng)文檔一體化軟件和檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，保證高校文檔一體化和檔案管理的通用性。

（二）加強(qiáng)檔案信息化人才建設(shè)。高校推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)是順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案人員是檔案信息資源與用戶之間相互聯(lián)系的橋梁和紐帶，因此加強(qiáng)檔案信息化人才的建設(shè)，是現(xiàn)代高校實(shí)施文檔一體化管理，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要路徑。高校要注重對(duì)檔案工作人員的管理與培養(yǎng)，通過(guò)一些必要的措施提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理工作的意識(shí)。比如說(shuō)，高?？梢酝ㄟ^(guò)必要的獎(jiǎng)懲措施，來(lái)刺激和激勵(lì)檔案管理工作人員提高檔案工作的管理意識(shí)。再比如，高?？梢酝ㄟ^(guò)不定期地舉行檔案管理工作人員的討論會(huì)，以及對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)等方法來(lái)提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。同時(shí)檔案管理的工作人員，也要不斷地學(xué)習(xí)，更新自身的知識(shí)，提高自身的能力，使自己能夠熟練地掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)，很好地進(jìn)行檔案工作的信息化管理。

（三）增加經(jīng)費(fèi)投入。高校要深刻地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重大意義，提高對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，從而使得自己學(xué)校的檔案管理工作很好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求，也能更好地保證檔案的完整性、真實(shí)性以及系統(tǒng)性。為此，高?？梢酝ㄟ^(guò)為學(xué)校的檔案管理室購(gòu)買(mǎi)性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、激光打印機(jī)等來(lái)提高學(xué)校檔案管理的信息化水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校實(shí)施文檔一體化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)有利于推動(dòng)高校適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求，也有利于高校檔案的存儲(chǔ)，提高高校檔案的質(zhì)量，因此高校要采取相應(yīng)的措施，促進(jìn)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

[1]楊政婷,肖濤.實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)[J].凱里學(xué)院學(xué)報(bào),2016,34(4).

[2]趙靜.實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2009,9(5).

[3]裴素林.綜合醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息化管理初探[J],經(jīng)濟(jì)師, 2013.