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    職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的問題及對策研究

    2017-11-25 11:54:23煙臺市普通話培訓(xùn)測試中心于偉海
    辦公室業(yè)務(wù) 2017年23期
    關(guān)鍵詞:職業(yè)院校管理工作檔案管理

    文/煙臺市普通話培訓(xùn)測試中心 于偉海

    職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的問題及對策研究

    文/煙臺市普通話培訓(xùn)測試中心 于偉海

    對于職業(yè)院校來說,學(xué)生檔案管理工作在校內(nèi)起著重要作用,但很多職業(yè)院校在學(xué)生檔案管理的實際工作中,都存在著一些問題。職業(yè)院校應(yīng)該從豐富檔案內(nèi)容、建立健全檔案管理制度入手,宣傳學(xué)生檔案管理工作的重要性,讓學(xué)生檔案真正地實現(xiàn)信息化管理,同時提高檔案管理人員的信息化應(yīng)用水平,加強教育培訓(xùn),才能促進職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作實現(xiàn)新的發(fā)展。

    職業(yè)院校;學(xué)生檔案;管理

    一、引言

    職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作,主要是記錄學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)等各方面事跡,也是學(xué)生步入社會后,工作單位對其任用或者考核的主要憑證。當(dāng)今社會競爭日益激烈,畢業(yè)生臨近畢業(yè)時普遍擁有雙向選擇的機會,職業(yè)院校的學(xué)生檔案就是給畢業(yè)生與社會一個雙向選擇的依據(jù),起到非常重要的作用。目前部分職業(yè)院校管理人員對學(xué)生檔案的管理意識較為薄弱,工作程序簡單且不規(guī)范,畢業(yè)生放棄檔案的現(xiàn)象越來越多。這種情況跟現(xiàn)在的社會改革與學(xué)生就業(yè)情況均不相適應(yīng),因此,研究職業(yè)院校學(xué)生檔案的管理工作,促其規(guī)范化與科學(xué)化,讓學(xué)生檔案管理工作既能夠適應(yīng)社會的發(fā)展,又能更好地為學(xué)生服務(wù)。

    二、職業(yè)院校學(xué)生檔案管理中存在的問題

    (一)部分學(xué)生檔案內(nèi)容不全面。多數(shù)職業(yè)院校在進行學(xué)生檔案管理的時候,沒有明確學(xué)生檔案的范圍與要求,沒有及時記錄反映學(xué)生素質(zhì)變化的內(nèi)容,不利于學(xué)生的全面管理。學(xué)生檔案內(nèi)容主觀評價較多,客觀評價較少,甚至有時只是班主任或者校領(lǐng)導(dǎo)的一句批語而已,沒有進行全面的客觀評價,這就使得學(xué)生檔案實用價值不高,不能夠滿足社會或企事業(yè)單位對于人才的選擇需求,導(dǎo)致部分用人單位對學(xué)生檔案的重視程度不高。

    (二)檔案管理制度不夠完善。學(xué)生檔案管理沒有一個統(tǒng)一、詳細(xì)的管理制度,基本上按照原先流傳下來的老辦法,缺少與時俱進的標(biāo)準(zhǔn),難以使學(xué)生檔案材料盡善盡美。在整理檔案方面,缺乏科學(xué)的管理制度,在保密、管理、核對等工作中顯得不規(guī)范。管理制度不完善,主要是在工作方法上有很大出入,有的學(xué)生檔案是按照入學(xué)年度進行編制的,有的則是按照專業(yè)進行編制的,沒有一個規(guī)范的方法,雖然短時間內(nèi)影響不大,但是時間一長,沒有一個目錄,也沒有一個統(tǒng)一的頁碼編排,甚至有一些檔案袋都沒有密封,導(dǎo)致學(xué)生檔案管理混亂。

    (三)檔案管理人員素質(zhì)不高。職業(yè)院校學(xué)生檔案管理人員,真正科班出身的很少,很多人員是兼職做這項工作,專業(yè)性不是很強,自身業(yè)務(wù)能力或許不符合當(dāng)前工作要求,主要表現(xiàn)在檔案記錄、檔案傳遞等方面,沒按照規(guī)定及時完成有關(guān)工作,造成部分重要檔案內(nèi)容缺失。

    三、職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的對策

    (一)豐富檔案內(nèi)容。在學(xué)生培養(yǎng)方面的目標(biāo),主要是技術(shù)性人才,其檔案內(nèi)容也應(yīng)該接近實際的動手能力,如職業(yè)資格證書或者技術(shù)等級。在學(xué)生檔案中增加誠信內(nèi)容,將學(xué)生納入社會誠信系統(tǒng)之中,讓他們意識到自身信譽的重要性,有助于形成整個社會的信用理念。學(xué)生在校期間如果出現(xiàn)作弊或者受到處分的事情,都應(yīng)歸入檔案。職業(yè)院校學(xué)生就業(yè)壓力大,很容易出現(xiàn)一些心理問題,這對心理健康教育又提出了要求,通過對學(xué)生的心理健康檢查,建立心理素質(zhì)檔案,了解學(xué)生的心理特點,有針對性地制定相關(guān)目標(biāo)與方式,能有效提高學(xué)生的心理素質(zhì)。在學(xué)生檔案之中,提供一些客觀的評價材料,也能讓工作單位對學(xué)生有一個相對準(zhǔn)確的評價。

    (二)建立健全檔案管理制度。良好的制度是檔案工作的基礎(chǔ),職業(yè)院校要根據(jù)自身實際,建立規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度,讓學(xué)生檔案能夠及時整理、收集、裝訂、傳遞等,每一個環(huán)節(jié)都能緊密相連,逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

    (三)要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。主要有兩個辦法:一是管理人員需要在主觀方面對于自身工作有著充分的認(rèn)識,對于國家檔案管理政策與學(xué)生工作有著深刻的了解,熟悉整個工作流程,積極發(fā)揮自身主動性,研究學(xué)生檔案管理在新形勢下的特點,從而維護檔案工作的真實性。二是職業(yè)院校應(yīng)提供檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的機會,通過在崗培訓(xùn)、攻讀學(xué)位等方式,及時掌握學(xué)生檔案管理工作動態(tài),補充專業(yè)知識,提高業(yè)務(wù)水平,使自身知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)水平能夠跟上社會的快速發(fā)展。

    四、總結(jié)

    今后,職業(yè)院校要進一步加強學(xué)生檔案管理工作,宣傳檔案管理意識,建立健全檔案管理制度,豐富學(xué)生檔案內(nèi)容,實現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化,把學(xué)生檔案管理工作做得更好。

    [1]黃燕珍.高校成人高等教育學(xué)生檔案管理存在的問題及對策研究[J].城建檔案,2016(03):72-73.

    [2]王樂.職業(yè)院校學(xué)生檔案管理中存在的問題及對策[J].淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2009,9(03):71-72.

    [3]王曉麗.高職院校學(xué)生檔案管理中存在的問題及對策研究[J].南通航運職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2008(03):93-95.

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