淺談圖書館檔案管理數(shù)字化建設中的問題和解決對策

文/吉林省大安市圖書館 高宇新

淺談圖書館檔案管理數(shù)字化建設中的問題和解決對策

文/吉林省大安市圖書館 高宇新

在社會不斷發(fā)展過程中，人們生活的水平也不斷提高，對于知識的需求也在逐漸增加，一定程度上增加了人們的閱讀量，從而推動了圖書館的發(fā)展。在圖書館發(fā)展過程中，圖書館檔案管理占據(jù)著重要地位，是圖書館發(fā)展的根本保證。

圖書館數(shù)字化；圖書管理；問題；對策

數(shù)字化檔案管理是目前我國圖書館檔案管理工作發(fā)展的主要方向，在實際工作開展過程中，存在一些問題，嚴重影響了相關工作開展，因此，積極對圖書館檔案數(shù)字化管理工作存在的問題進行研究分析勢在必行。

一、圖書館檔案管理數(shù)字化的重要作用

（一）數(shù)字化能夠提高圖書館檔案管理工作質量。在圖書館檔案管理工作開展過程中，數(shù)字化技術的應用，能夠減少檔案管理工作中人力資源的使用，能夠快速地將紙質檔案掃描錄入到計算機中，從而實現(xiàn)檔案管理的信息化。在檔案管理數(shù)字化的使用過程中，工作人員只需要對所需要的內容進行搜索，就能完成相應的工作。在檔案管理數(shù)字化建設完成以后，工作人員還能及時對工作進行信息化處理，對于存在問題的檔案進行修正，保證檔案的完整性。

（二）能夠提高工作質量。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，采用的是紙質管理，不僅工作量較大，而且工作人員在管理過程中還容易出現(xiàn)錯誤，從而導致檔案管理工作存在一定的滯后性。數(shù)字化檔案管理工作的開展，使得工作人員只需要通過對計算機進行操作就能完成相應的工作，有效地提高了檔案管理的工作質量。

（三）能夠儲存更多檔案。用戶在對檔案進行利用的過程中，通過對計算機終端的利用，能夠實現(xiàn)對檔案的快速查詢，從而獲取自己所需要的信息，還能保證檔案管理工作開展的靈活性。在圖書館檔案管理工作開展的過程中，數(shù)字化技術的應用，能夠使得圖書館檔案管理管理工作更加靈活，工作人員能夠及時對錯誤的檔案進行修改、復制、補充等，從而能夠保證檔案的完整性。

二、圖書館檔案數(shù)字化管理工作中存在的問題

（一）檔案儲存設備落后。就目前來說，圖書館檔案管理工作開展過程中采用的是人工管理的方式，需要將相關的檔案進行整理，存在一定的場所中，此種管理方式在實際應用過程中不僅工作量較大，而且容易出現(xiàn)錯誤，如果保存不當，甚至會對檔案造成一定程度的損壞。在發(fā)展過程中，圖書館檔案的利用方式也在不斷地進行創(chuàng)新，并且相應的檔案信息數(shù)量也在逐漸增加，一定程度上增加了圖書館檔案管理的工作難度。同時，工作人員在檔案管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能對檔案及時進行分類編碼，在檔案的存放過程中出現(xiàn)錯放漏放亂放等現(xiàn)象，使得圖書館檔案在查詢過程的程序更復雜，一定程度上降低圖書館檔案管理水平以及工作效率。

（二）檔案人員專業(yè)素質不高。在實際的圖書館檔案管理工作開展過程中，工作人員的綜合素質對于圖書館檔案管理工作質量以及檔案的利用效率都有直接的影響，但是，在實際的檔案管理工作開展過程中，相關部門對圖書館檔案管理從業(yè)人員的招聘要求較低，從而使得圖書館檔案管理人員的整體工作素養(yǎng)較低，不具備良好的服務意識，并且在工作過程中，大部分工作人員處于一個被動的狀態(tài)，不能積極主動地投入到實際的圖書館檔案管理工作中。

（三）檔案管理數(shù)字化建設不夠完善。在我國圖書館管理工作中，許多圖書館檔案在管理工作開展過程中基本上已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化建設，并且對于相應的電子檔案整理工作也都已經(jīng)完成，一定程度上提高了檔案管理的工作效率，并且也使得檔案的查詢使用工作更加便捷，同時，還能實現(xiàn)遠程查詢。但是在整個系統(tǒng)運行過程中，依舊存在很多問題。在相關工作開展過程中，并不具備完善的圖書館檔案查詢管理系統(tǒng)，不能保證各個單位之間的連接。

三、提高圖書館檔案管理質量的措施

（一）積極完善相應的數(shù)字化配套設施。在圖書館檔案數(shù)字化管理工作中，只有積極建設完整的配套設施，加強硬件和軟件的建設，才能從根本上提高工作質量。在硬件建設過程中，工作人員應該積極建設數(shù)字化設備體系，其中主要包括：計算機、服務器、交換機、視頻音頻信息采集設備、掃描儀等設備，并且還應該積極對相應的設備進行跟蹤，對其運行性能進行考察，保證管理工作的順利開展，同時，工作人員還應該積極對相關的設備進行檢查，及時對落后的設備進行升級，設備是相關工作開展的基礎，也是工作質量的保證。在軟件完善過程中，工作人員應該積極構建數(shù)字信息檔案管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的整體性。在相關工作開展過程中，工作人員首先應積極構建完善的信息接收系統(tǒng)、信息采集系統(tǒng)。

（二）積極構建檔案管理的原文資源庫。在實際工作開展過程中，原文資料庫主要包括了紙質資料、聲音資料、影像資料等。原文資料是檔案管理的第一手資料，具有一定權威性。所以，在實際管理過程中，數(shù)字化建設應該注重對第一手資料的控制，同時，還要滿足讀者在原文閱讀對于資料的需求，使得讀者能夠將原文和開放性的檔案進行結合，這樣不僅能夠保證檔案的權威性，還能有效地提高檔案資料的準確性，保證圖書館檔案管理作用的最大化。

（三）加強各個部門之間的合作。在實際的圖書館檔案管理工作開展過程中，各個部門之間存在的檔案管理數(shù)字化建設工作的開展不夠平衡，存在不同程度的差距，尤其是我國信息技術的不斷發(fā)展，使得我國圖書館在新網(wǎng)路的發(fā)展以及檔案管理、檔案分類工作中存在的差異越來越大，只有積極對相關的網(wǎng)絡進行融合、加強各個部門之間的合作、實現(xiàn)資源的共享、保證信息的準確性以及完整性，才能提高圖書館信息管理工作質量。

[1]錢澄澄,劉素穎,王春雅等.淺談圖書館檔案管理工作[J].成功(教育版),2011(20):203.