OFFICE辦公軟件技巧研究

文/中國人民解放軍第三〇三醫(yī)院 李飔

OFFICE辦公軟件技巧研究

文/中國人民解放軍第三〇三醫(yī)院 李飔

作為日常工作中最常見的辦公軟件之一，Office強(qiáng)大的功能為人們的工作提供了極大的便捷。Word和Excel是Office的主要子軟件，具有文字處理和表格制作等功能。為進(jìn)一步促進(jìn)辦公自動化程度的提升，本文就Office辦公軟件中最常用到的兩個軟件——Word和Excel的使用技巧展開探究，總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，希望能給業(yè)內(nèi)同行帶來一些啟迪。

Office；軟件；辦公自動化；應(yīng)用

信息時代的悄然而致使人們的辦公形式發(fā)生了天翻地覆的改變，新技術(shù)層出不窮，互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)的出現(xiàn)使人與人之間的聯(lián)系更加緊密，辦公自動化技術(shù)日益成熟，不但提高了辦公效率，同時還提升了工作質(zhì)量。相較于傳統(tǒng)辦公模式，新一代辦公模式依托于計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，即辦公自動化。隨著人們對Office辦公軟件越來越熟悉，其強(qiáng)大的功能日益受到廣泛認(rèn)可，并逐漸成為企業(yè)辦公中不可或缺的一部分。本文以O(shè)ffice的兩個常見子軟件Word和Excel為例，對其應(yīng)用技巧進(jìn)行探究，為充分發(fā)揮Office軟件的應(yīng)用價值略盡綿薄之力。

一、w o r d應(yīng)用技巧

（一）快速定位光標(biāo)。在運(yùn)用WPS處理文字時，不難發(fā)現(xiàn)，在保存文檔關(guān)閉后再重啟時，光標(biāo)往往會出現(xiàn)在上一次保存時所處在的位置。然而Word并不具備該功能，不過可以通過其他方式達(dá)到類似該功能的效果，即采用快捷鍵的方式對光標(biāo)進(jìn)行定位。具體操作為：打開Word文檔后，按住Shift+F5，光標(biāo)即可出現(xiàn)在上一次保存時的編輯位置。一般情況下，Word能自動記錄最后三次編輯文字的位置。采用快捷鍵直接調(diào)出這三次操作記憶，光標(biāo)可在三次編輯中逐次切換。

（二）嵌入字體。嵌入字體這一功能是處理圖片+文字類型的文檔時最常用到的功能，雖然看起來并不復(fù)雜，但在實(shí)際運(yùn)用中會遇到各種問題，因此該功能的學(xué)習(xí)也是一大難點(diǎn)。為能將一篇文章的所有字體組合成一個文件，并成功地在另一臺計算機(jī)上一字不差地呈現(xiàn)出來，往往要制作出極大容量的文件。若不嵌入True Type字體，可采取“工具—選項(xiàng)”命令，并選擇“保存”選項(xiàng)，然后取消“嵌入True Type字體”的復(fù)制框，即可在一定程度上，壓縮容文檔的容量。若是在其他電腦上演示文檔時需要嵌入字體，則僅嵌入所需字體，勾選“嵌入語言數(shù)據(jù)”復(fù)選框，即可實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)包含所需字體，同時避免文檔容量過大。

二、Excel應(yīng)用技巧

（一）多行多列信息處理。在處理表格多列數(shù)據(jù)的問題時，容易發(fā)生錄入后面數(shù)據(jù)看不到前面數(shù)據(jù)列的情況。此時，我們可以勾選“隱藏”操作，勾選需要隱藏的數(shù)據(jù)列，單擊鼠標(biāo)右鍵，在菜單欄中勾選“隱藏”選項(xiàng)，被勾選的那一列數(shù)據(jù)便會自動隱藏，數(shù)據(jù)錄入也會更為準(zhǔn)確、便捷。當(dāng)表格數(shù)據(jù)處理完成后，需顯示完整的數(shù)據(jù)列時，則可將光標(biāo)定位于表格右上角，全選表格后，在菜單欄的“格式”選項(xiàng)中，選擇“行”的級聯(lián)菜單，勾選“取消隱藏”，即可獲得完整的數(shù)據(jù)表格。

（二）不相鄰空行處理。打開工作表格，于工作表格數(shù)據(jù)的最后一列后面，添加一列，命名為“刪除列”，在起始兩個單元格中分別輸入數(shù)字1、2，然后采用自動填充命令將數(shù)據(jù)填充至尾部。全選表格后，勾選菜單欄中的“數(shù)據(jù)”中的“排序”一項(xiàng)，在命令提示框中點(diǎn)擊“主要關(guān)鍵字”，并勾選“刪除列”，并點(diǎn)選“降序”后確認(rèn)，即可將不相鄰空行轉(zhuǎn)變?yōu)橄噜徔招校詈笸ㄟ^刪除列即可將整個表格的空行都刪除。此法操作看似復(fù)雜，但能在最短時間內(nèi)處理好非相鄰空行問題，提升工作效率，實(shí)用性極強(qiáng)。

三、結(jié)束語

綜上，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，為人們的日常工作提供了極大的便捷。新時期，從業(yè)者只有不斷加強(qiáng)對Office軟件技巧的學(xué)習(xí)，才能更好地駕馭辦公軟件，充分發(fā)揮其全部的應(yīng)用價值，使其為我們的工作提供更大的幫助，從而提高工作效率，減少工作失誤。Office的普及范圍日益廣泛，自投入使用以來取得不錯反響，其應(yīng)用前景也是不可估量的。因此，有關(guān)其研究日后仍需繼續(xù)跟進(jìn)，探究其應(yīng)用技巧，為不斷提升其應(yīng)用水平作貢獻(xiàn)。

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