醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理探究

文/廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部 鄭玟玟

醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理探究

文/廣東省惠州市第一婦幼保健院人力資源部 鄭玟玟

人力資源檔案信息是記載機(jī)構(gòu)人員經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、工資待遇等所形成的文件材料，是一項(xiàng)十分重要而又繁瑣的工作。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，人力資源檔案管理亟待向信息化發(fā)展，提高檔案管理的效率，進(jìn)一步確保人員信息的安全保管，不斷更新和方便查詢?？梢?，實(shí)現(xiàn)檔案信息化是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)；人力資源；檔案；信息化

一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理的必要性

醫(yī)務(wù)人員檔案信息管理系統(tǒng)是一種有別于傳統(tǒng)管理方法的并通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理文件的，比傳統(tǒng)管理方法具有更大管理優(yōu)勢的一套管理方式。一方面，它對醫(yī)務(wù)人員工作的基本信息的更新和修改比傳統(tǒng)檔案整理人員更加方便和快捷。另一方面，由于目前很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)通過績效考核來考查醫(yī)務(wù)人員的工作態(tài)度和能力，考察的頻率高、醫(yī)護(hù)人員的各項(xiàng)指標(biāo)隨時變化，這些大大增加了檔案整理人員的工作量，不僅浪費(fèi)時間而且拉低了工作效率。但若是利用檔案信息管理系統(tǒng)就能輕易解決這些問題。就能更加輕松快捷地解決對檔案的更新、修改以及儲存等問題。并且能夠極大地實(shí)現(xiàn)及時、準(zhǔn)確的管理。其次人力資源檔案不僅是醫(yī)療機(jī)構(gòu)各個職工從事醫(yī)療行業(yè)的主要憑證，同時也是其考評職稱、升職加薪的一個重要依據(jù)。因此檔案管理在一定程度上對人力資源部門的管理上起到輔助決策的作用。另外，在為職工分配新的工作時，通過調(diào)取職工檔案匹配合適的工作，信息化管理強(qiáng)大的運(yùn)算搜索能力比人工查閱要節(jié)約時間?？梢?，建立醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理是多么的重要。

二、如何構(gòu)建醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理

（一）全面建立醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理。檔案電子化管理，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)。它能通過把醫(yī)務(wù)人員在工作過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)、圖片、圖像等通過數(shù)字化轉(zhuǎn)化用來表現(xiàn)人力資源信息。要實(shí)現(xiàn)這一目的，首先要實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。其次要開發(fā)新的系統(tǒng)軟件，資源管理部門存在的一個關(guān)鍵問題是：人力所形成的信息資料無法直接轉(zhuǎn)化成檔案管理信息。因此，需要開發(fā)一個直接在檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器上運(yùn)行，能通過這個系統(tǒng)把各種格式的反映醫(yī)務(wù)人員信息的文檔轉(zhuǎn)化成一種格式，儲存到人力資源檔案中的軟件，實(shí)現(xiàn)人力資源管理所需電子文件與檔案管理系統(tǒng)的有效兼容。最后是加強(qiáng)電子化檔案真實(shí)性、完整性管理。將職工每個時期的電子文件都備份并實(shí)時對新的文件進(jìn)行修改，以保證電子文檔的正確性和完整性。

（二）加強(qiáng)系統(tǒng)防病毒安全管理。隨著計(jì)算機(jī)水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)病毒的攻擊能力也越來越強(qiáng)。對檔案管理的安全與保密帶來了極大的挑戰(zhàn)，檔案資料一旦被篡改或信息丟失，所造成的后果將無法估量。為了保證檔案電子化管理的安全性，在任何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下都需要安裝并及時更新防毒軟件，確保在人力資源管理過程中免受病毒的攻擊和對數(shù)據(jù)信息的篡改。此外，還要對密級信息資料進(jìn)行加密、多道加密等操作，以確保檔案數(shù)據(jù)免受惡意破壞和刪改。同時要完善備份和恢復(fù)制度，防止因操作失誤而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，確保電子檔案和數(shù)據(jù)能夠順利找回。

（三）加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高人力資源檔案管理的效率需要不斷加強(qiáng)對檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作。首先，要根據(jù)開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)制定安全規(guī)范的操作流程和方法，減少在錄入職工信息過程中的錯誤操作以及錯誤信息的輸入和保存。其次，定期檢查并檢修相應(yīng)的硬件設(shè)備，解決好發(fā)現(xiàn)的各種問題，在資金允許的情況下可成批次地替換成新的設(shè)備，以保證系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全可靠性。第三，要培養(yǎng)一批敬業(yè)的技術(shù)管理人員，要求他們時刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)的安全動態(tài)，切實(shí)解決日常發(fā)現(xiàn)的小問題，嚴(yán)防各種可能危險(xiǎn)因素對人力資源信息管理系統(tǒng)造成的損害。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)人力資源檔案現(xiàn)代化管理，不僅要有先進(jìn)的設(shè)備，更重要的是要有一批勝任這份工作的優(yōu)秀人才，他們不僅要擅長檔案整理工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要有敬業(yè)、認(rèn)真、高尚的人格魅力以及理解和熟悉醫(yī)療機(jī)構(gòu)的法規(guī)。只有這樣，醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案才能實(shí)現(xiàn)合理的分級管理，在完成不同層次干部或職工的人事檔案信息系統(tǒng)的同時掌握醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源管理基本情況、干部和職工概況，以完成對網(wǎng)絡(luò)的分層設(shè)計(jì)和管理。

（五）建立信息化檔案管理制度。只有建立合理的制度，醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源檔案信息化管理才能規(guī)范有序。管理人員才不會在工作過程中松懈、開小差。檔案信息化管理才能達(dá)到預(yù)期的效果，提高管理人員的工作效率。建立健全人力資源檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，禁止非工作人員操作專門的機(jī)器，禁止工作人員利用職務(wù)之便泄露人事檔案信息。嚴(yán)格規(guī)范各級管理部門業(yè)務(wù)人員的行為，確保檔案工作的準(zhǔn)確性。

（六）嚴(yán)格處理好訪問權(quán)限的控制問題。醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)政策，致力于用自己的努力來服務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源職能部門。要正確和熟練使用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對實(shí)施過分類的網(wǎng)絡(luò)信息資料的各個層次進(jìn)行加密。認(rèn)真落實(shí)用戶訪問認(rèn)證機(jī)制。確保信息被正確的人員瀏覽，防止人力資源信息的外泄。同時對非法用戶訪問的次數(shù)進(jìn)行設(shè)定與自動鎖定。

三、結(jié)論

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)療機(jī)構(gòu)人力資源管理也發(fā)生了不同程度的變化和進(jìn)步，給檔案管理信息化帶來了新的定位與挑戰(zhàn)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)唯有不斷全面建立醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案電子化管理、加強(qiáng)系統(tǒng)防病毒安全管理、提高檔案工作者的素質(zhì)以及提高人才資源管理的環(huán)境氛圍和設(shè)備要求，才能實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息化管理，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展。