論如何以檔案管理推動當(dāng)?shù)厝瞬沤ㄔO(shè)

文/濟(jì)寧市人力資源市場配置服務(wù)中心 黃保華

論如何以檔案管理推動當(dāng)?shù)厝瞬沤ㄔO(shè)

文/濟(jì)寧市人力資源市場配置服務(wù)中心 黃保華

我國的人事檔案管理制度中較為鮮明的特色之一就是人事檔案管理，其作為個人身份、學(xué)歷、經(jīng)歷的重要證據(jù)，不僅對個人、用人單位及國家具有重要參考作用，還是政府提供人才家底信息，推動人才建設(shè)的有力抓手。本文通過對檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行梳理，結(jié)合濟(jì)寧市人才發(fā)展需求，提出具有針對性的管理措施，以促進(jìn)濟(jì)寧市人才建設(shè)發(fā)展。

人事檔案；管理；人才建設(shè)

自古以來，我國就有較為完整的人事檔案管理辦法，唐朝的甲庫是我國檔案史上最早的人事檔案庫，在古代的人事檔案管理中，主要記載管理的職務(wù)、履歷及考評，以作為官員選拔的依據(jù)。隨著時代的發(fā)展，人事檔案管理逐步完善，目前我國的人事檔案管理是根據(jù)人員身份不同，分別按《干部檔案工作條例》 及 《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》進(jìn)行管理。加強(qiáng)人事檔案管理，不僅可以提升檔案管理服務(wù)水平，還可推進(jìn)當(dāng)?shù)厝瞬虐l(fā)展建設(shè)，是一項(xiàng)具有深遠(yuǎn)影響的建設(shè)性工作。

一、濟(jì)寧市人才發(fā)展規(guī)劃概述

濟(jì)寧市按照中央《關(guān)于深化人才發(fā)展體制機(jī)制改革的意見》、省委《關(guān)于深化人才發(fā)展體制機(jī)制改革的實(shí)施意見》，結(jié)合《山東省“十三五”人才發(fā)展規(guī)劃》《濟(jì)寧市中長期人才發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》目標(biāo)任務(wù)和濟(jì)寧市人才工作實(shí)際，制定出臺《濟(jì)寧市“十三五”人才發(fā)展規(guī)劃》。

規(guī)劃中強(qiáng)調(diào)人才是強(qiáng)市之基、競爭之本、轉(zhuǎn)型之要。到2020年，要將濟(jì)寧市打造成為魯西科學(xué)發(fā)展高地，并將濟(jì)寧市建設(shè)成為淮海經(jīng)濟(jì)區(qū)中心城市。為了適應(yīng)建設(shè)指揮城市和美麗城市的需要，在人才建設(shè)及引入方面，對引進(jìn)及培養(yǎng)高層次的科技創(chuàng)新領(lǐng)軍人才、城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展當(dāng)中重點(diǎn)領(lǐng)域急需的技術(shù)型人才及統(tǒng)籌建設(shè)城區(qū)發(fā)展中需要的其他人才尤為重視。將全面實(shí)施創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)領(lǐng)軍人才集聚計(jì)劃、孔孟之鄉(xiāng)儒學(xué)研究和傳播人才專項(xiàng)工程、企業(yè)經(jīng)營管理人才素質(zhì)提升計(jì)劃、重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)緊缺人才引進(jìn)計(jì)劃、高技能人才開發(fā)計(jì)劃等十余項(xiàng)重點(diǎn)人才工程，建立健全濟(jì)寧人才培訓(xùn)、人才代理、人才中介組織準(zhǔn)入及執(zhí)業(yè)、人才使用、人才保障、外籍人才管理與服務(wù)等制度，為人才建設(shè)工作開展提供強(qiáng)有力的制度保障。

二、人事檔案管理對人才建設(shè)重要意義

（一）人事檔案是摸清人才家底的重要手段。人事檔案中的材料大致分為十一類：第一類為履歷材料。第二類為自轉(zhuǎn)材料。第三類為考察、考核、鑒定材料。第四類為學(xué)歷學(xué)位材料，職稱資格材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、科研水平學(xué)術(shù)材料、培訓(xùn)材料、轉(zhuǎn)正定級表。第五類為政審材料，更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料。第六類為黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。第七類為表彰獎勵材料。第八類為違法違紀(jì)材料。第九類為招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)原）安置、退（離）休材料；辭職、辭退，罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。第十類為健康檢查和處理工傷事故處理材料、治喪材料、干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料。第十一類為其他材料。通過對人事檔案中信息的整合，可以客觀反映出當(dāng)?shù)厝瞬偶业浊闆r，這些情況的掌握不僅是國家一份寶貴的數(shù)據(jù)資料，更是對當(dāng)?shù)氐娜瞬沤ㄔO(shè)、對國家的人才發(fā)展起到重要參考作用。

（二）人事檔案是人才建設(shè)服務(wù)的重要抓手。人事檔案的內(nèi)容分為兩個階段，第一階段是在讀書期間形成的檔案，稱之為學(xué)生檔案，待工作后這份檔案就變成了第二階段的人事檔案。人事檔案是對個人今后辦理調(diào)檔、政審等手續(xù)的重要依據(jù)，會影響一個人的升學(xué)、升職、調(diào)動、參軍、入黨、出國、社會保險(xiǎn)的享受等等一系列問題。因此在引進(jìn)人才、為人才建設(shè)服務(wù)方面是一個重要的切入點(diǎn)，檔案是人才引入的第一步，為提高對人才的吸引力，各地政府都給予了不同的政策扶持及獎勵辦法，不過這些措施都要基于人才需求之上，才能更好地為吸引人才服務(wù)。

（三）人事檔案是人才建設(shè)體系的重要依據(jù)。人才建設(shè)工作主要是根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況及未來發(fā)展目標(biāo)，構(gòu)成具有系統(tǒng)性的人才建設(shè)架構(gòu)。人事檔案是個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)專長、工作業(yè)績等方面的客觀記錄，在人才隊(duì)伍建設(shè)當(dāng)中，要求的是德才兼?zhèn)?，因此在一個人長期的檔案形成過程中，這份可以客觀反映個人諸多方面的檔案就對用人單位顯得尤為重要，可以作為人才體系建立的重要依據(jù)。

三、加強(qiáng)檔案管理推動我市人才建設(shè)

（一）進(jìn)行數(shù)字化管理及時更新數(shù)據(jù)。人事檔案的信息化是今后檔案管理發(fā)展趨勢，現(xiàn)如今的檔案管理一般還停留在紙質(zhì)管理模式，一方面對管理人員及檔案存放有著較高的要求，存放成本、管理費(fèi)用較高，另一方面紙質(zhì)管理面對現(xiàn)在日益發(fā)展的信息發(fā)展也略顯不足，因此要逐步進(jìn)行人事檔案的數(shù)字化管理。在逐步推進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式過程中，還要不斷更新數(shù)據(jù)，保證檔案信息的真實(shí)、可靠，形成具有權(quán)威性的“人才信息數(shù)據(jù)庫”，通過逐步建立起的“人才信息數(shù)據(jù)庫”，可對當(dāng)?shù)厝瞬判畔⑦M(jìn)行充分了解，根據(jù)行業(yè)種類、人員技能特點(diǎn)、市場行情需要等，構(gòu)建一個縱橫相連的、具有實(shí)效性的人才供求信息網(wǎng)，為人才建設(shè)提供信息保障。

（二）扭轉(zhuǎn)服務(wù)理念協(xié)同企事業(yè)服務(wù)。檔案管理本質(zhì)上是為企事業(yè)提供服務(wù)，因此人力資源配置服務(wù)中心檔案管理人員應(yīng)當(dāng)牢固樹立“為人民服務(wù)”的意識，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，在熟悉相關(guān)法律法規(guī)及政策條件下，加強(qiáng)對現(xiàn)代化檔案管理知識的學(xué)習(xí)，提升信息化管理技能，深入學(xué)習(xí)檔案管理。在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)方面，不僅要掌握檔案管理知識，還要在文字表述、溝通協(xié)調(diào)及信息開發(fā)等方面強(qiáng)化學(xué)習(xí)，以促進(jìn)提升檔案服務(wù)質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，才能筑牢檔案管理的基石，為企事業(yè)單位提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，并帶動人才建設(shè)的發(fā)展。

（三）建立規(guī)范的檔案委托保管制度。在檔案管理的制度規(guī)范問題上，要認(rèn)真執(zhí)行現(xiàn)有的人才市場檔案管理法規(guī)，還要強(qiáng)化人才市場的監(jiān)督職能，才能確保檔案委托保管的有序進(jìn)行。從目前來看，人力資源配置服務(wù)中心的檔案管理存在責(zé)任不清的問題，在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交及保管等程序要建立起流程規(guī)定，明確各方責(zé)任，才能促進(jìn)檔案代管工作能夠持續(xù)、健康、規(guī)范發(fā)展。另外對于檔案管理分散的問題，要與用人單位加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，理順辦事流程，才能更好地解決該問題。

（四）開展檔案知識普及落實(shí)其功能。對于現(xiàn)在存在的“棄檔”現(xiàn)象，檔案利用率不高的問題，要加強(qiáng)檔案知識普及工作，人力資源配置服務(wù)中心要聯(lián)合政府、社會力量，對檔案知識進(jìn)行宣傳，加強(qiáng)公眾對檔案的使用、價(jià)值及保管的認(rèn)識，在不斷提升檔案知識普及度后，完善檔案收檔工作，推動落實(shí)檔案功能，為政府、社會提供人才信息，為構(gòu)建人才建設(shè)體系奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

隨著知識經(jīng)濟(jì)、信息時代的來到，不斷提升檔案管理服務(wù)水平，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，以促進(jìn)人才建設(shè)，真正使檔案“活”起來，成為個人發(fā)展的備忘錄，社會發(fā)展的人才庫。

[1]王英瑋.知識經(jīng)濟(jì)時代檔案部門的生存與發(fā)展策略[M].中國人民大學(xué)出版社,2011(1).

[2]馬蓮云.強(qiáng)化人事檔案作為人力資源管理的社會服務(wù)功能[J].蘭臺世界,2011(5).