數(shù)碼照片在檔案管理中的探析

文/南寧市第三人民醫(yī)院 李鉑銥

數(shù)碼照片在檔案管理中的探析

文/南寧市第三人民醫(yī)院 李鉑銥

在社會經(jīng)濟和科技迅猛發(fā)展的過程中，出現(xiàn)了數(shù)碼相機這一新興的拍攝工具。數(shù)碼相機的廣泛運用為人們提供了許多便利。通過數(shù)碼照片反映國家機構(gòu)、社會組織或個人所參與的重大活動的真實寫照，具備較高的保存價值，把數(shù)碼照片分類記錄后形成數(shù)碼照片檔案具有重要的現(xiàn)實意義。本文通過對數(shù)碼照片所存在一些問題進行分析，提出對照片檔案管理工作中應(yīng)采取的對策，以對未來的照片檔案管理有借鑒意義。

信息科技；數(shù)碼照片；檔案；管理要素

在當(dāng)今社會的日常工作中，對于數(shù)碼照片的管理已納入檔案管理的范疇，屬于文書檔案管理的重要組成部分。隨著數(shù)碼相機的日趨普及，工作當(dāng)中會產(chǎn)生諸多數(shù)碼照片，令檔案資源更加豐富。數(shù)碼照片檔案管理開始較晚，當(dāng)前許多單位照片檔案管理的現(xiàn)狀不夠成熟，而信息科技不斷成熟驅(qū)使著照片檔案工作的快速發(fā)展，導(dǎo)致碼照片檔案管理工作一直延后。所以，應(yīng)當(dāng)深入了解目前數(shù)碼照片檔案的現(xiàn)狀，從而使數(shù)碼照片檔案管理能力得到提高。

一、數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀

（一）數(shù)碼照片檔案的整理難度。1.數(shù)碼照片在采集時，不具有健全的收集制度。相較于傳統(tǒng)膠片相機照片，由于數(shù)碼照片所具有無底片、免沖洗、不計成本、海量拍、海量存儲及快速瀏覽的特點，甚至還可具備在拍攝條件不理想的情況下進行快速修正的功能，然而大多數(shù)碼照片的儲存都是通過計算機來運行，在存儲的過程中人們忽略了照片生成時所存在的那些五花八門的格式，因此，在需要挑選使用時，普通的歸檔程序的細分制度，遠遠滿足不了快速準確找到急需查找的數(shù)碼照片的需求。2.數(shù)碼照片來源豐富，在整理時具有較大的困難。大部分攝影者進行拍攝前并未進行照片記錄，在挑選和整理照片時，會消耗大部分精力給予分類、說明，令后續(xù)整理工作難度持續(xù)加大。并且，在后續(xù)挑選中，較易發(fā)生反復(fù)性極高的問題，或者清晰度不夠而不能保存的狀況。因為具有編制方式不正確的現(xiàn)象，嚴重時還會令主要的照片因為命名重復(fù)等現(xiàn)象被取締而備受影響，從而出現(xiàn)嚴重后果。

（二）數(shù)碼照片檔案保存的安全性較低。數(shù)碼照片保存的安全性低體現(xiàn)在以下幾點：其一，在數(shù)碼照片檔案的放置中，由于數(shù)碼照片被保存于計算機或移動硬盤內(nèi)，并不具備固定的物理位置，如果操作人員在存儲照片的過程中由于程序錯誤或操作不得當(dāng)，導(dǎo)致有存在價值的照片被刪掉，此前這些照片不曾備份，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。其二，在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的過程中，計算機系統(tǒng)中運用的圖片處理軟件類別不斷衍生，雖為數(shù)碼照片檔案編制給予了諸多條件，同時也加大了安全隱患。因為數(shù)碼照片的存儲方法不固定，并未忠實于原載體，而只是把數(shù)碼照片的數(shù)據(jù)內(nèi)容保存在移動硬盤內(nèi)，不論何時均可以給予讀取，并且，還時常對各種標準給予拓展與壓縮，甚至轉(zhuǎn)變保存的范圍。假如未通過許可而任意改變，而且預(yù)先并未進行備份，若想辨別數(shù)碼照片的真假存在一些難度，甚至?xí)钪饕獢?shù)據(jù)遺失。

二、數(shù)碼照片檔案管理要素與對策分析

（一）強化監(jiān)督數(shù)碼照片檔案收集的力度。數(shù)碼照片檔案的收集和整理之所以漏洞百出，是因為欠缺相應(yīng)的制度。對于這一改變，所有使用單位均應(yīng)依照國家檔案局頒布的《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合使用單位工作事務(wù)乃至使用者，制定相關(guān)的數(shù)碼照片檔案管理規(guī)章制度。將數(shù)碼照片檔案管理人員的工作范疇乃至操控標準及規(guī)范逐一執(zhí)行，而且需培養(yǎng)數(shù)碼照片檔案操控人員正確的工作理念，必須確保所有數(shù)據(jù)資源不論是否具備保存價值，在進行整理前必須進行備份，在整理時，以科學(xué)嚴謹?shù)膽B(tài)度按照片檔案的內(nèi)容進行分門別類，在按時歸檔的同時做到保質(zhì)保量，從而確保數(shù)碼照片檔案管理能夠更為穩(wěn)定，促進照片檔案的開發(fā)與利用。

（二）牢抓數(shù)碼照片檔案管理制度的創(chuàng)建與實施。數(shù)碼照片資源本身具有的安全性問題并非一個部門和企業(yè)可以解決的，應(yīng)當(dāng)通過政府資源的參與進行統(tǒng)一籌劃與管理。在社會中應(yīng)當(dāng)加大數(shù)碼照片檔案管理的安全性宣傳，讓群眾明白數(shù)碼照片檔案對人們而言是一種社會財富，應(yīng)當(dāng)自覺保障數(shù)碼照片檔案的安全，了解檔案管理員在對數(shù)碼照片檔案的日常管理及使用數(shù)碼照片檔案的相關(guān)規(guī)定，以此提高民眾對數(shù)碼照片檔案的保護意識。在創(chuàng)建制度和法規(guī)中更應(yīng)當(dāng)保障這些可以在所有部門和企業(yè)實施，能夠有法可循，從而保障數(shù)碼照片檔案更加真實。

（三）對數(shù)碼照片檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對于數(shù)碼照片在部門或企業(yè)中發(fā)生的計算機設(shè)備系統(tǒng)的損失問題上，大多數(shù)原因是人為看管力度不足而造成的。因此，所有部門與企業(yè)需要對數(shù)碼照片檔案管理人員進行有針對性的培訓(xùn)，并對數(shù)碼照片檔案管理方面任務(wù)量較大的單位而言，應(yīng)當(dāng)定期進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高監(jiān)督力度，確保數(shù)碼照片管理的牢固性。

三、結(jié)束語

筆者從十多年來所從事的圖片檔案管理工作中總結(jié)出，在嚴格規(guī)范操控人員工作理念與程序的同時，通過對收集到的數(shù)碼照片進行科學(xué)的分類，按同年照片歸在一起后，根據(jù)時間的先后順序排列，將包含相關(guān)聯(lián)內(nèi)容的數(shù)碼照片歸攏起來，最后用刻錄光盤、紙質(zhì)沖印照片、硬盤存儲這三種記錄方式完成數(shù)碼照片檔案的收集。以此，不但能彌補數(shù)碼照片在檔案管理工作中的不足之處，還可確保數(shù)碼照片檔案的整理與采集效果。

[1]韓偉.數(shù)碼新聞?wù)掌瑱n案管理中存在的問題及對策分析[J].北京檔案,2014(1):30-32.

[2]孫秀萍.圖書館數(shù)碼照片檔案管理探究——以吉林省圖書館為例[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊,2014(3):186-188.